Excelência operacional financeira: conheça 5 passos essenciais para a sua empresa

Excelência operacional financeira refere-se à capacidade de uma organização gerenciar suas operações financeiras de maneira eficiente e eficaz. Entenda mais!
Analista contábil em sua mesa, realizando suas atividades rotineiras e obtendo uma excelência operacional financeira.

Excelência operacional financeira: a competência de um departamento financeiro está intrinsecamente ligada à sua capacidade de gerenciar o fluxo de caixa da empresa de maneira eficiente. Para tanto, é essencial que o departamento financeiro cumpra rigorosamente os processos e prazos predefinidos.

Em resumo, a eficiência de um departamento financeiro é medida pela precisão e pela ausência de erros. Ao buscar a excelência operacional, a controladoria pode cumprir suas obrigações de maneira consistente, viabilizando a produção de dados estratégicos que impactam nas decisões da alta gestão da organização empresarial.

No Blog da Dattos, o artigo de hoje aborda o tema da excelência operacional financeira. Descubra como essa prática pode aprimorar a gestão financeira de sua empresa e fazer a diferença no sucesso dos negócios.

Excelência operacional financeira: é um desafio perfeitamente alcançável?

A excelência operacional financeira é um objetivo desafiador, mas perfeitamente alcançável para as organizações. É uma busca contínua pela eficiência e otimização das práticas financeiras, visando maximizar os resultados financeiros e criar valor para a empresa.

Embora seja um desafio, a excelência operacional financeira é altamente relevante para o sucesso de uma organização. Quando os processos financeiros são executados de forma eficiente, o departamento financeiro pode contribuir significativamente para a saúde financeira da empresa. Isso inclui uma gestão eficaz do fluxo de caixa, controle de custos, análise financeira precisa e tomada de decisões informadas.

Antes de mais nada, é preciso que se contextualize o que significa exatamente essa excelência operacional na gestão financeira. Para tanto, precisamos revisitar quais são as atribuições clássicas de um departamento financeiro corporativo. São essas:

Tesouraria e a excelência operacional financeira

A primeira função do departamento financeiro é, efetivamente, gerir o caixa e seu fluxo, na forma de entradas e saídas que precisam ser devidamente registradas e acompanhadas. Ainda, em virtude de parte do fluxo de caixa ser feito eletronicamente, à tesouraria cabe também administrar as contas bancárias da empresa.

Gestão de contas

Operar contas a receber e contas a pagar são as duas funções primordiais de uma controladoria.  A gestão de contas a pagar controla o vencimento dos compromissos da empresa, como contas de consumo e pagamentos a fornecedores, por exemplo, de forma a evitar atrasos e multas. 

O controle de recebimentos, por sua vez, inclui verificar se os clientes estão em dia com as suas obrigações, e se as faturas emitidas pela empresa foram pagas em dia. Se necessário for, normalmente cabe a este setor acionar os mecanismos de cobrança, podendo ou não haver aqui o acompanhamento do departamento jurídico da empresa.

Contabilidade

Ao mesmo tempo em que a tesouraria acompanha a evolução do fluxo de caixa, a contabilidade atua de forma concomitante, controlando a mutação do patrimônio da empresa, em direção a um fechamento contábil perfeito. Entre ativos e passivos, o papel da contabilidade é garantir que todas as mutações patrimoniais sejam devidamente registradas, com seus reflexos legais e regulatórios sendo devidamente observados.

Interessante notar que esse departamento pode tanto representar uma destinação de dados financeiros, para fins de registro, como pode também atuar como uma rica fonte de dados estratégicos. Tudo dependerá do grau de eficiência atingido em termos de prazos de fechamento, bem como da eliminação de erros operacionais.

Ou seja: a persistência de prazos não cumpridos, a necessidade constante de ajustes na contabilidade e os atropelos na prática contábil como um todo, roubarão você de um importante recurso estratégico na busca pela excelência operacional em sua gestão financeira.

Planejamento financeiro

Se a tesouraria controla o fluxo de caixa, e a contabilidade cuida do registro das mutações patrimoniais, é o planejamento financeiro que tem a função de olhar adiante, buscando antever cenários futuros.

O planejamento financeiro define metas para o futuro, mensura futuros ciclos de investimento, enquanto ajuda a identificar potenciais fontes de recursos para a realização do plano de negócios da empresa.

Gestão de riscos

gestão de riscos está intrinsecamente ligada ao planejamento financeiro, à medida que atua para garantir que a empresa esteja minimamente preparada para intempéries que porventura podem se apresentar no longo prazo.

Nesse sentido, a gestão dos riscos deve ser realizada de forma a antecipar desafios mercadológicos, macroeconômicos, logísticos e cambiais. Importante ressaltar que a gestão de riscos passa necessariamente pelo estabelecimento de controles financeiros eficazes, que permitam a planificação das operações e tornem possível a verificação constante dos registros efetuados.

Assim, a empresa estará preparada para que as medidas adequadas possam ser tomadas, de forma tempestiva, com o fim de evitar problemas ou reduzir os seus impactos.

