Centro de Serviços Compartilhados (CSC): implantar dentro das empresas pode ser a melhor estratégia para reduzir custos e centralizar informações de todos os departamentos envolvidos, incluindo as operações de contabilidade.
Neste post você vai ver como funciona um CSC, como começar um Centro de Serviços Compartilhados sem erros e porque a automação pode impulsionar os processos de sua empresa.
Confira os pontos principais deste guia:
- Entenda o conceito de CSC;
- Quais os principais benefícios dos centros de serviço compartilhados;
- As melhores práticas no processo de implantação de um CSC;
- O papel da automação na gestão de processos de um centro de serviços compartilhados.
Boa leitura!
Centro de Serviços Compartilhados (CSC): o que é isso?
A equipe do Instituto de Engenharia e Gestão (IEG Connection) definiu o CSC (Centro de Serviços Compartilhados) como uma estrutura de centralização de processos aplicada às atividades de suporte das empresas que apresentam grande volume de transações, incluindo:
- Gestão de contas a pagar;
- Gestão de contas a receber;
- Folha de pagamento;
- Gestão de processos contábeis, dentre outras rotinas gerenciais.
Ainda, o modelo vem evoluindo ao longo dos anos de forma que os CSCs absorvam não somente processos de suporte e backoffice.
Hoje em dia, um Centro de Serviços Compartilhados pode ter uma função estratégica nas empresas.
E isso significa a geração de maior valor para os negócios, desde que apresentem sinergia entre as unidades da empresa.
Não por acaso, de acordo com dados da Associação Brasileira de Serviços Compartilhados (ABSC), nada menos que 97% das empresas analisadas em um estudo recente possuem um CSC.
Além disso, como forma de otimizar a integração dos CSCs com os pilares estratégicos das companhias, 81% das corporações analisadas implementaram uma área de melhoria contínua para apoiar a gestão dos centros.
Quais são os benefícios de um CSC?
Implantar um CSC pode ser um ponto de virada muito importante para as empresas.
Ainda segundo o IEG, mais de 200 empresas possuem CSC no Brasil e a taxa média anual de crescimento desse mercado nos últimos 5 anos foi de 14% ao ano.
Nesse sentido, vamos ver abaixo os principais benefícios do CSC:
Centralização de processos no Centro de Serviços Compartilhados
Já falamos que aqui na Dattos defendemos a centralização de dados contábeis, mas além do departamento contábil, uma gestão orientada a dados vale como um todo para a implantação de um CSC.
Afinal de contas, os processos e as informações (financeiras, contábeis e de demais áreas) ajudam a gerar mais valor para o negócio. Como? Através da confiança de ter processos padronizados, dados assertivos e informações confiáveis.
Assim, um CSC bem estruturado contribui tanto para esse processo de centralização, quanto na construção de uma cultura de dados nas empresas do país.
Comunicação unificada
Ruídos de comunicação podem ser o calcanhar de Aquiles em muitas empresas, e isso pode minar a motivação e, consequentemente, a produtividade dos colaboradores.
Muitas vezes, uma demanda pode não ser executada de forma certa, simplesmente, porque houve problemas na hora de dar instruções.
Por isso, o Centro de Serviço Compartilhado pode ser um grande aliado na comunicação entre os times envolvidos no CSC, promovendo a difusão de informações mais rápidas, corretamente disseminadas e contribuindo para a fluidez dos processos nas companhias.
Tomada de decisões mais assertivas
Já imaginou ter um Centro de Serviços Compartilhados bem estruturado?
Com processos bem definidos e centralizados, é muito mais fácil ter acesso à informações assertivas e que refletem de fato a saúde da empresa.
Com isso, o próprio processo de tomada de decisões torna-se mais assertivo e seguro, uma vez que os rumos do negócio são alinhados a partir de uma visão mais holística e orientada por dados.
Redução de Custos
Um CSC permite que a empresa consolide processos e atividades em um único local, o que pode gerar uma redução significativa de custos operacionais.
Por exemplo, pensando na centralização de atividades contábeis, da área fiscal, financeira e de recursos humanos; pode-se ganhar uma economia de escala que, no longo prazo, favorece o equilíbrio financeiro e a expansão dos negócios.
