Orçamento base zero: qual é o conceito e as vantagens?

Orçamento Base Zero é uma ferramenta muito eficaz e traz a definição de novos rumos, a partir da readequação dos custos da empresa, saiba mais sobre o assunto!
Equipe contábil sobre sua mesa de trabalho com calculadora, reportes entre outras coisas para analisar o conceito de orçamento base zero.

Orçamento base zero: você sabe o que é e qual sua importância? Se manter atualizado sobre as tendências da gestão financeira é um passo crucial para o sucesso de qualquer negócio. E, no presente artigo, apresentamos uma ferramenta que pode trazer mais precisão para os seus processos de planejamento e direcionamento de recursos na empresa: o orçamento base zero. Você já ouviu falar?

Fato é que, apesar de sua importância, muitas empresas ainda cometem falhas em sua previsão orçamentária e na gestão de suas finanças.

Uma perspectiva objetiva desse cenário está presente no estudo Causa Mortis do Sebrae, que avaliou as principais razões para o fechamento de empresas no país.

Segundo o levantamento, falhas na gestão financeira estão entre as principais motivações para o encerramento de um negócio antes dos seus primeiros cinco anos.

Em contrapartida, a pesquisa indica que empresas que realizam um acompanhamento rigoroso das receitas e despesas tendem a sobreviver mais no mercado. 

Tal acompanhamento, vale salientar, é crucial para que uma organização direcione melhor seus investimentos e até identifique gargalos que podem atrapalhar sua jornada de crescimento.

E, como sabemos, para uma empresa cortar custos não é uma tarefa exatamente simples. 

Em um cenário padrão, uma companhia desenvolve todo o seu planejamento estratégico a partir de uma previsão orçamentária. Todavia, quando essa previsão não é planejada adequadamente, a organização é forçada a fazer cortes.

E ainda há outro pior cenário, em que o planejamento nem chega à fase de implantação. 

Ou seja: não é colocado em prática, tendo consequências negativas e prejudiciais que envolvem desde a execução de ações estratégicas focadas em expansão até a perda de níveis de compliance e transparência. 

Mas a boa notícia é que há solução para isso e elas passam, justamente, por uma revisão de seus processos de gestão financeira a partir, por exemplo, da implementação do Orçamento Base Zero. 

Do que se trata o Orçamento Base Zero (OBZ)?

Para trazer uma definição objetiva e clara, pode-se dizer que o Orçamento Base Zero é uma maneira de revisar custos e de definir as prioridades.

A metodologia foi utilizada no caso do Pentágono, em que o custo de manutenção das forças armadas norte-americanas é muito elevado. Assim, periodicamente a metodologia é aplicada para fazer a revisão desses custos e, consequentemente, readequar o planejamento estratégico do órgão de estado americano. 

A aplicação do Orçamento Base Zero tem relação direta com as decisões a serem tomadas, elencando hierarquicamente as demandas financeiras, sempre dentro dos objetivos da empresa e visando ganhos de transparência e equilíbrio das finanças. 

Justamente por isso, a metodologia do orçamento base zero é tão utilizada em grandes empresas. Mas como, de fato, ela funciona?

Orçamento base zero: a solução

Com o Orçamento Base Zero (OBZ), os gestores financeiros têm uma maior previsibilidade sobre diferentes contextos, tomando como base para suas estratégias o momento atual do negócio, e não o histórico da empresa, sendo possível então realizar um orçamento mais preciso, realista e dinâmico.

Assim, essa ferramenta é muito eficaz e traz a definição de novos rumos a partir da readequação dos custos de uma empresa. 

Como o próprio nome já diz, é uma maneira de “zerar” as contas, levando em consideração a revisão dos custos atuais da empresa.

No próximo tópico, você verá mais detalhes sobre esse conceito e também poderá se aprofundar sobre:

  • O funcionamento e o processo de implementação do Orçamento Base Zero;
  • As vantagens e desvantagens do OBZ;
  • Em que momento e quais etapas considerar na estruturação do Orçamento Base Zero;
  • As principais diferenças entre o OBZ e os modelos orçamentários tradicionais;
  • Como avaliar qual a melhor metodologia orçamentária para a minha empresa;
  • Os benefícios da tecnologia e da conciliação de dados para a gestão financeira de sua empresa.

Siga a leitura para saber mais!

Como funciona o orçamento base zero?

Como a maioria das metodologias que contribuem para as tomadas de decisão e para o crescimento das empresas, o OBZ precisa estar em comum acordo com todos os setores da empresas, tendo pessoas engajadas e que prezam pela transparência das informações.