Gestão tributária

Em virtude da relação direta com o fisco, e também ante a alta carga tributária brasileira, a gestão tributária é uma das áreas mais importantes da gestão financeira. Esta é a área que se dedica aos cálculos de impostos e contribuições incidentes sobre as operações da empresa, e também ao controle das obrigações acessórias vigentes.

Nesse sentido, a gestão tributária possui efetiva importância para a garantia do compliance da empresa. Complementarmente, a gestão tributária também deve estar a cargo de acessar o planejamento tributário, enquanto elemento de ligação da empresa a regimes de tributação mais favoráveis, a benefícios fiscais e também a eventuais novas modelagens de negócios que tornem possível a otimização da carga tributária.

Relação com investidores

Classicamente, a área de finanças é também responsável por exercer uma política de transparência diretamente vinculada à organização, pautada pela divulgação clara e detalhada de suas contas. Essas medidas são necessárias ao aumento da confiança dos investidores. 

No caso das companhias de capital aberto, esse mecanismo ganha relevância redobrada, como forma de garantir que a companhia cumpra com suas obrigações ante o mercado de capitais e títulos mobiliários.

Definidas as áreas de atuação da gestão financeira, precisamos agora analisar onde estão os principais obstáculos entre essa gestão e a eficiência operacional que podemos alcançar.

Quais os principais desafios para a eficiência da gestão financeira?

A eficiência da gestão financeira pode ser desafiada por diferentes obstáculos. A seguir, destacam-se alguns dos principais desafios:

Elevada interdependência de outras áreas

As grandes corporações operam de forma integrada, uma verdade amplamente aceita no meio corporativo. Nesse contexto, a gestão financeira desempenha um papel fundamental, fornecendo e utilizando uma variedade de dados que são gerados diariamente nas operações da empresa.

Vamos considerar, por exemplo, uma operação de fabricação de bicicletas. O foco principal da empresa está na linha de produção, que envolve a fabricação de componentes e a montagem do produto final. Naturalmente, a empresa precisa adquirir diversos tipos de componentes e insumos de fornecedores, além de garantir um processo logístico eficiente para dar continuidade à produção.

Sob a perspectiva do departamento financeiro, essa operação simples traz várias demandas a serem gerenciadas. A fabricação de componentes requer aquisição de matéria-prima e equipamentos, resultando em contas a pagar, saídas de recursos, registro de estoques no ativo e movimentações bancárias. A montagem do produto final envolve a contratação de mão-de-obra e a utilização de instalações, o que também gera registros financeiros, contábeis e fiscais a serem documentados e processados.

Nesse contexto, o departamento financeiro é um cliente interno da área operacional, pois depende das informações provenientes das aquisições necessárias para o processo produtivo. Ao mesmo tempo, o departamento financeiro também se torna um fornecedor interno, pois o pagamento das contas a pagar, por exemplo, viabiliza novas aquisições de insumos. Da mesma forma, os registros contábeis permitem que os gestores avaliem a lucratividade do negócio, sua sustentabilidade e planejem os próximos passos.

Como uma área de controle, o departamento financeiro está intrinsecamente interligado aos outros departamentos da empresa. É responsabilidade do gestor financeiro agir de forma proativa, buscando unir as diferentes áreas em torno de processos claros, eficientes e eficazes.

Atualmente, estima-se que cerca de 50% do tempo do departamento financeiro seja gasto na busca por dados e na identificação e correção de erros. Isso ocorre porque, além do sistema ERP, geralmente existem vários outros subsistemas ou planilhas de controle criados separadamente.

Nesse sentido, uma dica valiosa para evitar que essa interdependência se torne um problema é adotar ferramentas de integração que vão além das funcionalidades do ERP, permitindo a interface desse sistema com relatórios, reportes e controles das diferentes áreas da empresa.

Investir nesse tipo de solução costuma trazer excelentes resultados para os gestores financeiros, pois disciplina de forma satisfatória o fluxo de informações dentro da empresa, garantindo que todos os eventos econômicos sejam diretamente reconhecidos nas áreas financeira, contábil e fiscal.

Neste conteúdo, entenda melhor porque suas planilhas e ERP não entregam uma gestão de fechamento contábil e eficaz!

Fluxo de caixa

Gerenciar adequadamente o fluxo de caixa é fundamental, mas pode ser um desafio complexo. É necessário equilibrar as entradas e saídas de recursos de forma a garantir a liquidez necessária para operações e cumprimento de obrigações financeiras.

Controle de custos

Controlar e reduzir os custos é um desafio constante. É essencial identificar e analisar detalhadamente os gastos, buscando oportunidades de economia e eficiência em todas as áreas da empresa.

Planejamento financeiro

Desenvolver um planejamento financeiro sólido requer considerar diversos fatores, como projeções de receitas, despesas, investimentos e financiamentos. A falta de um planejamento estratégico pode impactar negativamente as finanças da empresa.

Análise e interpretação de dados financeiros

A capacidade de analisar e interpretar os dados financeiros é essencial para tomar decisões informadas. No entanto, a complexidade dos dados financeiros e a necessidade de identificar tendências e padrões relevantes podem ser desafiantes.

