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Guia de uso do Excel: como começar nas fórmulas e evoluir para a automação
Índice
Quem atua em áreas relacionadas a operações financeiras dentro de organizações sabe a importância de conhecer profundamente os recursos de uma ferramenta como o Excel. Afinal, ele vem sendo um aliado do setor financeiro há décadas, e passando por evoluções que tornam as rotinas cada vez mais eficientes.
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- Revisado em NOV 2023
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1. Funções financeiras no Excel: vantagens e importância
O Excel é uma planilha eletrônica que possibilita a manipulação e análise de dados de forma eficiente e precisa. Por meio de suas centenas de funções e fórmulas, é possível automatizar cálculos e projeções financeiras que, se fossem realizados manualmente, tomariam muitas horas das equipes.
As funções financeiras dentro do Excel atuam como conjuntos de instruções que a ferramenta utiliza para processar grandes volumes de dados e automatizar cálculos complexos. Elas podem envolver desde simples operações matemáticas (como soma e subtração), até elementos mais complexos como funções estatísticas, lógicas e financeiras.
As principais vantagens de se utilizar as funções e fórmulas financeiras do Excel são, então:
- Automatização de cálculos complexos;
- Precisão e consistência;
- Adaptabilidade e flexibilidade;
- Atualizações dinâmicas;
- Facilita a resolução de problemas;
- Rastreabilidade e auditoria.
Aproveite este guia completo das principais funções financeiras que você precisa dominar no Excel para se destacar na sua equipe e dar os próximos passos rumo à sua evolução profissional!
2. 10 principais funções para a sua rotina de finanças
A modelagem de processos financeiros no Excel é uma atividade fundamental para profissionais de todas as áreas que lidam com dados relacionados à operação financeira da empresa.
Seja para os fluxos de contas a pagar e receber, nas atividades fiscais de apuração de impostos e obrigações acessórias, no fechamento contábil ou na gestão de performance do negócio.
Todas essas frentes de atuação envolvem uma série de processos minuciosos que demandam atenção aos detalhes para garantir a correção dos dados e, em última instância, a integridade da saúde financeira da organização.
Se você atua com alguma dessas atividades, o conhecimento sobre como utilizar as funções financeiras a seguir precisa estar afiado no seu dia a dia. Importante lembrar que você não precisa obrigatoriamente decorar todas as sequências de informações a serem inseridas nas células para executar as funções, pois a maior parte delas já é trazida automaticamente pela ferramenta ao iniciar a digitação.
Confira!
Esta função faz uma soma de todos os seus argumentos que atendem a vários critérios. Por exemplo, a SUMIFS pode ser utilizada em seu modelo financeiro para somar as vendas de um funcionário específico com relação a um produto específico.
Veja este exemplo de aplicação do SUMIFS e aproveite para conferir exemplos de funcionamento de todas as fórmulas nesta planilha que disponibilizamos. Coloque seu aprendizado em prática desde já! Clique na imagem abaixo e confira seus downloads para acessar a planilha completa.
Use esta função para formatar seus modelos financeiros verificando erros e retornando o valor especificado pelo usuário, se encontrado. A função verifica os seguintes erros em fórmulas: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? ou #NULO!.
A métrica da taxa interna de retorno (IRR) é necessária para descobrir o crescimento anual de um investimento e realizar comparações entre diferentes oportunidades de investimento. Use esta função para essa finalidade.
Esta função é utilizada pelos analistas financeiros para calcular o valor de um investimento, empresa ou projeto nos termos atuais. Ao contrário da IIR e do NPV, as funções XIRR e XNPV permitem pagamentos em intervalos irregulares.
Esta função calcula empréstimos com base em pagamentos constantes e uma taxa de juros constante. Envolvem PMT (pagamentos periódicos de um empréstimo no total), PPMT (pagamento do principal de um empréstimo) e IPMT (pagamento de juros do empréstimo).
Se você faz parte de um banco de investimento, em algum momento terá que calcular o Beta de uma ação, o que significa volatilidade. Com a função SLOPE, você encontrará facilmente usando os retornos da ação e o índice de referência comparativo.
Conhecer funções de pesquisa é obrigatório para qualquer financista. Elas são usadas para encontrar dados em uma tabela de forma rápida e fácil. O XLOOKUP (ou PROCX) oferece maior liberdade nas buscas, possibilitando tanto encontrar dados de forma vertical, quanto horizontal. Já o PROCV, permite somente buscas na vertical e possui limitação da posição das informações.
