Durante suas rotinas de trabalho, times contábeis e fiscais — de grandes empresas — se deparam quase que diariamente com informações e relatórios que estarão presentes no SPED Contábil e SPED Fiscal.
Neste artigo vamos te entregar um guia completo da principal obrigação acessória para o cumprimento da legislação contábil e fiscal brasileira — SPED Contábil e SPED Fiscal.
Para que assim você que faz parte do time contábil e/ou fiscal possa entender como funciona e os principais erros que deve evitar em sua entrega.
Neste conteúdo nós veremos também como uma plataforma especializada para Fechamento Contábil pode transformar a rotina de times contábeis e financeiros, trazendo benefícios que só um software especializado na tarefa pode trazer.
Vamos lá?
O que é o SPED?
SPED nada mais é do que um sistema, criado pelo Governo Federal, que foi desenvolvido para coletar os dados fiscais e contábeis das empresas em um formato próprio e ideal para o governo.
A sigla SPED significa “Sistema Público de Escrituração Digital“.
A plataforma do SPED foi instituída em 2007, por meio do Decreto nº 6.022/07 e o sistema — controlado pela Receita Federal — pode ser acessado por empresas com a finalidade de que elas enviem informações de natureza fiscal e contábil (a partir da escrituração digital mantida nas empresas) e informações previdenciárias, bem como os Livros Fiscais, Comerciais e Contábeis gerados a partir da escrituração (já registrados nos órgãos do Comércio), além das Demonstrações Contábeis.
Recebendo todas essas informações através do sistema SPED, o Governo e a Receita podem validar as informações enviadas, já que tudo é enviado no formato solicitado pelas próprias autoridades públicas.
O SPED reúne, em um único sistema, todas as informações tributárias das empresas, que antes ficavam separadas e armazenadas entre o município, estado e união federal.
Dessa maneira, as empresas, através do SPED, hoje podem armazenar e centralizar suas informações contábeis e fiscais em apenas um sistema, já interligado com o Governo.
Proposto pela Lei 9.989/2000, com a finalidade de modernizar a gestão tributária das empresas no Brasil e implementado 7 anos depois, a criação do sistema foi um dos passos centrais no processo de transformação digital do FISCO Brasileiro.
O Sistema SPED é composto por módulos que deverão ser entregues conforme o setor que atuam, como por exemplo:
- SPED Contábil ou ECD (Escrituração Contábil Digital);
- SPED Financeiro ou ECF (Escrituração Contábil Fiscal Digital);
- SPED Fiscal ou EFD ICMS IPI (Documentos Fiscais Eletrônicos);
- SPED PIS COFINS ou EFD Contribuições;
- EFD-Reinf
- E-Financeira;
- E-Social;
- Central de Balanços;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Para que serve o SPED contábil e SPED fiscal?
O SPED Contábil e SPED Fiscal tem sua finalidade com duas bases: facilitar a rotina de times contábeis e fiscais, por meio da centralização e padronização de informações para entrega obrigatória à Receita Federal, além de ser instrumento para que o Governo Federal tenha maior e melhor controle no cumprimento das obrigações fiscais, estimulando e facilitando assim a gestão tributária no país.
O SPED, em outras palavras, é a modernização e a digitalização do controle fiscal em território nacional, tornando desnecessário a utilização e entrega de papéis para comprovação e efetivação da escrituração fiscal e contábil.
Em resumo: o sistema SPED facilita a integração comunicacional entre empresas e governo.
Através da tecnologia, ele permite que as empresas enviem suas obrigações fiscais e contábeis e, ao mesmo tempo, centraliza e controla todas entregas sem burocracia e sem a necessidade de arquivos preenchidos manualmente.
Com o SPED, ganhou-se em agilidade na gestão fiscal brasileira, através de um caminho que tornou mais simples a comprovação de que as empresas estão realizando suas entregas fiscais e contábeis obrigatórias.
O que é SPED Fiscal (EFD)?
O SPED Fiscal, também conhecido como EFD (escrituração fiscal digital), é uma entrega obrigatória que envia ao Governo Federal as informações referente às movimentações da empresa na visão de apuração dos impostos, dentre eles o ICMS e IPI.
O processo de escrituração digital EFD, ou SPED Fiscal, em resumo é o envio das informações sobre ICMS e IPI para o fisco sem a necessidade do envio de documentos em papel, sendo a entrega feita de modo totalmente digital.
Dentro do sistema SPED, o SPED Fiscal é o módulo previsto no qual as empresas enviam informações — à Receita — sobre ICMS ou IPI.
