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Qual o verdadeiro poder da automação de processos?

O desejo de qualquer companhia é unir a capacidade de reduzir custos gerenciais com o aumento nos ganhos de produtividade, combinação esta que, consequentemente, tende a gerar maior lucratividade nos negócios. Essa melhora de eficiência é uma das promessas da automação de processos.

  No post de hoje, veremos como a automação pode contribuir para a melhoria das rotinas de seu negócio, entender de que forma ela pode atuar no âmbito da gestão financeira e analisar melhor todos os benefícios da automatização de processos. Mas, primeiramente, é importante definirmos o conceito de automação.  

Entenda o que é automação de processos

Quando falamos de automação de processos, estamos nos referindo a transformação das operações essenciais de uma empresa (gestão financeira, fiscal, contábil, documental, etc.) visando a otimização dessas áreas por meio, usualmente, de sistemas e soluções informatizadas. Como se sabe, toda companhia, independentemente de sua área de atuação, precisa dar conta de uma série de rotinas indispensáveis para o seu funcionamento. Por conta disso, é impossível imaginar uma organização de sucesso que não conte, por exemplo, com uma gestão financeira ou contábil eficiente que permita que seus gestores contem com informações claras sobre o equilíbrio nas contas do negócio e sobre as entradas e saídas do faturamento. Sem estes dados, as ações de tomada de decisão ficam comprometidas e podem se basear em dados inconsistentes que acarretarão em problemas para o futuro da empresa. O grande problema para os gestores é que estes processos internos, além de tomarem demasiado tempo e necessitarem de altos investimentos para contratação de pessoal, na maior parte dos casos, não faz parte do direcionamento estratégico da empresa que, por sua vez, aproveitaria melhor seus recursos se pudesse direcioná-los para a criação de produtos ou formação de equipes inovadoras. É aqui que entra a automatização de processos: através desta transformação nas rotinas do negócio, os gestores têm a possibilidade de direcionar seus investimentos de modo mais massivo no crescimento do negócio e inserir seus colaboradores na condução de ações estratégicas, tudo isso sem perder qualidade e segurança nas rotinas operacionais. Aliás, o movimento, na verdade, é o oposto: por meio da automação, empresas conseguem reduzir custos, eliminar as chances de erros manuais em processos repetitivos e automatizáveis, tornar suas operações mais ágeis e ainda ampliar o potencial de crescimento do negócio. Ficou claro o que é automação de processos? Então vamos ver agora alguns dos passos que você deve implementar caso queira direcionar sua empresa para este contexto de maior eficiência e menores custos que está diretamente relacionado com o momento de   que vive o ambiente de negócios contemporâneo.  

Como automatizar as rotinas de sua empresa?

Diversos caminhos podem ser trilhados caso você queira automatizar os processos de sua empresa, mas é fundamental que você busque seguir uma metodologia para ter mais chances de sucesso dentro desta rota de transformação do negócio. Sugerimos aqui alguns passos para você seguir:  
  1. Mapeamento dos processos

Antes de tudo, é preciso mapear todos os processos de seu negócio, analisando quais rotinas serão mais potencializadas com a automatização, definindo prioridades e como será conduzida a transformação digital do seu negócio.  
  1. Planejamento

Em seguida, é hora de efetuar um planejamento, avaliando qual o será o ganho de custos com os processos de automação, o redesenho das rotinas de sua empresa após a implementação das soluções informatizadas e de que modo seus colaboradores serão preparados para essa nova cultura de automatização.  
  1. Busca por soluções e parcerias

Na terceira etapa, é chegada a hora de escolher os parceiros e as soluções que irão ser a base da automação dos processos de sua empresa. Busque por soluções especializadas e com reconhecimento no mercado, para garantir o sucesso nesta mudança de rotinas.  
  1. Prepare suas equipes para as mudanças

Toda nova cultura exige um tempo de adaptação e o preparo dos colaboradores para as mudanças que serão implementadas na empresa. Entenda a importância deste aspecto e busque deixar seu time alinhado e com foco na geração de resultados estratégicos para o negócio.  
  1. Avalie os resultados obtidos

Por fim, é preciso avaliar quais foram os ganhos obtidos com este movimento de transformação digital e automação. Implemente indicadores capazes de analisar ganhos na redução de custos e maior agilidade nas rotinas. Agora você já tem um panorama geral dos processos de automação de uma empresa e de como implementá-los. Para ficar ainda mais claro, separamos dois exemplos dos impactos da automatização na área contábil, setor que conta com operações indispensáveis para qualquer empreendimento.  

Um exemplo de automação no universo da gestão contábil

Conforme já apontamos aqui, os processos da área contábil estão entre as principais bases para garantir uma gestão empresarial bem estrutura. Pensemos, por exemplo, no plano da Conciliação Contábil. Ao automatizar esse processo, sua empresa terá ganhos expressivos de agilidade na hora de conciliar todos os seus exercícios contábeis e analisar seu plano de contas, processos estes que, quando conduzidos de modo manual, demandam mais tempo, investimentos, e correm o risco de conter inconsistências devido a erros manuais. Com a Dattos, é possível implementar toda a automação de suas conciliações contábeis, contando ainda com interfaces dinâmicas e a possibilidade de analisar, de modo minucioso, cada movimento contábil de suas contas.  

Conclusão

Este é apenas um dos exemplos possíveis para você que deseja se inserir no universo da automação de processos. Conforme apontado pelo Sebrae, os benefícios da automação envolvem tudo que comentamos ao longo deste artigo: redução de custos, ganhos de produtividade e maiores lucros. Acreditamos que, com estas vantagens, o movimento de automação lhe trará a diferenciação de mercado que você precisa para ver a sua empresa decolar.

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