Clique na imagem ou baixe aqui a planilha completa para conferir este caso prático de aplicação e muitos outros exemplos!
A função XLOOKUP compara somente uma variável com outra. A combinação das funções INDEX & MATCH é a solução caso você precise procurar valores em toda a tabela e obter retornos específicos dessa busca.
Esta função encontra o último dia do mês após você adicionar um número específico de meses a uma data. Use para calcular as datas de vencimento que caem no último dia do mês e também para configurar o seu modelo financeiro.
Esta função permite gerar uma lista de números sequenciais em uma variável. A função SEQUENCE funciona muito bem para gerar uma lista com 10.000 números em uma coluna, por exemplo.
3. Produtividade: principais atalhos de teclado no Excel
Para facilitar a vida de quem atua diariamente com planilhas de Excel, nada melhor do que algumas dicas práticas dos principais atalhos de teclado que podem ser utilizados. Eles reduzem a necessidade de cliques em menus e tornam o trabalho muito mais eficiente. Confira!
F2: Editar a célula selecionada.
F4: Repetir a última ação ou alternar entre referências de célula absoluta/relativa.
F9: Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.
Ctrl + Arrow Key: Mover para a borda da região de dados.
Ctrl + Shift + Arrow Key: Selecionar todos os dados na direção da tecla de seta.
Home: Ir para o início da linha.
Ctrl + Home: Ir para a célula A1.
Ctrl + End: Ir para a última célula com dados.
Page Up/Page Down: Mover uma tela para cima/baixo.
Alt + Page Up/Page Down: Mover uma tela para a esquerda/direita.
Ctrl + N: Nova pasta de trabalho.
Ctrl + O: Abrir pasta de trabalho.
Ctrl + S: Salvar pasta de trabalho.
Ctrl + P: Imprimir.
Ctrl + F4: Fechar pasta de trabalho.
Ctrl + B: Negrito.
Ctrl + I: Itálico.
Ctrl + U: Sublinhado.
Ctrl + 1: Abrir a caixa de diálogo de formatação de células.
Alt + E, S, V: Colar especial.
Ctrl + Shift + “$”: Formatar como moeda.
Ctrl + Shift + “%”: Formatar como porcentagem.
Ctrl + Shift + “#”: Formatar como data.
Ctrl + Shift + “@”: Formatar como hora.
Ctrl + Shift + “!”: Formatar como número.
Ctrl + A: Selecionar tudo.
Ctrl + Space: Selecionar coluna inteira.
Shift + Space: Selecionar linha inteira.
Ctrl + Shift + “+”: Inserir nova célula, linha ou coluna.
Ctrl + “-“: Excluir célula, linha ou coluna.
Ctrl + D: Preencher para baixo a partir da célula acima.
Ctrl + R: Preencher para a direita a partir da célula à esquerda.
Ctrl + Shift + L: Alternar filtros.
F3: Colar um nome definido em uma fórmula.
Shift + F3: Inserir função.
Ctrl + Shift + A: Inserir argumentos de função após o nome da função.
Ctrl + `: Alternar entre exibir fórmulas e seus resultados.
F2 + Ctrl + Shift + Enter: Inserir fórmula de matriz.
Ctrl + T: Criar uma nova tabela.
Alt + F1: Criar um novo gráfico com dados selecionados.
F11: Criar um novo gráfico em uma nova planilha.
Ctrl + F: Abrir a janela de busca.
Ctrl + H: Abrir a janela de substituição.
Ctrl + K: Inserir hiperlink.
F7: Verificar ortografia.
Alt + F8: Abrir a janela de macros.
Alt + F11: Abrir o editor do Visual Basic.
4. Bônus: funções complementares para operações financeiras no Excel
Nosso guia não ficaria completo sem algumas informações complementares para operações financeiras dentro do Excel. Afinal, além das fórmulas e funções, também é importante compreender seus contextos de uso e aplicação.
PGTO
Cálculos relacionados a parcelas de empréstimos, financiamento, etc. Para utilizar a fórmula, basta selecionar a célula e digitar “=PGTO()”. Entre parênteses são inseridos os dados relacionados a taxa, Nper, VP, VF e tipo. Para fazer isso, basta clicar na célula que corresponde a cada um desses dados e separá-los por “,”.
Valor Presente (VP)
Utilizada para demonstrar o fluxo futuro de pagamentos ou recebimentos em termos de valor atual. A fórmula VP é essencial para diversas aplicações financeiras, desde avaliação de investimentos até tomada de decisões sobre empréstimos e financiamentos. Ela leva em consideração a ideia central das finanças: o valor do dinheiro no tempo.