Ao enviar ao sistema seu SPED Fiscal, ou EFD, a empresa substituiu a impressão e envio dos seguintes livros fiscais:
- Livro Registro de Entradas;
- Livro Registro de Saídas;
- Livro Registro de Inventário;
- Livro Registro de Apuração do IPI;
- Livro Registro de Apuração do ICMS;
- Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente — CIAP;
- Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
Na entrega do SPED Fiscal, a empresa deve transmitir, ao Governo:
- Total das entradas (Valor Contábil, Base de Cálculo e Valor do ICMS);
- Total das saídas (Valor Contábil, Base de Cálculo e Valor do ICMS);
- Débitos, créditos e saldos do ICMS;
- Entradas e saídas detalhadas por CFOP;
- Valor total das operações de vendas realizadas por cartão de débito e crédito, discriminados por administradora;
- Se o CST de ICMS está sendo informado de acordo com o enfoque do declarante (por exemplo, se o declarante não apura Substituição Tributária, o CST dos itens que são ST devem ser sempre informado com o CST 060);
- Caso a empresa adquira produtos diretamente do produtor rural, deve ser informado o registro de informação sobre valores agregados.
O que é SPED Contábil (ECD)?
O SPED Contábil, também conhecido como ECD (escrituração contábil digital), é o processo de entrega dos lançamentos contábeis relacionados a uma empresa para o Governo e a Receita Federal.
Seu principal objetivo é substituir a entrega física (em papel) da escrituração contábil feita de modo tradicional, passando a ser realizado agora de maneira 100% digital.
O módulo — dentro do sistema SPED — do SPED Contábil, envia (de maneira digital) as informações dos livros contábeis:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários,
- Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Qual a diferença entre SPED Contábil e SPED Fiscal?
Como foi possível observar, embora SPED Contábil e SPED Fiscal se comuniquem a partir da mesma base (o SPED), estamos falando de duas escriturações essencialmente diferentes.
Assim, enquanto o SPED Fiscal é uma exigência para todas as empresas com tributos de IPI e ICMS — compondo o conjunto de obrigações e escriturações para o cálculo desses impostos —, o SPED Contábil responde a necessidade do FISCO de acompanhar os lançamentos contábeis das organizações e sua aderência às regras do Lucro Real ou Presumido.
É válido frisar que, em ambos os casos, o suporte da tecnologia é um passo premente para que as organizações ganhem em agilidade na comunicação com o SPED e no respectivo envio das obrigações acessórias vinculadas ao SPED como um todo.
A seguir, apresentamos um conjunto de obrigações vinculadas ao SPED!
Quais as principais obrigações entregues no SPED?
As operações fiscais são determinantes para a existência legal de uma empresa, e a segurança tributária deve ser prioridade para um negócio, sendo acompanhada por auditorias, rotinas de conciliação e visão estratégica dos CFOs.
As práticas de uma gestão fiscal e financeira assertiva, por sua vez, precisam garantir que suas operações sejam bem sucedidas o suficiente, conhecendo os documentos que integram o SPED Fiscal.
O sistema comporta toda a informação financeira, contábil, fiscal e trabalhista de empresas brasileiras, sendo composto por 5 documentos fiscais diferentes e 7 obrigações auxiliares.
NF-e — Nota Fiscal Eletrônica
NF-e é um documento digital que valida as transações comerciais com assinaturas digitais tanto do emissor quanto da administração fiscal.
Este é basicamente uma forma de digitalizar as notas de papel, porém de uma forma integrada às secretarias dos estados que atuam em parceria com a Receita Federal.
NFS-e — Notas Fiscais Eletrônicas para Bens e Serviços
A NF-e é referente a produtos, tal como a NFS-e é referente às Notas Fiscais de Serviço. A lei que rege essas notas é municipal, enquanto as notas de produto são estaduais.
Vale ficar atento a esse ponto, pois nem todas as cidades do Brasil possuem sistemas informatizados para a emissão de NFS-e.
De acordo com o site oficial do SPED, a NFS-e deve conter a identificação dos serviços prestados em conformidade com os itens da Lista anexa à Lei Complementar n°116 de 2003.
É possível também descrever vários serviços numa mesma NFS-e, desde que relacionados a um único item da Lista, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço.
CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico
O CT-e é um documento de existência exclusivamente digital para a documentação dos serviços de transporte das cargas que também requer assinaturas digitais.
Emitido e armazenado eletronicamente, o documento tem o propósito de documentar uma prestação de serviços de transportes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
NFC-e — Nota Fiscal Eletrônica para Consumidores
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é voltada para operações comerciais de vendas presenciais ou online para pessoas físicas ou jurídicas em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.
A NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor, o conhecido cupom fiscal emitido por ECF, e visa oferecer uma alternativa eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel utilizados no varejo.
Isso reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes, ao passo que possibilita o aprimoramento do controle fiscal pelas Administrações Tributárias.
