{"id":22210,"date":"2023-06-16T00:00:00","date_gmt":"2023-06-16T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/site-novo.dattos.com.br\/otimizacao-de-processos\/"},"modified":"2024-10-14T13:28:01","modified_gmt":"2024-10-14T16:28:01","slug":"otimizacao-de-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/blog\/otimizacao-de-processos\/","title":{"rendered":"Otimiza\u00e7\u00e3o de processos: como ganhar tempo e elevar a produtividade?"},"content":{"rendered":"

Otimiza\u00e7\u00e3o de processos<\/strong>: toda empresa, independentemente do setor, porte ou faturamento, precisa estabelecer as etapas para a entrega de produtos ou servi\u00e7os ao cliente. Essas etapas constituem um conjunto de tarefas e a\u00e7\u00f5es que visam atingir objetivos espec\u00edficos ou gerais.<\/p>\n\n\n\n

Quando esses caminhos s\u00e3o definidos de maneira organizada e clara, ocorre a otimiza\u00e7\u00e3o dos processos, resultando em maior produtividade e lucratividade para a empresa.<\/p>\n\n\n\n

Otimiza\u00e7\u00e3o de processos: o que \u00e9?<\/h2>\n\n\n\n

A otimiza\u00e7\u00e3o de processos \u00e9 uma maneira de mapear as atividades executadas na empresa, sendo poss\u00edvel identificar gargalos (falhas) e ent\u00e3o corrigi-los<\/strong>. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel trazer uma padroniza\u00e7\u00e3o para o desenvolvimento das tarefas exercidas em cada departamento da organiza\u00e7\u00e3o, o que dinamiza as atividades.<\/p>\n\n\n\n

Dessa forma, a otimiza\u00e7\u00e3o de processos traz como benef\u00edcios a efici\u00eancia e a agilidade nos processos empresariais, bem como um melhor investimento dos recursos que a empresa possui.<\/p>\n\n\n\n

Quando essa estrat\u00e9gia \u00e9 realizada corretamente, o fluxo de trabalho \u00e9 melhor definido, tornando-se mais estruturado e favorecendo todas as pessoas envolvidas, desde o colaborador at\u00e9 o cliente. Mas como aplicar a otimiza\u00e7\u00e3o de processos na rotina da organiza\u00e7\u00e3o? Continue a leitura e confira!<\/p>\n\n\n\n

Qual o passo a passo de como otimizar os processos?<\/h2>\n\n\n\n

Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe o que \u00e9 a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, vamos ver como \u00e9 poss\u00edvel implement\u00e1-la na sua empresa de uma maneira pr\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n

Passo 1 – Identifica\u00e7\u00e3o dos processos<\/h3>\n\n\n\n

Nesse primeiro passo, \u00e9 preciso identificar quais s\u00e3o os processos que voc\u00ea quer otimizar na empresa. Priorize aqueles que v\u00e3o gerar mais valor aos clientes, como os processos de atendimento e vendas, que est\u00e3o diretamente ligados ao consumidor.<\/p>\n\n\n\n

Passo 2 \u2013 Mapeamento e modelagem do processo<\/h3>\n\n\n\n

Depois de ter identificado quais s\u00e3o os processos que voc\u00ea quer otimizar na empresa, \u00e9 hora de fazer o mapeamento e modelagem.<\/p>\n\n\n\n

Nesse momento, \u00e9 preciso detalhar cada etapa do processo escolhido, tendo como objetivo ter uma vis\u00e3o clara de como o processo est\u00e1 atualmente. Assim, ser\u00e1 poss\u00edvel identificar os pontos fortes j\u00e1 existentes e os que precisam ser melhorados nas etapas e no processo como um todo. Mas, para isso, \u00e9 preciso utilizar ferramentas que facilitem o desenho desse processo.<\/p>\n\n\n\n