Regulamentações e conformidade

A gestão financeira deve cumprir uma variedade de regulamentações e obrigações legais. Acompanhar as mudanças na legislação e garantir a conformidade com requisitos fiscais e contábeis pode ser um desafio constante.

Tecnologia e sistemas financeiros

Utilizar as tecnologias adequadas e implementar sistemas financeiros eficientes é fundamental para melhorar a eficiência da gestão financeira. No entanto, escolher as soluções certas e garantir sua integração adequada pode ser desafiador.

Nesse vídeo, entenda melhor a importância da tecnologia para a sua gestão financeira!

Riscos financeiros

Gerenciar os riscos financeiros, como flutuações cambiais, volatilidade dos mercados e riscos de crédito, é um desafio contínuo. É importante implementar estratégias de mitigação de riscos e estar preparado para lidar com eventos inesperados.

Quais são as etapas da excelência operacional financeira?

O desafio de se alcançar máxima eficiência no seu departamento financeiro passa por cinco passos, que podem definir de maneira decisiva o sucesso da sua gestão. São esses:

Diagnóstico é uma das etapas da excelência operacional financeira

Olhar para dentro da controladoria, e entender seus pontos de fragilidade, é o ponto de partida para a busca da excelência em sua gestão financeira. Muitas vezes, é preciso dar um passo atrás, de forma que você consiga ter uma visão holística da sua operação de controladoria, entendendo todos os processos atualmente praticados no detalhe. Essa é a análise inicial que irá fazer toda a diferença no resultado final deste processo.

Uma estratégia interessante é planificar todos os processos, buscando encontrar pontos de melhoria, e posteriormente priorizar por relevância ou por volume necessário de investimentos. Obviamente, é sempre importante começar pelos pontos que representam maior risco financeiro.

Após obter essa radiografia do seu departamento financeiro, será consideravelmente mais fácil traçar um plano de ação abrangente e eficaz.

Estratégia

Conhecidos os problemas, é preciso agora traçar uma estratégia que cubra todas as etapas do processo. É o momento de ir além da identificação e priorização dos problemas encontrados na fase de diagnóstico, avançando em direção das mudanças tecnológicas que precisam ser implementadas para que o departamento de controladoria alcance em definitivo a excelência que buscamos.

Cabe ressaltar que esse é um ponto que precisará ser revisitado periodicamente. À medida em que avançamos, é natural que a estratégia seja revista com base nos resultados que forem sendo colhidos no ínterim desse processo de mudanças na sua gestão financeira.

Gestão

A excelência operacional financeira é marcada por ciclos de melhoria, e a gestão adequada desses ciclos é um critério fundamental para o seu sucesso. Nesse sentido, o modelo de gestão deve priorizar planos de ação que possam ser implementados até mesmo quando a direção de um setor ou da própria companhia mudar. 

Ou seja: as mudanças implementadas devem ser percebidas e adotadas como política departamental e de gestão, com transparência e clareza. É dessa forma que torna-se possível que eventuais mudanças na liderança ou no quadro de funcionários interrompam o processo continuado de melhoria e gestão.

Processos

O foco total nos processos da controladoria se torna fundamental. Ou seja, a empresa precisa possuir processos mapeados, estáveis e replicáveis, que permitam identificar e corrigir rapidamente eventuais problemas ou erros em potencial.

Para tanto, é preciso olhar para novas tecnologias e ferramentas de gestão financeira e de processos que permitam uma visão integrada de todos os processos da área, com rastreabilidade e responsabilização, enquanto se busca a diminuição do número de processos e inputs manuais.

Pessoas

O capital humano é a base de qualquer empresa de sucesso. Mesmo a melhor das estratégias pode se mostrar ineficaz, se não houver pessoas capacitadas para executá-las. Sua controladoria pode ter as melhores estratégias e processos, mas se não tiver as pessoas certas para colocá-los em prática, eles serão apenas gráficos e palavras num papel.

A excelência operacional só pode ser atingida quando todos os colaboradores entendem sua função na estrutura, e reconhecem a própria necessidade da estruturação de processos. Outro ponto importante é a capacitação. O incentivo para os funcionários se capacitarem é indispensável. É através da capacitação que as decisões corretas podem ser tomadas por quem está na linha de frente, durante as operações diárias.

Tomadas essas medidas, e com a adoção das soluções Dattos para integração entre departamentos, automatização da conciliação bancária e das rotinas de conferência fiscal, sua gestão irá avançar a novos patamares em termos de excelência em gestão financeira.

Como ter uma excelência operacional financeira com a Dattos?

Conte com as soluções Dattos para alcançar a Excelência Operacional desejada. Nossas soluções são projetadas para os times financeiros, contábeis e fiscais, oferecendo centralização de informações, automação de processos e redução do trabalho manual.

Ou seja, com a Dattos, sua equipe poderá se concentrar em atividades estratégicas, tornando-se mais estratégica e menos operacional.

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Felipe Laneri

Felipe Laneri

Especialista Dattos em tecnologia e automação de preparação e análise de dados financeiros.

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