MDF-e — Manifesto Fiscal Eletrônico
O Manifesto Fiscal Eletrônico é mais um documento do SPED Fiscal emitido e armazenado eletronicamente, que vincula os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.
Assim como os demais, sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador.
eSocial
O eSocial é um programa que busca otimizar a gestão de folhas de pagamento e das informações dos empregados de uma empresa, visando submeter toda a informação dos colaboradores mensalmente pelo SPED.
O sistema de registro é elaborado pelo Governo Federal para facilitar a administração de informações de ordem trabalhista.
ECD — Documentos Digitais de Escrituração Contábil
A Escrituração Contábil Digital (ECD) deve ser entregue uma vez por ano antes de 31 de maio, e é parte integrante do sistema SPED.
Seu objetivo está na substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, isto é, corresponde à obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
ECF — Escrituração Contábil Fiscal
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) veio para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
A sua entrega está prevista para o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do SPED Fiscal.
É obrigatório o preenchimento da ECF para todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido.
EFD-Contribuições
A EFD-Contribuições trata-se de uma obrigação mensal de envio digital para as autoridades fiscais federais.
Instituído no sistema SPED, tem o intuito de ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo.
EFD-ICMS/IPI
A EFD ICMS IPI é uma obrigação mensal de envio digital para as autoridades fiscais estaduais (CISM e IPI).
Sua constituição se dá por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Por exemplo, os registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações de serviço praticadas pelo contribuinte.
EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais EFD-Reinf
A EFD-Reinf é um dos módulos do SPED que deve ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, complementando ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Esta obrigação tem como objeto a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte — exceto aquelas relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.
e-Financeira
Finalmente, a e-Financeira se refere ao conjunto de arquivos digitais referentes a cadastro, abertura, fechamento e auxiliares pelo módulo de operações financeiras.
Esta é uma obrigatoriedade que concerne ao compliance dos bancos e players participantes do sistema financeiro nacional.
Quais as vantagens e importância do SPED contábil e SPED fiscal?
A criação do SPED contábil e SPED fiscal trouxe uma série de benefícios para a gestão tributária no Brasil e para o dia a dia dos times financeiros.
No próprio site do Governo Federal, são vinculados benefícios do SPED que incluem:
- Redução de custos para as empresas, incluindo a eliminação da necessidade de documentos físicos;
- Racionalização e maior celeridade na entrega de obrigações acessórias;
- Padronização, centralização e uniformização das informações enviadas a diferentes órgãos fiscalizatórios;
- Simplificação de processos para empresas e FISCO;
- Maior controle sobre fraudes fiscais.
Além desses pontos, separamos algumas outras vantagens propiciadas pelo SPED, como:
Diga adeus ao uso de papel
Livros fiscais + livros contábeis = custos de produção e armazenamento.
Pode parecer fútil, mas com o SPED e o envio de informações ao governo sendo 100% digital, a redução de custos com um processo paperless é muito grande, seja por parte das empresas quanto por parte do governo (sem levar em consideração o custo de armazenamento de todos os livros).
Centralização e padronização das entregas obrigatórias do SPED Contábil e SPED Fiscal
Tanto no Fiscal quanto no Contábil, com a utilização do sistema SPED, tornou-se possível padronizar e melhorar a gestão dos arquivos.
Os times contábeis e fiscais têm em suas mãos como o governo quer receber a documentação obrigatória, sendo possível assim ter uma gestão de atividades com muito mais controle.
Você sabia que a Dattos possui uma solução para que você garanta a assertividade de todos seus dados entregues ao SPED?
Entrega mais rápida
No modelo “tradicional” de entregas fiscais e contábeis, os times (ou representantes) precisavam se deslocar até a Receita Federal, descobrir quais documentos eram necessários para entrega, separar e preparar todos os documentos e se dirigir novamente à Receita para entrega.
Hoje o sistema SPED permite que você faça download dos arquivos que devam ser entregues, realize o preenchimento junto a seus times e enviar de forma online, sem ter que realizar nenhum deslocamento.
Segurança no processo
Por se tratar de um sistema desenvolvido e atualizado pela Receita Federal não existe motivo para que gestores contábeis e fiscais desconfiem de falhas de segurança do processo.
A centralização e gestão do processo realizada pelo governo traz credibilidade e segurança para todo o processo, fazendo assim com que os times contábeis e fiscais não tenham a preocupação de se adaptar a diferentes entregas.
Sem custos de armazenamento
Como já falado anteriormente, com a digitalização integral do processo através do sistema SPED, hoje não há necessidade das empresas armazenarem boa parte das suas documentações físicas (contábeis e fiscais).
Isso torna seus dados mais seguros e sem custos de armazenamento físico.