A fórmula utilizada para apurar o valor presente é muito simples. Basta digitar “=VP(taxa;nper;pgto;vf;tipo)” em uma célula. Assim como o exemplo anterior, você pode digitar cada um dos dados em células separadas. Em seguida, selecione cada uma delas de acordo com o dado correspondente.
Valor Futuro (VF)
Ferramenta utilizada para descobrir o montante final de um investimento ou financiamento. Assim como os exemplos anteriores, basta digitar “=VF(” que o restante da fórmula será apresentada.
Taxa
A função financeira “Taxa” no Excel é uma ferramenta indispensável para a análise de investimentos, empréstimos e financiamentos. Sua função, simplesmente, é descobrir a taxa de produtos financeiros contratados ou de aplicações realizadas.
Nper
Ferramenta utilizada para determinar a duração necessária de um investimento ou financiamento. Ela desempenha um papel crucial ao calcular quantos períodos serão necessários para atingir um objetivo financeiro específico. A fórmula de cálculo dessa função é =NPER(taxa;pagamento;vp;[vf];[tipo])
TIR
Função usada para avaliar a rentabilidade de investimentos e projetos financeiros. A capacidade de calcular a TIR é vital para tomar decisões informadas sobre investimentos. Por exemplo, ao comparar diferentes oportunidades de investimento, a TIR pode indicar qual delas oferece o potencial de retorno mais atrativo. Para acessar a fórmula, basta digitar =TIR(valores;[estimativa])
VPL
Utilizada para calcular o valor atual de uma série de fluxos de caixa futuros. Assim, leva em conta o custo de oportunidade do dinheiro ao longo do tempo, fazendo uma diferença entre o valor presente líquido e o custo inicial do investimento. Assim como os outros casos, a fórmula da Função VPL é muito simples =VPL(taxa;valor1;[valor2];).
5. Colocando em prática
Com todo esse conhecimento em mãos, hora de colocar em prática todo o seu aprendizado. Baixe esta planilha com exemplos práticos que disponibilizamos das funções, fórmulas e atalhos de Excel para operações financeiras ensinadas neste guia. Faça os testes agora mesmo!
Veja como funcionam, quais serão mais úteis para o seu dia a dia e o que você pode compartilhar com os seus colegas de equipe para otimizar a eficiência de todos.
6. Evoluindo para a automação das análises financeiras
O Excel é um grande aliado das equipes financeiras no dia a dia da operação e contra este fato não há argumentos. Já são mais de 40 anos de atualizações e evoluções para gerar cada dia mais valor aos profissionais, e o resultado disso está na satisfação das equipes.
No entanto, existe um limite de evolução para a modelagem de processos financeiros no Excel que é o aumento do volume de dados. A cada mês, segundo o estudo The future of the finance function, a média de processamento nas grandes empresas cresce cerca de 63% ao mês.
Com mais informações sendo geradas e demandando processamento em tempo real, as planilhas de Excel já não comportam mais o processo completo. Assim, torna-se necessário contar com múltiplas planilhas diferentes, realizar a leitura linha a linha para promover as conciliações e, ainda, corre-se o risco de falhas pela sobrecarga e pela atividade manual.
Por isso, a automação de análises financeiras é o melhor caminho quando se fala em otimizar e simplificar as operações dentro das empresas. As planilhas podem e devem continuar sendo usadas, e você precisa ter domínio sobre as fórmulas e funções para ter um bom resultado, mas com plataformas automatizadas, a planilha passa a ser apenas um suporte para input de dados.
O resto do processo – ou seja, todos os cálculos, fórmulas e funções -, a plataforma automatizada realiza por conta própria, a partir das regras de negócio que você determinar. Com isso, você ganha mais segurança e confiabilidade nos dados reportados para a diretoria e mais tempo para executar atividades estratégicas, análises aprofundadas.
A automação ajuda a escalar as atividades da sua operação, acompanhando o crescimento da empresa e gerenciando de forma eficiente o volume crescente de dados, sempre em conformidade com os regulamentos financeiros.
A plataforma Dattos é especializada na automação da preparação e análise de dados financeiros e reúne todos os benefícios que você precisa para complementar a sua rotina com o Excel.
Trata-se de uma plataforma altamente flexível e personalizável, que pode ser adaptada para a necessidade de cada operação e integrada com outras ferramentas e sistemas. Assim, contribui, ainda, com a melhoria da sensação de bem-estar da equipe, reduzindo sobrecarga, estresse e aumentando sua produtividade.
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