{"id":22317,"date":"2023-08-18T00:00:00","date_gmt":"2023-08-18T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/site-novo.dattos.com.br\/riscos-do-uso-de-planilhas\/"},"modified":"2024-10-11T15:21:15","modified_gmt":"2024-10-11T18:21:15","slug":"riscos-do-uso-de-planilhas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/blog\/riscos-do-uso-de-planilhas\/","title":{"rendered":"5 risks of using Excel spreadsheets to manage, control and prepare financial data"},"content":{"rendered":"<p><strong>Riscos do uso de planilhas<\/strong> s\u00e3o, muitas vezes, minimizados dentro das grandes organiza\u00e7\u00f5es. Afinal, as <strong>planilhas financeiras<\/strong> s\u00e3o, h\u00e1 d\u00e9cadas, importantes sistemas de gest\u00e3o de diferentes tipos de dados no dia a dia das equipes financeiras. E existem incont\u00e1veis motivos para isso, que n\u00e3o est\u00e3o sendo questionados.<\/p>\n\n\n\n<p>O ponto \u00e9: com o volume de dados gerados por grandes empresas crescendo <strong>63%<\/strong> todos os meses, <strong>ser\u00e1 que ainda \u00e9 vi\u00e1vel gerenciar essas informa\u00e7\u00f5es somente em planilhas? <\/strong>Qual o n\u00edvel de risco que essa pr\u00e1tica pode trazer para os resultados da empresa? Segundo estudos da University of Hawaii, <a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/blog\/erros-em-planilhas\/\" target=\"_blank\"><strong>88% das planilhas cont\u00eam erros<\/strong><\/a>. Ou seja: o risco de usar planilhas na gest\u00e3o empresarial \u00e9 muito alto.<\/p>\n\n\n\n<p>A ferramenta mais comum do mundo para realiza\u00e7\u00e3o de an\u00e1lises em planilhas \u00e9 o <strong>Exce<\/strong>l, que tem seus dias de gl\u00f3ria, mas tamb\u00e9m volta e meia \u00e9 transformado em um vil\u00e3o. As empresas precisam desmistificar essa situa\u00e7\u00e3o e entender, de fato, quais s\u00e3o os pontos positivos e de aten\u00e7\u00e3o relacionados ao uso desse recurso.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Planilhas n\u00e3o devem ser abolidas no mundo\u00a0 das finan\u00e7as<\/strong>. Elas s\u00e3o aliadas e podem ajudar muito na <a href=\"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/blog\/planilhas-de-gestao-financeira\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gest\u00e3o financeira<\/a>, por\u00e9m possuem grandes limita\u00e7\u00f5es e s\u00e3o altamente fal\u00edveis. Por isso, o que precisa acontecer em paralelo \u00e9 o <strong>uso de tecnologia e automa\u00e7\u00e3o para consolidar as informa\u00e7\u00f5es e an\u00e1lises das planilhas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"5 risks of using Excel spreadsheets for financial operations\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/7CAMfeJBuh8?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que s\u00e3o planilhas financeiras?<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Planilhas financeiras<\/strong> s\u00e3o documentos que concentram informa\u00e7\u00f5es e dados relativos aos recursos monet\u00e1rios das empresas. Ou seja, tudo que tem rela\u00e7\u00e3o com finan\u00e7as, movimenta\u00e7\u00f5es, saldos, pagamentos, recebimentos, patrim\u00f4nio etc. est\u00e1 presente l\u00e1.<\/p>\n\n\n\n<p>Historicamente, os riscos do uso de planilhas financeiras ficam evidentes em casos de empresas que perderam milh\u00f5es ou bilh\u00f5es de d\u00f3lares por conta de <strong>erros em planilhas<\/strong>. Alguns dos motivos mais comuns que levam a isso s\u00e3o a <strong>dificuldade de manipula\u00e7\u00e3o por mais de um usu\u00e1rio ou equipe e o grande volume de dados a ser gerenciado<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea sabe quantas horas a sua equipe de analistas gasta hoje para compilar, tratar e analisar manualmente todos os dados da opera\u00e7\u00e3o financeira? Ou, ent\u00e3o, quanto tempo esses profissionais investem da sua rotina em localizar qual arquivo est\u00e1 em qual planilha, ou qual vers\u00e3o da planilha \u00e9 a mais atualizada?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Esse tipo de cen\u00e1rio compromete de forma significativa a produtividade das equipes e, tamb\u00e9m, a acuracidade e qualidade das informa\u00e7\u00f5es apresentadas nos fechamentos e relat\u00f3rios. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Riscos do uso de planilhas: preju\u00edzos e rombos financeiros<\/h2>\n\n\n\n<p>Um dos principais motivos pelos quais \u00e9 fundamental olhar mais para os <strong>desafios do controle financeiro por meio de planilhas \u00e9 o risco de preju\u00edzos e rombos<\/strong>. Veja, a seguir, alguns relatos de casos que permeiam as redes sociais trazendo fatos que j\u00e1 aconteceram na hist\u00f3ria mundial, e os motivos que levaram a esses deslizes dentro das planilhas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#1 Erros de manipula\u00e7\u00e3o em planilhas<\/h3>\n\n\n\n<p>Um n\u00famero digitado errado, um sinal de subtra\u00e7\u00e3o que n\u00e3o foi adicionado, ou mesmo um erro de formata\u00e7\u00e3o em uma c\u00e9lula. Esses s\u00e3o cen\u00e1rios muito comuns para quem trabalha com prepara\u00e7\u00e3o e an\u00e1lise de dados financeiros. Mas, voc\u00ea j\u00e1 parou para pensar no impacto que esse tipo de erro pode ter na sua opera\u00e7\u00e3o?<\/p>\n\n\n\n<p>Em 2003, a empresa canadense de energia <strong>TransAlta<\/strong> viu seu patrim\u00f4nio l\u00edquido ser reduzido em 10% da noite para o dia, com a <strong>perda de U$$ 24 milh\u00f5es<\/strong>. Isso aconteceu<strong> <\/strong>devido a uma a\u00e7\u00e3o de \u201ccopiar e colar\u201d dados entre planilhas que desordenou linhas e mudou suas atribui\u00e7\u00f5es de valores.<\/p>\n\n\n\n<p>The <strong>padroniza\u00e7\u00e3o e parametriza\u00e7\u00e3o dos processos<\/strong> <strong>nas opera\u00e7\u00f5es financeiras<\/strong> \u00e9 fundamental para garantir a qualidade do relat\u00f3rio final. Por isso a import\u00e2ncia de contar com um software de gest\u00e3o automatizado, e n\u00e3o confiar somente em planilhas, que s\u00e3o pass\u00edveis de erros. Veja mais sobre a import\u00e2ncia de dados corretos.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Desafios da controladoria #01: inputs de dados financeiros\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/ME6KuARzJRA?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#2 Dificuldade de identifica\u00e7\u00e3o de erros<\/h3>\n\n\n\n<p>Em meio ao <strong>crescente volume de dados e de tarefas manuais repetitivas<\/strong>, torna-se insustent\u00e1vel e cada vez mais dif\u00edcil evitar e, at\u00e9 mesmo, identificar a ocorr\u00eancia de erros em planilhas. Foi o que aconteceu em 1994, com o Fidelity&#8217;s Magellan Fund, que <strong>perdeu US$2.6 bilh\u00f5es<\/strong> em dividendos por um erro de digita\u00e7\u00e3o em uma planilha que n\u00e3o foi percebido a tempo<\/p>\n\n\n\n<p>Uma tecnologia que ajude a sua empresa a erros e diverg\u00eancias nos dados \u00e9 muito mais eficaz do que se expor aos riscos do uso de planilhas. <strong>A Dattos identificou mais de R$130 bilh\u00f5es em inconsist\u00eancias financeiras no ano de 2022<\/strong>, ajudando grandes grupos econ\u00f4micos em suas justificativas e, assim, evitando preju\u00edzos na opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#3 Perda de dados e informa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n<p>Dentre os riscos do uso de planilhas em opera\u00e7\u00f5es financeiras, um dos mais preocupantes \u00e9 a <strong>perda de dados e informa\u00e7\u00f5es<\/strong>. A financeira JP Morgan passou, em 2012, por uma situa\u00e7\u00e3o altamente cr\u00edtica devido a n\u00e3o identifica\u00e7\u00e3o de um erro de \u201ccopiar e colar\u201d que ocasionou a perda de dados de uma planilha.<\/p>\n\n\n\n<p>Com isso, as planilhas que iriam alimentar um relat\u00f3rio de avalia\u00e7\u00e3o de riscos foram preenchidas com informa\u00e7\u00f5es imprecisas e o impacto chegou: <strong>mais de US$6 bilh\u00f5es perdidos na bolsa de valores de Londres<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#4 Desconfian\u00e7a e inseguran\u00e7a dos dados<\/h3>\n\n\n\n<p>Quando se fala em <strong>opera\u00e7\u00f5es financeiras de grandes grupos econ\u00f4micos<\/strong>, todo cuidado \u00e9 pouco. Afinal, <strong>os valores movimentados s\u00e3o muito altos <\/strong>e a responsabilidade em rela\u00e7\u00e3o a eles tamb\u00e9m, de modo a garantir que a empresa esteja dentro das boas pr\u00e1ticas de <strong>governan\u00e7a<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Gerar relat\u00f3rios financeiros precisa ser algo confi\u00e1vel e seguro, visto que eles embasam a tomada de decis\u00f5es dos executivos e boards. A <strong>Barclays Capital<\/strong>, por exemplo, foi a prova viva em rela\u00e7\u00e3o aos riscos do uso de planilhas quanto \u00e0 confiabilidade para este tipo de a\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Em 2008, durante uma opera\u00e7\u00e3o de aquisi\u00e7\u00e3o de a\u00e7\u00f5es do banco Lehman Brothers, os respons\u00e1veis pelas planilhas optaram por ocultar as linhas referentes aos contratos que n\u00e3o desejavam adquirir, deixando vis\u00edveis somente as que eram desejadas.