Passo 3 \u2013 Redesenho dos processos<\/h3>\n\n\n\n

Depois de fazer o mapeamento e a modelagem dos processos, \u00e9 o momento de redesenh\u00e1-los, ou seja, tendo identificado os pontos fortes e as falhas nos processos, \u00e9 preciso fazer um trabalho de reestrutura\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Nesse ponto, inclui-se tamb\u00e9m os departamentos e cargos envolvidos no processo escolhido, com o objetivo de envolver as pessoas que fazem ou far\u00e3o parte do processo na constru\u00e7\u00e3o desse redesenho.<\/p>\n\n\n\n

Passo 4 \u2013 Implementa\u00e7\u00e3o do processo otimizado<\/h3>\n\n\n\n

Depois de todas as altera\u00e7\u00f5es feitas no processo, \u00e9 hora da implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Esse \u00e9 o momento de colocar o redesenho em pr\u00e1tica. Inclusive, por se tratar de mudan\u00e7as que tamb\u00e9m envolvem pessoas, \u00e9 necess\u00e1rio trazer para o seu time a import\u00e2ncia dessas altera\u00e7\u00f5es no processo e quais s\u00e3o seus benef\u00edcios. <\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 importante fazer as implementa\u00e7\u00f5es aos poucos, sempre pensando na integra\u00e7\u00e3o do time e dos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Passo 5 \u2013 Monitoramento dos processos e melhorias na otimiza\u00e7\u00e3o de processos<\/h3>\n\n\n\n

O \u00faltimo passo \u00e9 o monitoramento, em que \u00e9 preciso acompanhar o andamento dos processos redesenhados, a fim de garantir que eles funcionem da maneira que foram planejados.<\/p>\n\n\n\n

Se for preciso fazer novas corre\u00e7\u00f5es, fa\u00e7a com agilidade para que n\u00e3o haja problemas que possam prejudicar o fluxo de trabalho da empresa, visto que isso pode causar preju\u00edzos at\u00e9 para o cliente. Isto \u00e9, o erro precisa ser identificado rapidamente, para que seja corrigido de forma \u00e1gil.<\/p>\n\n\n\n

Qual a import\u00e2ncia e benef\u00edcios da otimiza\u00e7\u00e3o de processos?<\/h2>\n\n\n\n

Como o pr\u00f3prio nome j\u00e1 sugere, a otimiza\u00e7\u00e3o de processos proporciona fluxos de trabalho otimizados para a organiza\u00e7\u00e3o, fazendo com que a empresa seja mais produtiva e, consequentemente, mais lucrativa e sustent\u00e1vel.<\/p>\n\n\n\n

Uma empresa com processos otimizados traz para os seus colaboradores mais organiza\u00e7\u00e3o, mais informa\u00e7\u00e3o e mais autonomia na hora de realizar o trabalho, o que, por sua vez, reflete diretamente no cliente, aumentando os \u00edndices de satisfa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Outro fator muito importante \u00e9 que durante as etapas de identifica\u00e7\u00e3o e mapeamento, o gestor j\u00e1 consegue identificar as falhas que est\u00e3o comprometendo o funcionamento da empresa. Nesse sentido, com o redesenho e a implementa\u00e7\u00e3o do processo otimizado, a empresa consegue enxergar os gastos desnecess\u00e1rios, os desperd\u00edcios e os processos que s\u00e3o feitos sem necessidade.<\/p>\n\n\n\n

Com isso, a organiza\u00e7\u00e3o consegue fazer redu\u00e7\u00f5es de custo e colocar em pr\u00e1tica estrat\u00e9gias que realmente trar\u00e3o resultados para a empresa; al\u00e9m de poder adotar sistemas de gest\u00e3o para a cria\u00e7\u00e3o de indicadores de desempenho, a fim de medir os resultados da mudan\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n