Quer saber como reduzir custos dentro e fora de uma crise financeira? Temos o conteúdo perfeito para você!
Maior eficiência
Um CSC permite também que a empresa padronize e automatize processos, eliminando redundâncias e erros, o que, consequentemente, pode aumentar a eficiência e a produtividade das equipes.
Melhoria na qualidade dos serviços
Por sua vez, ao padronizar processos e estabelecer indicadores de desempenho, um CSC pode aumentar a qualidade e a consistência dos serviços prestados pela empresa.
Maior controle e visibilidade com o CSC
Um Centro de Serviços Compartilhados permite ainda que a empresa tenha um melhor controle e visibilidade sobre as operações e processos, o que pode facilitar a tomada de decisão.
Quais as melhores dicas para um Centro de Serviços Compartilhado automatizado?
Até aqui, vimos que implantar um CSC pode ser extremamente estratégico e relevante para o negócio. Agora, existem formas certas de se fazer isso.
É muito comum, por exemplo, que empresas falhem nesse processo de implementação e escolham caminhos que levam ao oposto: ou seja, criam CSCs que mais geram dor de cabeça do que de fato transformam os processos internos da organização.
Pensando nisso, vamos olhar alguns passos que, além de ajudarem na estruturação do CSC, também vão nos levar ao ponto que mais defendemos aqui na Dattos: automação!
Comece a se preparar para as mudanças
De cara, é muito importante conhecer bem a fundo o modelo de negócio da empresa.
É nesse primeiro passo que é necessário que lideranças estratégicas para a do negócio se envolvam com a implantação do CSC e já estejam com a ideia bem definida de onde elas querem chegar.
Além disso, aqui é o momento também em que se define quais ferramentas serão usadas e como essa mudança acontecerá: aos poucos — conceito de MVP — ou em uma escala mais ampla (que, por sua vez, irá exigir maiores conhecimentos e definição estratégica dos gestores).
O ideal, nesse sentido, é que o CSC faz parte de um processo de transformação cultural — movimento que leva tempo e exige adaptação das equipes para que se colham resultados.
Saiba como ter um CSC automatizado!
Mapeie os processos atuais
Depois que a primeira análise do negócio está feita e o formato de implantação definido, é a hora de começar a mapear os processos.
Com certeza, aqui vão aparecer os primeiros desafios e as equipes vão descobrir que muita coisa poderia ter sido construída de forma diferente lá atrás.
Aqui, a automação começa a aparecer como possível protagonista, uma vez que pode otimizar a fluidez de processos e apoiar lideranças e times nesse movimento de transformação.
Transforme os processos por meio da tecnologia
Mapeou os processos? Então é o momento de começar a buscar as melhorias.
Automatizar processos — e aqui vamos considerar mais especificamente os processos contábeis, mas essa mentalidade é válida para diferentes áreas — não pode ser só uma tentativa; precisa estar no DNA dos times!
E quando falamos das equipes contábeis, fiscais e financeiras, esse desafio de processos descentralizados e manuais é ainda maior.
Afinal de contas, sobretudo no ambiente de negócios brasileiro, ainda é muito comum uma cultura analógica e centrada em planilhas.
O grande problema desse modelo é que ele favorece o surgimento de erros, descentralização e inconsistência de dados — principalmente em companhias com um grande volume de processos.
Ou seja: para implementar um CSC, é preciso transformar rotinas e adotar uma cultura mais inovadora.
É justamente aqui que a tecnologia passa a ser uma das maiores aliadas de sua empresa.
Dentro desse movimento, estude soluções que, de fato, possam contribuir com seus resultados e ganho de eficiência, sempre lembrando que na base de toda a transformação digital reside a transformação cultural.
Logo abaixo, vamos falar um pouco sobre os principais benefícios da automação para um Centro de Serviços Compartilhados, mas é importante também observar sempre os indicadores e métricas que vão ajudar a validar essa transformação.
Além disso, que tal antes resurmirmos algumas das melhores práticas no processo de implantação de um CSC?
