A conciliação de impostos é uma tarefa árdua. Atualmente, há apenas dois regimes que têm sistemas tributários que não necessitam de tanta atenção, sendo eles o MEI e o Simples Nacional. Em comum, todos têm guias unificadas e bem práticas.
No entanto, ambos têm limites de faturamento bem baixos. No caso do microempreendedor individual, o simples define um teto de apenas R$ 81 mil. Felizmente, a microempresa pode ter um faturamento de até R$ 360 mil no Simples Nacional, já uma empresa de pequeno porte fatura até R$ 4,8 milhões ao ano no regime do Simples Nacional.
Para valores superiores, a tarefa de conciliar diferentes impostos passa a ser muito mais difícil. Muitas vezes, há a necessidade diária de listar, assim como definir entradas e saídas da empresa, com datas especificadas e alíquotas definidas para melhor controle. Caso isso não seja feito, a tarefa de acertar contribuições de diferentes impostos fica muito difícil de ser cumprida.
Neste guia completo, a Dattos, plataforma de análise fiscal, financeira e contábil número um do Brasil, mostra como fazer a conciliação de impostos a partir de dicas e passos essenciais!
Conciliação de impostos: o que é?
A conciliação de impostos consiste em organizar, acompanhar e confrontar informações fiscais. Tudo isso com o propósito de encontrar o saldo a pagar de diferentes impostos que incidem sobre o seu negócio.
Atualmente, você encontra diferentes tipos de conciliação, como a financeira, contábil e fiscal, sendo este último o responsável pelo confronto de entradas e saídas da empresa. Vale a pena destacar que, em comum, todos esses regimes consideram a necessidade de ter informações de fácil acesso e o controle interno.
Ou seja, todas as conciliações buscam centralizar informações em um único lugar e, a partir disso, realizar o confronto entre informações internas. Portanto, justamente por causa dessa comparação entre saídas e entradas, há a necessidade de manter os dados sempre fáceis.
Décadas atrás, os cálculos tributários dependiam de folhas e mais folhas de páginas. Assim, quando os períodos fiscais ficavam mais agitados, os contadores iniciavam uma árdua busca de páginas e cupons fiscais. Todo esse esforço mobiliza diferentes profissionais.
Mesmo assim, as entregas não eram infalíveis. Pelo contrário, dada a complexidade de cada imposto, os contadores podem cometer pequenos deslizes que, nos dias futuros, ocasionam em multas ou alíquotas maiores do que o necessário.
As multas são problemas mais simples, onde basta pagá-las para pôr um fim. No entanto, as alíquotas maiores geram disputas judiciais que, mesmo que a sua empresa ganhe, o pagamento deste precatório aguarda a entrada na Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO).
Sendo assim, a melhor alternativa é fazer a conciliação de impostos e evitar que as alíquotas pagas sejam maiores ou menores, mas sim o valor certo de acordo com as suas entradas e saídas.
Por que a conciliação de impostos é tão importante?
A conciliação de impostos é uma estratégia que facilita o processo das entregas tributárias em pequenas, médias e grandes empresas.
Atualmente, as empresas encontram um dilema. Os grandes impostos, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), têm apurações anuais, enquanto outras taxações têm entregas mensais.
Neste sentido, há um esforço para acompanhar as entregas obrigatórias de cada mês e ao mesmo tempo considerar os impostos que são entregues em períodos específicos do ano. Em todo caso, existem embates entre os tributos em si.
Inclusive, o próprio Banco Mundial já declarou que a burocracia trava o avanço de negócios no Brasil. Em outros levantamentos, o país também aparece nas posições mais altas quando o assunto é a complexidade de impostos.
Na mesma declaração, o Banco Mundial colocou o país na posição de 124ª entre 190 países selecionados para entender o ambiente a favor do empreendedorismo. Entre os piores quesitos, a complexidade tributária é o grande destaque.
Para fins de comparação, a média dos países membros da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) é de 158,1 horas ao ano. Por outro lado, o brasileiro gasta quase dez vezes mais tempo, dedicando-se em média a 1.501 horas por ano.
Como solução, a conciliação de impostos permite uma abordagem mais ágil na hora de apurar entradas e saídas. Em alguns casos, ela inclui até mesmo a automatização de tarefas mais simples.
Como funciona a conciliação de impostos?
O processo de conciliar impostos consiste em acompanhar entradas e saídas, como também confrontá-las com impostos e requisitos do seu negócio. Ou seja, trata-se do esforço em garantir que todas as informações fiscais considerem a mesma informação.
Atualmente, toda empresa lida com diferentes tarefas, como a emissão, o recebimento, o estorno e até mesmo o cancelamento de notas fiscais, que consideram serviços ou mercadorias. Especialmente no caso das mercadorias, vale acrescentar mais um problema.