Principal benefício do SPED Contábil e SPED Fiscal: times fiscais e contábeis mais produtivos
Com o SPED se tornou possível saber qual o padrão que sua documentação contábil e fiscal deve ter para entrega obrigatória. As informações devem estar padronizadas para o envio.
Isso tornou mais fácil a gestão dos times contábeis e fiscais, tendo o controle dos dados desde o início das atividades até a entrega obrigatória.
A gestão tornou-se padrão, um benefício e tanto que o SPED trouxe às empresas brasileiras.
Quais os principais erros no SPED Contábil e SPED Fiscal que sua empresa precisa evitar?
Parece simples o envio do SPED, seja do SPED Contábil ou do SPED Fiscal, correto?
Mas, na verdade, diante do número de obrigações vinculadas, estamos falando de um processo bastante complexo.
Além disso, o sistema sofre atualizações que acompanham o ritmo da dinâmica legislação tributária brasileira.
Segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), por exemplo, desde a promulgação da Constituição Federal de 1988, mais de 320 mil normas tributárias foram criadas no país.
O dado é impressionante e significa, basicamente, que a cada dia útil, são criadas ou atualizadas 46 obrigações de ordem fiscal.
Por isso a atenção a cada envio do SPED Contábil e SPED Fiscal deve ser redobrada.
Para isso nós listamos alguns erros comuns que sua empresa deve evitar ao realizar as entregas SPED:
Desconhecimento das entregas e legislação
A legislação tributária sofre constantes atualizações e é bem complexo manter-se sempre atualizado.
Alíquotas de impostos municipais são um bom exemplo disso, mudam constantemente e de acordo com setores e departamentos.
Por isso é de extrema importância entender as regras e obrigações, assim como as atualizações tributárias e contábeis.
Erros cadastrais
Um exemplo bem prático é o fator de conversão.
Imagine a seguinte situação:
- Seu comércio compra 5 caixas de sabonete, mas vende os sabonetes por unidade.
- Essa diferença na unidade de medida precisa ser convertida, daí o fator de conversão.
- Uma solução simples é cadastrar as caixas compradas sob o Registro 0220e as unidades vendidas no Registo 0200.
Isso precisa estar bem claro no envio do SPED para que não aconteçam conflitos.
Envios com erros tributários
O envio dos relatórios contábeis e fiscais com erros tributários pode acontecer mais do que você imagina.
Os times contábeis e fiscais, principalmente por culpa da rotina de trabalho, podem deixar passar:
- NCM e alíquotas erradas;
- Códigos e descrições incompatíveis;
- Sequência incorreta de documentos;
- Preenchimento incorreto do valor total do documento fiscal.
Uma solução é sempre conciliar todas as informações que serão enviadas ao SPED.
A Dattos possui uma solução perfeita para Conciliação de informações enviadas ao SPED, você já conhece?
Como evitar erros na entrega do SPED Contábil e SPED Fiscal?
A melhor forma de evitar erros no SPED é investindo em um sistema especialista de conciliação de informações entregue ao SPED.
E a notícia boa que temos para dar é que a Dattos é Líder em Conciliação e pode te ajudar nas seguintes dificuldades:
- Dificuldade de centralização das informações para entrega do SPED EFD;
- Falta de assertividade nos dados que compõem o SPED EFD;
- Entregas fora de prazos e pagamento de multas e juros (derivados de inconsistência nos dados).
Centralize e faça a gestão completa da sua entrega SPED com a Dattos!
Quais os benefícios da tecnologia para a gestão das escriturações no SPED?
A automação fiscal tem um papel decisivo, no sentido de fortalecer a governança corporativa das empresas, tornando os departamentos fiscais mais inteligentes e permitindo que colaboradores se dediquem a atividades estratégicas, ligadas aos objetivos de crescimento de uma companhia.
E isso também vale para a gestão das entregas vinculadas ao SPED Contábil e ao SPED Fiscal.
Esse, aliás, é um dos objetivos da Dattos, plataforma líder em automação de conciliações fiscais que apoia sua empresa em processos de apuração tributária, fortalecendo a garantia e a assertividade dos dados contábeis e fiscais de forma transparente e sem divergências.
Além disso, por meio de nossas soluções, você poderá certificar seus controles internos de acordo com as exigências do SPED, de modo que suas obrigações sejam entregues sem qualquer falha.
Consequentemente, será possível otimizar sua política de gestão de riscos tributários, minimizando a possibilidade de autuações e multas para a área fiscal.
Em outras palavras: por meio do suporte da Dattos, você poderá acompanhar o passo da transformação digital da fiscalização tributária no Brasil que avançou com o SPED e, assim, manter um relacionamento positivo com o FISCO, evitando autuações e garantindo processos eficientes de compliance.
Você está pronto para elevar o patamar de sua gestão fiscal? Confira esse conteúdo exclusivo sobre validação da conciliação fiscal!