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, na hora de exportar essa planilha, n\u00e3o foi percebido que as linhas estavam todas vis\u00edveis, mesmo as que tinham sido ocultadas. Assim, a empresa acabou precisando adquirir todos os contratos ali marcados, <strong>resultando em um preju\u00edzo t\u00e3o alto que jamais foi revelado<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#5 Riscos do uso de planilhas para organizar informa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n<p>Pode parecer uma das etapas mais b\u00e1sicas, mas<strong> a falha na organiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es \u00e9 um dos maiores riscos do uso de planilhas nas opera\u00e7\u00f5es financeiras. <\/strong>Desde a coleta dos dados, passando pelo seu armazenamento e inser\u00e7\u00e3o em diferentes planilhas, at\u00e9 o tratamento e an\u00e1lise desse material.<\/p>\n\n\n\n<p>Todo esse processo, quando realizado de forma exclusivamente manual, est\u00e1 altamente sujeito a erros. Veja o caso da Kodak, por exemplo, que em 2005 experimentou a terr\u00edvel sensa\u00e7\u00e3o de <strong>perder 31% do valor de suas a\u00e7\u00f5es na bolsa<\/strong> devido a um erro de digita\u00e7\u00e3o de alguns \u201czeros\u201d a mais em uma planilha.<\/p>\n\n\n\n<p>Ao organizar os valores devidos em processo de rescis\u00e3o contratual de funcion\u00e1rios, a empresa registrou um valor errado, que gerou grande impacto na percep\u00e7\u00e3o dos investidores e do mercado como um todo, levando \u00e0 queda das a\u00e7\u00f5es. Reputa\u00e7\u00e3o e idoneidade tamb\u00e9m t\u00eam a ver com organiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es, e isso n\u00e3o combina com planilhas.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quais s\u00e3o as desvantagens do Excel<\/h2>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m da <strong>inseguran\u00e7a para os dados<\/strong>, vimos aqui nesses casos listados anteriormente que as planilhas financeiras quando trabalhadas no Excel geram uma importante <strong>dificuldade para organizar as informa\u00e7\u00f5es e perda de produtividade com maior chance de erros<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, outras <strong>desvantagens do Excel<\/strong> s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Seu processo n\u00e3o \u00e9 desenhado para trabalho simult\u00e2neo por v\u00e1rias pessoas;<\/li>\n\n\n\n<li>\u00c9 dif\u00edcil adicionar notas e coment\u00e1rios para registro de arquivos e hist\u00f3rico de a\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n<li>Depende de atualiza\u00e7\u00e3o manual e cria\u00e7\u00e3o de f\u00f3rmulas para realizar an\u00e1lises;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>N\u00e3o suporta grandes volumetrias de dados<\/strong>;<\/li>\n\n\n\n<li>\u00c9 altamente sujeito a falhas, erros e perda de dados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Para uma opera\u00e7\u00e3o que busca por <strong>excel\u00eancia na garantia da sa\u00fade financeira do neg\u00f3cio<\/strong>, n\u00e3o \u00e9 mais vi\u00e1vel depender somente deste tipo de recurso. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Riscos do uso de planilhas: um problema de prepara\u00e7\u00e3o de dados<\/h2>\n\n\n\n<p>O ponto em comum entre todos esses riscos do uso de planilhas est\u00e1 na<strong> imprecis\u00e3o durante a prepara\u00e7\u00e3o de dados, com a<\/strong> <strong>falta de automatiza\u00e7\u00e3o dos processos<\/strong>. Isso porque a repeti\u00e7\u00e3o exaustiva de atividades de prepara\u00e7\u00e3o de dados e an\u00e1lise em planilhas tem grandes chances de levar ao erro.