- Revise os processos atuais de sua empresa;
- Se prepare para um movimento de transformação cultural e digital, investindo na formação das equipes e na difusão de skills tecnológicos;
- Descreva os serviços e processos que farão parte da implantação do Centro de Serviços Compartilhados;
- Comece a implementar mudanças na gestão dos processos atuais visando a melhoria contínua;
- Invista em MVPs e operações piloto do CSC;
- Automatize processos e inicie o movimento de estruturação efetiva do CSC;
- Monitore os indicadores, resultados e corrija continuamente processos em prol da fluidez e eficiência constante do CSC.
Confira agora como a tecnologia e a automação de processos pode ser determinante para o sucesso da implantação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) em sua companhia.
A automação é essencial para o sucesso da implantação do CSC! Mas por quê?
A automação de processos nada mais é do que o movimento de adotar soluções e plataformas inteligentes para que tudo aquilo que o time faz de forma manual e repetitiva seja feito de forma automática, liberando o tempo — precioso — das equipes para serem produtivas e trazerem insights de negócio.
Essa tendência está diretamente conectada com o movimento de protagonismo estratégico da área financeira nas organizações contemporâneas.
Além de liderar os núcleos de compliance e governança corporativa nas empresas, o departamento financeiro é também um dos responsáveis pelo sucesso da transformação digital nas corporações.
Afinal de contas, como bem observado pela IBM em análise recente, CFOs e especialistas financeiros direcionam investimentos em prol da inovação — sem deixar que os pratos das finanças se desequilibrem.
Nos times contábeis, por exemplo, a automação de conciliações é mais do que uma necessidade: é o futuro.
E a boa notícia é que, com a Dattos, é possível implementar toda a automação das conciliações contábeis dentro do próprio CSC, contando ainda com a possibilidade de analisar cada movimento das contas contábeis.
A partir disso, são vários os benefícios da automação contábil:
O fim dos erros
Se você adota automação de processos contábeis, seu time fica muito menos exposto a dados que possam conter erros.
Uma digitação equivocada pode representar um problema enorme quando a auditoria bater na porta da organização.
A automação contábil mina de modo considerável esse tipo de risco.
Redução de custos com a automação contábil
A automação contábil pode também resultar em um enorme ganho de performance em relação às operações e atividades de rotina.
Se o time contábil está gastando menos tempo em processos manuais, há mais espaço para tarefas estratégicas, o que melhora a produtividade e, consequentemente, traz mais inteligência de negócio para dentro da organização.
No conteúdo abaixo, entenda mais sobre o papel da automação!
Dados contábeis assertivos
Quando automatizamos os processos contábeis, defendemos que uma coisa é certa: haverá um aumento significativo da confiança nos dados contábeis.
A transparência financeira é um dos principais pilares de uma organização em compliance e, trabalhar com dados íntegros oriundos de soluções de automação, é um dos pontos chaves para tomadas de decisões mais assertivas.
Soluções integradas e precisas
Depois de tudo isso, se a organização escolher uma solução que vai dar a base para o mapeamento e o planejamento, executando, enfim, a automação dos processos contábeis da empresa, com certeza o ciclo será completo.
E não esqueça: é preciso buscar por soluções especializadas e com reconhecimento no mercado!
Dattos e COFCO: como um CSC com conciliações automatizadas pode potencializar os resultados de uma organização?
Para entender o potencial da automação e da conciliação de dados para o sucesso de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), nada melhor do que analisar um caso real de sucesso.
Aqui na Dattos, fomos responsáveis por apoiar a COFCO na conciliação de dados financeiros analisados dentro dos processos do CSC da companhia.
A COFCO é uma empresa estatal chinesa de negócios agrícolas com operação em 35 países.
Com mais de US$31 bilhões de receita global, a COFCO movimenta 114 milhões de toneladas de grãos ao ano e conta com mais de 10 mil colaboradores.
Através da plataforma Dattos — líder no processo de automação de conciliação de dados no país — a COFCO ganhou poder de escala para conciliar informações financeiras de maneira analítica, comparando linha a linha os relatórios, garantindo a qualidade dos mais de 2 milhões de registros que são inseridos na plataforma todos os meses.
Em outras palavras: a automação de conciliações é realidade dentro do CSC da COFCO e pode também chegar a sua empresa. Para mais detalhes sobre essa história de sucesso, você pode conferir nosso case na íntegra e lembre-se: a automação é um dos passos essenciais para o sucesso de seu Centro de Serviços Compartilhados!