De acordo com o produto, você encontra alíquotas diferentes. Inclusive, certos produtos sequer têm tributação, sendo classificados como ST. Em todo caso, não é raro encontrar produtos que caminham entre alíquotas e variem de acordo com o contexto.
Portanto, a conciliação de impostos nasce como uma alternativa para verificar informações e realizar confrontos entre entradas e saídas para que as regras tributárias sejam seguidas à risca.
Desafios das conciliações de tributos
1. Conferência manual de movimentação
A conferência manual da movimentação é a comparação lado a lado de entradas e saídas. Ela está entre os principais riscos ao processo de conciliação, isso porque a mão de obra humana pode ser desatenta e fazer suposições incorretas durante o dia a dia.
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2. Ajustes manuais de acertos sem encontrar a origem
Durante o processo de comparação, naturalmente você encontra erros antes de fazer lançamentos. No entanto, indo além da correção, há a necessidade de buscar a origem do problema e, acima de tudo, saber se isso impactou nas escriturações anteriores.
3. Demora e dificuldade no processo de conferência
Tanto a demora, quanto às dificuldades em realizar a conferência das entradas e saídas, são problemas relevantes. Com contabilidades externas ou contadores dentro da empresa, as informações fiscais devem ser acessíveis, especialmente durante as comparações.
4. Diferenças não encontradas durante o fechamento
As escriturações fiscais consideram períodos anuais. Ao longo dos dias e meses, toda a informação precisa ser exata para facilitar o fechamento. Caso contrário, as diferenças são perdidas durante o processo.
5. Incompatibilidade de informações entre as obrigações acessórias
As obrigações acessórias acontecem ao longo do ano e todas as informações ficam à disposição do Fisco. Do mesmo modo, o seu negócio precisa alinhar os dados compartilhados através das escriturações.
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Quais são os impostos que necessitam de conciliação?
A conciliação de impostos é uma alternativa para descomplicar a alta carga tributária que médias e grandes empresas são obrigadas a lidar. Na prática, todo imposto precisa de atenção e, abaixo, você encontra os tributos mais comuns nas empresas!
1. Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
O Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) tem um regime de apuração bastante complexo. Ele considera deduções e diferentes faixas de faturamento, que variam de acordo com o anexo do seu negócio e os resultados do ano-calendário.
2. Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) considera a receita bruta das empresas e se destaca por diferentes alíquotas, que dependem das faixas e do anexo do seu negócio. Aqui, é fundamental destacar que a Cofins considera a receita bruta para a sua arrecadação.
3. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) funciona de modo semelhante ao IRPJ, sendo igualmente complexo. Felizmente, as suas alíquotas são mais baixas.
4. Contribuição Previdenciária Patronal (CPP)
A Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) é uma taxa recorrente que incide em salários de colaboradores e deve ser paga mensalmente.
5. PIS/Pasep
A exceção às empresas que seguem o Simples Nacional, o PIS/Pasep é uma contribuição ao fundo de crédito do trabalhador que traz alíquotas que variam conforme a receita bruta ou a folha de salários.
6. Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
Em indústrias, há também o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) que incide em produtos fabricados em território nacional.
7. Imposto Sobre Serviços (ISS)
Além dos impostos acima, há ainda o Imposto Sobre Serviços (ISS). Nele, as alíquotas mudam de acordo com o município do seu negócio e costumam valer para qualquer empresa, independente do tipo e do porte.
8. Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
Quais são os impostos mais importantes e por quê?
1. ICMS
2. PIS/Pasep
3. Cofins
4. IRPJ
5. CSLL
Guia para fazer a conciliação de impostos
Realizar a conciliação de impostos é possível e pode tornar as várias entregas mensais e anuais muito mais fáceis. No entanto, o gestor interessado precisa se esforçar e seguir diferentes passos até concretizar uma conciliação eficiente.
Em geral, o primeiro passo está na capacidade da empresa em ser digital. Atualmente, as pequenas, médias e grandes empresas vivem uma revolução que acontece apenas internamente, mais especificamente nos processos já consolidados.
Trata-se da Revolução 4.0, que consolida o big data e a inteligência artificial como aliados indispensáveis nas tomadas de decisão. Levado ao contexto de administrar diferentes obrigações, ele descomplica e simplifica as tarefas.
Porém, como fazer a conciliação de impostos e, ao mesmo tempo, implementar soluções digitais que ajudam colaboradores, escritórios contábeis e contadores? No guia abaixo, você descobre!