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>A prepara\u00e7\u00e3o de dados \u00e9 o processo de compilar, limpar e transformar dados antes de process\u00e1-los e analis\u00e1-los. Esta \u00e9 uma etapa fundamental para <strong>garantir a qualidade dos dados<\/strong> entregues nas an\u00e1lises e relat\u00f3rios financeiros. Quando feito de forma manual, o processo consome muito tempo e energia dos profissionais.<\/p>\n\n\n\n<p>Segundo dados de uma pesquisa conduzida pela <a href=\"https:\/\/www.forbes.com\/sites\/gilpress\/2016\/03\/23\/data-preparation-most-time-consuming-least-enjoyable-data-science-task-survey-says\/?sh=63c5777d6f63\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">CrowdFlower<\/a>, <strong>cientistas de dados gastam aproximadamente 80% do seu tempo na etapa de prepara\u00e7\u00e3o de dados<\/strong>, entre as tarefas de limpar e organizar os dados (60%) e organizar conjuntos de dados (19%). Al\u00e9m disso, a pesquisa descobriu tamb\u00e9m que <strong>76% desses profissionais veem na prepara\u00e7\u00e3o de dados a atividade menos prazerosa do seu dia a dia<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>E no mundo dos analistas de dados financeiros n\u00e3o \u00e9 diferente<\/strong>. Sabe aquele seu profissional que gasta horas, \u00e0s vezes at\u00e9 dias, separando documentos, coletando e imputando dados em v\u00e1rias planilhas, depois juntando todas as informa\u00e7\u00f5es e torcendo para elas coincidirem? Ou a cobran\u00e7a do departamento pessoal com rela\u00e7\u00e3o ao volume de horas extras que o financeiro est\u00e1 pagando aos colaboradores?<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Dattos Platform: automating the preparation and analysis of financial data\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/wDDTAT2mTw4?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Como substituir as planilhas: prepara\u00e7\u00e3o de dados em nuvem<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Uma prepara\u00e7\u00e3o de dados bem feita, por meio de tecnologia em nuvem, \u00e9 a solu\u00e7\u00e3o para todos esses problemas e pode substituir a confian\u00e7a completa que voc\u00ea deposita nas suas planilhas. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Esse tipo de sistema automatizado possibilita an\u00e1lises de dados eficientes, reduz as chances de erros e imprecis\u00f5es do processamento de informa\u00e7\u00f5es e faz com que os dados preparados sejam acess\u00edveis para todos os usu\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n<p>Um exemplo de como voc\u00ea pode resolver esse problema com um fornecedor nacional e altamente dispon\u00edvel \u00e9 a plataforma <a href=\"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dattos<\/a>. A tecnologia <strong>permite que sejam criados fluxos de prepara\u00e7\u00e3o de dados financeiros padr\u00e3o, para serem replicados m\u00eas a m\u00eas com os novos arquivos, e que esses fluxos fiquem salvos em filtros r\u00e1pidos para visualiza\u00e7\u00e3o<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, seu time consegue trabalhar os dados preparados em an\u00e1lises tabulares sem limites de linhas e com atualiza\u00e7\u00e3o em tempo real. Agende agora um diagn\u00f3stico!<\/p>\n\n\n\n<script charset=\"utf-8\" type=\"text\/javascript\" src=\"\/\/js.hsforms.net\/forms\/embed\/v2.js\"><\/script>\n<script>\n  hbspt.forms.create({\n    region: \"na1\",\n    portalId: \"24368585\",\n    formId: \"491f4988-6c0a-430f-a263-30272d2cab7a\"\n  });\n<\/script>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Risks of using spreadsheets: check out the 5 for preparing data and generating financial reports and learn how to avoid them!<\/p>","protected":false},"author":16,"featured_media":22743,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[49],"tags":[244,50],"class_list":["post-22317","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-tesouraria-e-financeiro","tag-risco-do-uso-de-planilhas","tag-tesouraria-e-financeiro"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/22317","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/16"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=22317"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/22317\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/22743"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=22317"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=22317"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=22317"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}