O home office tornou-se uma realidade para muitos times contábeis em todo o mundo. Porém, esta modalidade de trabalho apresenta seus próprios desafios, especialmente no que diz respeito à gestão e produtividade. Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para otimizar o trabalho remoto em equipes contábeis. Vamos começar?
Home office para times contábeis: como aumentar a produtividade?
Com grande parte do mundo ainda em quarentena como precaução para a disseminação do COVID-19, muitas empresas são confrontadas com a dura realidade de que não estavam preparadas para um cenário que exigiria a maior parte – ou quase todos – de seus funcionários trabalhando remotamente.
O fato é: o home office passou a ser uma necessidade instantânea para as empresas.
Por isso, nós preparamos um um guia útil para as equipes contábeis que, prontas ou não, possam trabalhar em home officee de uma forma mais leve, assertiva e produtiva.
1 - Digitalizando: como preparar as bases para os times contábeis em home office
Embora a recente mudança para o home office possa ser surpreendente, não é como se a tendência de trabalhar em casa não estivesse aumentando há algum tempo.
De acordo com a Owl Labs, cerca de 62% dos colaboradores entre 22 e 65 anos afirmam que trabalham remotamente pelo menos ocasionalmente nos últimos anos. Além disso, o relatório afirmou que, enquanto 30% das pessoas relatam trabalhar remotamente em tempo integral, 18% já trabalham remotamente de uma a três vezes por semana.
Quando falamos dessa forma de trabalho, a comunicação e a tecnologia são duas bases importantes para a continuidade de uma empresa. Grandes empresas como a Google e a Microsoft organizaram suas demandas para atender às necessidades dos colaboradores que dependem de ferramentas para dar continuidade aos seus trabalhos.
Além do Google Hangouts, Zoom, Trello, Asana, etc, muitas outras plataformas apareceram nas rotinas das empresas ao redor do mundo.
Indo um passo mais adiante, o uso de armazenamento em nuvem, por exemplo, garante que os colaboradores de um time contábil tenham acesso a todos os documentos necessários para um fechamento financeiro mais completo, independentemente de sua localização física.
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2 - Liderando pessoas: gerenciar com eficiência uma equipe contábil remota
Correndo o risco de afirmar o óbvio, talvez o maior desafio que as equipes em home office seja não poder recorrer a um colega para fazer uma pergunta simples.
Falar com um gestor e perguntar qual demanda deve ser priorizada é uma parte natural do trabalho e, embora soluções de troca de mensagem, como o Slack, tornem mais fácil a comunicação entre pessoas, muitas vezes, mensagens com mais detalhes podem resultar em mal-entendidos.
O papel de um líder nesse momento é deixar essa situação o mais confortável possível para os colaboradores. É necessário trabalhar nas melhores habilidades de cada um para garantir que a produtividade da equipe seja mantida e, além do lado humano, o gestor pode adotar metodologias de gerenciamento remoto e ferramentas para construir um relacionamento sólido com as equipes financeiras, ainda que a distância.
Mesmo longe, o líder precisa garantir que flua entre o time contábil as conversas rotineiras, sem perder o foco nas tarefas mais importantes. A rotina de uma equipe do setor financeiro, geralmente, é cansativa e cheia de retrabalho. O melhor nesse cenário é estar disponível para a equipe e tentar utilizar ao máximo as ferramentas como aliadas.
O papel da liderança também é tão desafiador para o lado pessoal do colaborador. É necessário ter lucidez, avaliar as prioridades para cada um e vestir a camisa, tornando-se um porta-voz da organização. Estresse pode impactar mais na produtividade do que o medo do futuro. É importante ter conversas com as pessoas em intervalos de poucos dias e mostrar que a transparência e o bem-estar do funcionário são valorizados pela empresa.
Apesar do momento de insegurança, as empresas podem aprender muito. Valorizar o trabalho dos colaboradores, montar estratégias para respostas rápidas à crise e reorganizar as ações de gerenciamento são alguns dos tantos aprendizados.
3 - A chave para a melhoria: a automação
Para organizar projetos em andamento, iniciativas mais longas e responsabilidades do dia-a-dia, um time contábil pode se apoiar em uma ferramenta de automação, por exemplo.
Essa adoção irá elevar a produtividade das equipes contábeis, com certeza. Dentro de um fechamento financeiro, por exemplo, existem inúmeras atividades que demandam muito do tempo operacional dos times. Essa repetição é contraprodutiva e limitadora.
Com o uso de plataformas de automação inteligente, as atividades manuais diminuem e os colaboradores podem ter tempo para identificar erros e tendências nos dados com mais facilidade, agilidade e rapidez.
Novas tecnologias são essenciais para aumentar a eficiência da gestão do time contábil e fiscal, especialmente em home office. Se uma organização investe em boas ferramentas tecnológicas, há maiores chances de tudo funcionar de forma rápida e segura.
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4 - Plataforma Dattos: seu sistema de gestão de fechamento contábil que tornará seu time mais assertivo, produtivo e empoderado
Você contador/controller que precisa de mais tempo estratégico e menos trabalho operacional precisa conhecer a nossa plataforma Dattos. Nós somos uma plataforma de gestão de fechamentos e automação de conciliações contábeis, que permite com que seu fechamento contábil seja mais rápido, assertivo e de fontes de informações seguras.
Tornamos assim os times contábil mais empoderados, com processos centralizados e confiáveis para que possam tomar decisões mais assertivas, sendo assim mais estratégicos dentro das empresas.
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