Alguns indicadores que a empresa poder\u00e1 utilizar s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Efici\u00eancia;<\/li>\n\n\n\n
  • Efic\u00e1cia;<\/li>\n\n\n\n
  • Capacidade;<\/li>\n\n\n\n
  • Produtividade;<\/li>\n\n\n\n
  • Qualidade;<\/li>\n\n\n\n
  • Lucratividade;<\/li>\n\n\n\n
  • Rentabilidade;<\/li>\n\n\n\n
  • Competitividade;<\/li>\n\n\n\n
  • Efetividade;<\/li>\n\n\n\n
  • Valor.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    Quais s\u00e3o as estrat\u00e9gias utilizadas para otimizar processos?<\/h2>\n\n\n\n

    Ao abordarmos mudan\u00e7as e novos projetos por meio da otimiza\u00e7\u00e3o de processos, \u00e9 essencial realizar um planejamento cuidadoso para evitar erros. Nesse momento, um bom planejamento de a\u00e7\u00f5es desempenha um papel fundamental, e existem algumas metodologias adequadas para auxiliar os gestores nesse processo.<\/p>\n\n\n\n

    Uma dessas metodologias \u00e9 a matriz 5W2H, um checklist detalhado que aborda todos os pontos necess\u00e1rios para um planejamento eficaz. Essa metodologia envolve 7 perguntas em ingl\u00eas, sendo 5 iniciadas com “W” e duas com “H”:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. O que (What): O que voc\u00ea deseja realizar na empresa?<\/li>\n\n\n\n
    2. Por que (Why): Qual \u00e9 o objetivo dessa mudan\u00e7a?<\/li>\n\n\n\n
    3. Onde (Where): Em quais setores essa mudan\u00e7a ocorrer\u00e1?<\/li>\n\n\n\n
    4. Quando (When): Quais s\u00e3o os prazos para implementa\u00e7\u00e3o?<\/li>\n\n\n\n
    5. Quem (Who): Quem ser\u00e1 respons\u00e1vel por cada etapa da mudan\u00e7a?<\/li>\n\n\n\n
    6. Como (How): Quais recursos e tecnologias ser\u00e3o utilizados para promover essa mudan\u00e7a?<\/li>\n\n\n\n
    7. Quanto (How Much): Quais s\u00e3o os investimentos necess\u00e1rios para viabilizar essa mudan\u00e7a?<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      <\/p>\n\n\n\n

      Ao responder a essas perguntas, \u00e9 poss\u00edvel criar um plano de a\u00e7\u00e3o detalhado, adaptado \u00e0s necessidades da empresa, para implementar a otimiza\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n\n\n\n

      Al\u00e9m da matriz 5W2H, existem outras metodologias que podem ser utilizadas nesse planejamento, tais como:<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Matriz GUT: uma ferramenta que estabelece prioridades para os processos a serem melhorados, levando em considera\u00e7\u00e3o os crit\u00e9rios de Gravidade, Urg\u00eancia e Tend\u00eancia.<\/li>\n\n\n\n
      • Ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act): como o pr\u00f3prio nome sugere, \u00e9 um ciclo que envolve planejar, executar, verificar e agir. Ap\u00f3s concluir uma itera\u00e7\u00e3o do ciclo, ele recome\u00e7a. Essa ferramenta \u00e9 amplamente utilizada para melhorar resultados e aumentar a produtividade das empresas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        <\/p>\n\n\n\n

        Como funcionam as ferramentas de melhoria de processos e como escolher a melhor?<\/h2>\n\n\n\n

        J\u00e1 vimos o quanto \u00e9 importante a otimiza\u00e7\u00e3o de processos dentro das empresas, mas, para que ela seja pr\u00e1tica e eficaz, existem algumas ferramentas essenciais para facilitar a mudan\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n

        Dessa forma, para que voc\u00ea possa fazer uma escolha assertiva, confira, a seguir, algumas op\u00e7\u00f5es de ferramentas e analise aquela que se encaixa melhor no perfil da sua empresa e que atenda melhor a suas necessidades.<\/p>\n\n\n\n