1. Separe produtos e defina incidências
O primeiro passo é conhecer o seu próprio negócio, isto é, definir produtos ou serviços e encontrar as incidências de cada atividade. Para isso, você deve considerar o seu regime tributário, como Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real, e o porte da empresa.
Vale a pena destacar que os impostos estaduais e municipais têm regras próprias. Assim, você pode encontrar diferentes conteúdos no YouTube, mas o seu negócio precisa seguir o contexto do estado.
2. Tenha sempre o cupom fiscal
A conciliação fiscal eficiente precisa de um rateio completo. Sendo assim, o cupom fiscal precisa estar sempre à disposição dos contadores, colaboradores e gestores. Neste documento, você centraliza as informações fiscais mais importantes.
Além disso, o cupom costuma detalhar quantidade de produto ou serviço prestado no dia, o valor total de entradas ou saídas, e até o cálculo automático do ICMS. Isso tudo de modo detalhado e bastante claro.
3. Faça o controle da redução Z
Especialmente entre empresas que lidam com vendas diárias, a redução Z está entre os principais documentos, quiçá o mais importante de todos. Ela funciona como um fechamento diário que pode ser facilmente emitido pelos ECFs.
Nele, você encontra as entradas e saídas para uma fácil conciliação de impostos. Na prática, há informações sobre as vendas realizadas de modo detalhado, dos suprimentos comprados no dia, entre outras práticas que impactam as obrigações fiscais.
4. Organize as suas notas de entrada e saída
As notas de entrada e de saída facilitam bastante o cálculo de ICMS quando bem organizadas. Para isso, você pode seguir algumas orientações.
Por exemplo, entre notas de entrada e saída, você consegue se guiar pelo número da NF emitida, a base de cálculo do produto ou serviço, a alíquota para determinado item e o valor em si a ser pago.
É possível adotar e incrementar ainda mais a sua apuração e colocar datas exatas, separar históricos de ICMS já entregues, definir produtos ou serviços frequentemente consultados e, claro, apurar planilhas próprias.
5. Seja paperless
Ser paperless e reduzir os papéis na empresa é uma necessidade. Ao realizar a conciliação de impostos, não há como fazer a conferência de entradas e saídas a partir de chumaços de folhas, notas fiscais e cupons.
Para isso, você pode utilizar soluções que o próprio Governo tem oferecido, como a NF-e e o certificado digital para empresas. Ao ter processos digitais, você insere os dados mais importantes em planilhas e realiza a checagem de informações em cliques.
6. Faça a conciliação fiscal em ocasiões fixas
Embora seja uma tarefa indispensável, a conciliação segue monótona e, dentro de certas empresas, até mesmo opcionais. Não há como negar que essa tarefa tem pouco valor agregado, mas a sua importância se mantém inegável.
Para realizar a conciliação com maestria, um dos conselhos mais importantes é a definição de ocasiões para a tarefa. Assim, você realiza a checagem num dia em especial e, com o passar do tempo, cria um hábito de conciliar dados tributários.
7. Virtualize conciliações
Como você viu, há diferentes tipos de conciliações, porém cada forma de comparar e auditar informações impacta umas às outras. Isso acontece porque existe uma correlação entre as áreas contábeis, fiscais e financeiras de cada empresa.
Sendo assim, a conciliação de impostos precisa ter uma forma fácil de consulta e comparação. Isso é alcançado a partir da virtualização das conciliações, algo que a plataforma da Dattos oferece!
Por que virtualizar a conciliação fiscal, financeira e contábil?
O processo de virtualizar a conciliação fiscal, financeira e contábil rende vantagens úteis às empresas. Ao invés de realizar diferentes planilhas, criar gráficos de acompanhamento e pesquisar constantemente, você centraliza informações e deixa dados a um clique.
Abaixo estão os principais motivos para migrar as conciliações ao ambiente digital!
1. A conciliação de impostos gera previsibilidade
Com resultados sempre à disposição, você encontra tendência e consegue prever futuros gastos com as obrigações acessórias. Tudo isso porque há períodos anteriores para serem facilmente consultados por você ou sua equipe.
2. Reduz multas ou correções
A conciliação de impostos evita escriturações fiscais com informações distintas. Mesmo assim, toda consulta feita manualmente corre o risco de erros humanos. Felizmente, os robôs não erram e contar com eles ao digitalizar as conciliações significa reduzir falhas.
3. Torna as entregas mais rápidas
A conciliação digital da empresa evita o esforço manual. Como consequência, as consultas que dependem de tarefas dos colaboradores são substituídas por um painel de controle que cria relatórios do zero.
A partir das informações já armazenadas, o contador emite, compara e encontra desencontros entre escriturações em instantes.
A seguir, confira nosso vídeo para entender como fazer a conciliação de forma automatizada.
