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Venice Group: conciliación automatizada del 80% de la operación financiera del SSC

Descubra cómo la empresa redujo a cero el banco de 2.600 horas extras para los profesionales del departamento de finanzas en un año

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Acerca de Venice Group

El Grupo Veneza es una empresa minorista con más de 1.300 empleados repartidos en 11 estados de Brasil. La organización opera como concesionario de maquinaria y equipos para los sectores de pavimentación, agricultura, camiones, autobuses y automóviles ligeros.

La empresa, que comenzó como una empresa familiar, ha tenido un fuerte crecimiento en los últimos años, y hoy cuenta con su estructura de Centro de Servicios Compartidos (SSC) certificada por la institución Great Place To Work (GPTW), actuando de forma cada vez más profesional y con total seguridad de datos.

El viaje de SSC

El SSC del Grupo Venecia comenzó a estructurarse en 2019, a través de la unificación de dos estructuras administrativas existentes en Recife y Natal, como resultado de la necesidad de los accionistas de obtener una mayor sinergia y reducir gastos. Desde entonces, el área ya cuenta con 100 empleados y es responsable de administrar la operación de 59 CNPJ, entre sedes y sucursales.

De acuerdo con Marcello Rocha, Director del SSC del Grupo Venecia, prácticamente la mitad de esta fuerza laboral trabaja exclusivamente en actividades transaccionales relacionadas con las finanzas, tales como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, análisis de crédito, cobranza, flujo de caja, contabilidad, impuestos, legal, TI y compras indirectas.

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El objetivo del cliente

El objetivo del cliente al buscar Dattos era automatizar, organizar y profesionalizar el proceso financiero de las empresas del Grupo Venecia a través de la gestión eficiente de su CSC. Al fin y al cabo, al inicio de la operación, muchos procesos seguían realizándose en papel, correo electrónico y hojas de cálculo, sin procedimientos claros, estandarización o criterios de calidad de la información.

Con el crecimiento acelerado de las empresas, el proceso de conciliación financiera se ha convertido en un gran reto, debido al gran volumen de trabajo manual, así como a los retrabajos y divergencias en las conciliaciones.

“Necesitábamos tener registros de gobernanza y calidad, tener visibilidad para asegurar que todo lo que sucedía en las cuentas era 100% correcto y se reflejaba en la contabilidad de la empresa. Pero la realidad era que, a pesar de todos los esfuerzos y hojas de cálculo manuales en este proceso, siempre teníamos un volumen de temas pendientes, conciliaciones y retrabajos relevantes”, explica Marcello.

El comienzo del cambio

Con esta necesidad en mente, el Grupo Venecia comenzó a buscar herramientas y caminos que pudieran apoyarlos. El primer paso fue implementar una transformación importante en la mentalidad y la cultura del equipo, para que comprendieran mejor la importancia de entregar datos correctos y a tiempo.

En paralelo al cambio cultural, la empresa también recurrió a herramientas tecnológicas que pudieran soportar las diferentes rutinas del CSS, y fue entonces cuando encontraron a Dattos. Marcello entiende que la tecnología es fundamental, y que los departamentos financieros que no se actualicen en este sentido se quedarán atrás.

“Nuestro lema se convirtió: invertir en tecnología y optimizar las rutinas para escalar de manera inteligente, con procesos automatizados y transacciones integradas”, enfatiza.

Los desafíos

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Sobrecargar al personal con horas extras

Los equipos financieros tenían más de 2.600 horas extras en el banco debido a la alta demanda de actividades manuales que debían realizarse en plazos ajustados.

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Coherencia de los datos

Mucho esfuerzo manual, hojas de cálculo, energía y, aun así, todavía no era el 100% de la calidad y la gobernanza necesarias en el proceso.

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Alto volumen de transacciones procesadas

Más de 400 mil líneas a procesar manualmente por mes en la administración de 148 cuentas contables asociadas a 58 CNPJ.

Nuestra solución

Antes de Dattos, la operación vía Excel era el camino elegido por el Grupo Veneza para regularizar las conciliaciones. Sin embargo, solo con hojas de cálculo , no fue posible obtener el resultado esperado porque el volumen de transacciones era demasiado alto.

Nuestra tecnología está optimizada para que no sea necesario contar con el apoyo de una estructura informática o conocimientos de programación, la implementación se hizo mucho más fácil, y este fue un factor decisivo para la elección de Dattos por parte de Venice.

Así, con los procesos de conciliación automatizados y la gobernanza que trae la plataforma Dattos, el equipo de SSC del Grupo Venecia redujo sus conciliaciones diarias a 48 horas, aplicando, en la práctica, la estrategia de Contabilidad Continua.

“Todos los días hacemos un cierre previo para todas las empresas. Es decir, son muchas las personas involucradas diariamente en una operación que necesita ser estandarizada y sistematizada. Con Dattos, tuvimos una gran ganancia en productividad y pudimos entregar los datos financieros a la contabilidad cada 2 días. Tenemos mucha más consistencia, precisión, calidad en los datos,  además de un equipo más ágil y calificado”, dice Marcello.

Hoy, del total de 408.045 líneas de estados de cuenta y ERP, 336.734 se concilian automáticamente con Dattos, lo que corresponde a un porcentaje del 80% de toda la operación financiera del SSC.

Los próximos pasos en la evolución del SSC del Grupo Venecia son continuar con esta fuerte visión de digitalización y buscar nuevas soluciones que puedan hacer que el viaje del SSC sea más simple y escalable con la tecnología disponible.

 

Procesos SSC automatizados por Dattos

Los resultados

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Conciliación automatizada del 80% de las líneas de estado de cuenta y ERP

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Más de 140 cuentas contables conciliadas automáticamente

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Reducción de 2.600 horas extras, dejando al banco fuera del sector financiero

Dattos ha transformado la calidad de vida del financiero. El equipo reconoció el valor porque tuvieron que trabajar duro y horas extras para cerrar las cuentas a tiempo, y hoy trabajan con mucha más calidad y optimización de tiempo. El día a día se ha vuelto más equilibrado, los empleados tienen una mejor calidad de vida y son más felices",
celebra Marcello.

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