        BPM (Business Process Management)<\/h3>\n\n\n\n

        Traduzindo para o portugu\u00eas, o termo significa \u201cGerenciamento de processos de neg\u00f3cio\u201d. Essa ferramenta \u00e9 bem completa, atuando desde o mapeamento at\u00e9 a revis\u00e3o dos processos, sendo, portanto, uma das ferramentas mais utilizadas para a otimiza\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n\n\n\n

        O BPM traz o desenho de fluxogramas dos processos, sendo vi\u00e1vel at\u00e9 mesmo prever os poss\u00edveis efeitos dessas mudan\u00e7as na empresa.<\/p>\n\n\n\n

        Kaizen<\/h3>\n\n\n\n

        Esse m\u00e9todo japon\u00eas consiste em aumentar a produtividade de forma econ\u00f4mica, sendo tamb\u00e9m muito utilizado no mercado corporativo. Para isso, ele conta com 4 pilares:<\/p>\n\n\n\n

          \n
        • M\u00e3o de obra;<\/li>\n\n\n\n
        • M\u00e9todo;<\/li>\n\n\n\n
        • Materiais;<\/li>\n\n\n\n
        • M\u00e1quinas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          <\/p>\n\n\n\n

          A partir desses pilares \u00e9 feita a otimiza\u00e7\u00e3o dos processos de uma forma bem eficiente.<\/p>\n\n\n\n

          Lei de Pareto<\/h3>\n\n\n\n

          A lei foi criada pelo italiano Vilfredo Pareto, o qual afirma que 80% dos problemas s\u00e3o provocados por 20% das causas. Nesse sentido, para essa ferramenta, \u00e9 importante fazer a investiga\u00e7\u00e3o do problema e chegar na causa raiz dele. Assim, fica muito mais f\u00e1cil desenvolver uma solu\u00e7\u00e3o assertiva para esses desafios.<\/p>\n\n\n\n

          Brainstorm<\/h3>\n\n\n\n

          O brainstorm \u00e9 uma ferramenta bem simples para reunir ideias que buscam solucionar os problemas que j\u00e1 foram identificados.<\/p>\n\n\n\n

          Esse \u00e9 um momento em que \u00e9 preciso deixar as ideias flu\u00edrem, mesmo aquelas que parecem n\u00e3o ser aplic\u00e1veis no momento. Portanto, guarde todas essas ideias para depois ver a viabilidade de cada uma e incrementar na organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

          Diagrama de Ishikawa<\/h3>\n\n\n\n

          Essa ferramenta, normalmente, trabalha em conjunto com o brainstorm. Ela tamb\u00e9m \u00e9 conhecida como diagrama de causa e efeito, em que os efeitos v\u00e3o sendo percebidos conforme os processos.<\/p>\n\n\n\n

          Al\u00e9m disso, o diagrama consiste em algumas poss\u00edveis causas:<\/p>\n\n\n\n

            \n
          • M\u00e9todos;<\/li>\n\n\n\n
          • Mat\u00e9ria-prima;<\/li>\n\n\n\n
          • Medida;<\/li>\n\n\n\n
          • M\u00e3o de obra;<\/li>\n\n\n\n
          • Meio ambiente.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

            <\/p>\n\n\n\n

            Portanto, as empresas conseguem, a partir do Ishikawa, otimizar os processos rapidamente.<\/p>\n\n\n\n

            Kanban<\/h3>\n\n\n\n

            O kanban auxilia muito nas implanta\u00e7\u00f5es de mudan\u00e7as para a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, trazendo uma vis\u00e3o de como est\u00e1 cada etapa desse projeto. Para isso, utilizam-se as seguintes etapas:<\/p>\n\n\n\n

              \n
            • A fazer;<\/li>\n\n\n\n
            • Fazendo;<\/li>\n\n\n\n
            • Feito;<\/li>\n\n\n\n
            • Aguardando.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

              <\/p>\n\n\n\n

              Dessa forma, com o Kanban, \u00e9 poss\u00edvel visualizar o andamento de todas as atividades, gerenciando-as de forma mais eficiente.<\/p>\n\n\n\n

              Quais os benef\u00edcios da otimiza\u00e7\u00e3o de processos para a produtividade?<\/h2>\n\n\n\n

              Quando falamos em otimiza\u00e7\u00e3o de processos, \u00e9 comum pensar em rentabilidade, e, claro, isso \u00e9 uma consequ\u00eancia bem vantajosa de toda a mudan\u00e7a. Contudo, os principais ganhos s\u00e3o na comunica\u00e7\u00e3o interna da empresa e na produtividade, os quais ocupam o primeiro lugar no p\u00f3dio de gest\u00e3o estrat\u00e9gica.<\/p>\n\n\n\n

              Como o ponto principal da discuss\u00e3o \u00e9 a mudan\u00e7a, \u00e9 imposs\u00edvel deixar a cultura da empresa de lado. Por isso, \u00e9 muito importante saber comunicar todo o processo de mudan\u00e7as para todas as pessoas envolvidas, explicando detalhadamente o porqu\u00ea das altera\u00e7\u00f5es, como elas ser\u00e3o conduzidas e quais s\u00e3o seus benef\u00edcios.<\/p>\n\n\n\n

              La agilidade<\/strong> \u00e9 um dos principais benef\u00edcios da otimiza\u00e7\u00e3o de processos, visto que \u00e9 poss\u00edvel identificar as etapas desnecess\u00e1rias e ociosas da empresa, aplicando, ent\u00e3o, o redesenho e a implanta\u00e7\u00e3o do processo otimizado.<\/p>\n\n\n\n

              La capacidade de interven\u00e7\u00e3o<\/strong> tamb\u00e9m \u00e9 outro benef\u00edcio. Isso porque, quando os processos est\u00e3o desorganizados, \u00e9 dif\u00edcil identificar a causa raiz do problema, o que gera v\u00e1rios \u201cinc\u00eandios\u201d que s\u00f3 s\u00e3o percebidos em cima da hora.<\/p>\n\n\n\n

              J\u00e1 a sinergia e a intera\u00e7\u00e3o entre as \u00e1reas<\/strong> tamb\u00e9m ganha destaque na otimiza\u00e7\u00e3o dos processos. Assim, as equipes dos diversos departamentos conseguem compreender as responsabilidades que suas fun\u00e7\u00f5es t\u00eam no processo todo, proporcionando tamb\u00e9m uma comunica\u00e7\u00e3o facilitada entre os setores.<\/p>\n\n\n\n

              Diante de tudo o que foi exposto ao longo do artigo, \u00e9 poss\u00edvel compreender o quanto a otimiza\u00e7\u00e3o de processos pode elevar o n\u00edvel da sua empresa.<\/p>\n\n\n\n

              S\u00e3o in\u00fameros os benef\u00edcios que voc\u00ea ter\u00e1 tanto com os colaboradores quanto com os clientes, e isso far\u00e1 com que a gest\u00e3o organizacional seja mais assertiva, sendo poss\u00edvel tomar decis\u00f5es que v\u00e3o conduzir a empresa ao objetivo que voc\u00ea quer.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

              Otimiza\u00e7\u00e3o de processos: descubra as melhores maneiras de economizar tempo e impulsionar a produtividade das equipes em sua empresa!<\/p>","protected":false},"author":16,"featured_media":23543,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[49],"tags":[163,50],"class_list":["post-22210","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-tesouraria-e-financeiro","tag-otimizacao-de-processos","tag-tesouraria-e-financeiro"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/22210","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/16"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=22210"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/22210\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/23543"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=22210"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=22210"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.dattos.com.br\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=22210"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}