Outro ponto que é preciso ter atenção antes de optar pela implantação do Orçamento Base Zero, é a necessidade de um histórico financeiro, visto que é a partir dele que será tomada a decisão de buscar pelo OBZ. 

Em outras palavras: por mais que o Orçamento Base Zero parte do cenário atual da companhia para que se tracem objetivos estratégicos alinhados com a realidade do negócio, uma boa gestão da base de dados financeiros da empresa é crucial para o seu sucesso.

Além disso, é preciso que esses dados sejam reais e precisos, e que cada líder de setor da empresa traga essas informações para que haja uma visão integral dos processos orçamentários da organização.

A partir dessa mentalidade, o primeiro passo é reunir todas as lideranças da empresa e, em conjunto, apresentar o orçamento de cada setor do negócio. Aqui também será exposto como cada líder vê os recursos do seu setor e como eles serão direcionados.

Em um segundo momento, é hora de confrontar os valores e os orçamentos apresentados com as metas da companhia. Por isso a importância de ter dados concretos e não apenas uma estimativa.

A próxima etapa dentro do OBZ é comparar os orçamentos de cada setor com a proposta da empresa como um todo. Em seguida, o novo orçamento “zerado” é votado e passa a valer se for aprovado pela maioria.

Saiba mais sobre a importância dos dados concretos, precisos e inputados da maneira correta nos sistemas utilizados. Confira no vídeo abaixo!

Quais as vantagens e desvantagens do OBZ?

Para toda e qualquer empresa, é essencial organizar as despesas e os custos fixos, considerando, é claro, o planejamento do orçamento, os recursos disponíveis e as possíveis adversidades, de modo que ela fique longe das dores de cabeça futuras, como o atraso em pagamentos, piora do relacionamento com stakeholders e falta de controles sólidos de governança.

Nesse sentido, no plano orçamentário, o ideal é avaliar qual metodologia pode trazer mais eficiência e segurança para os processos financeiros da companhia.

Pensando nisso, apresentamos a seguir as vantagens e as desvantagens do orçamento base zero. 

Vantagens do orçamento base zero

Veja a seguir:

Decisões voltadas para as prioridades

Para ter certeza do orçamento que é necessário para a empresa, é preciso entender as atividades que são desenvolvidas. 

Até mesmo porque o OBZ é aplicado levando em consideração as necessidades da organização, e não pelo histórico dela.

Nesse sentido, o orçamento base zero oferece um norte interessante e diretamente alinhado com o planejamento estratégico da companhia.

No entanto, conforme frisado anteriormente, é fundamental que a empresa conte com dados consistentes, que irão embasar a revisão orçamentária a partir do OBZ.

Propostas inovadoras

Outra grande vantagem do OBZ é que quando apresentadas as propostas de orçamentos para os gestores, eles terão mais clareza sobre as restrições e desafios presentes no contexto atual da empresa. 

Logo, eles precisarão aplicar de forma criativa o capital de sua área, sendo necessário surgir ideias inovadoras. 

Ao mesmo tempo, há a necessidade de respeito a esses limites financeiros, de modo que a empresa se mantenha em conformidade e com equilíbrio.

Panorama geral da organização

Para a implantação do Orçamento Base Zero, os gestores precisam começar a adotar uma visão mais geral e holística da empresa. 

Isso porque, com o orçamento base zero, eles passam a entender que não é um setor isolado que trará resultados ou prejuízos para uma companhia, mas sim o todo. 

Consequentemente, é possível afirmar que o OBZ contribui para que a empresa tenha uma maior sinergia dentro de suas propostas de crescimento. 

Redução de gargalos financeiros com orçamento base zero

Sabendo quais são as atividades necessárias — e essenciais — para o crescimento da empresa, é possível enxergar o que é supérfluo e, assim, eliminar os desperdícios e eventuais gargalos. 

Dessa forma, os recursos da empresa serão aplicados de maneira mais eficiente em atividades que realmente são necessárias para o seu sucesso.

Desvantagens do orçamento base zero

Como já abordado anteriormente, o OBZ não se baseia em históricos financeiros da empresa para formar o seu novo orçamento — como ocorre no método convencional. 

Por esse motivo, o planejamento do Orçamento Base Zero leva muito mais tempo e exige um acompanhamento contínuo dos dados financeiros do negócio.

Veja, logo abaixo, outros pontos desafiadores relacionados ao Orçamento Base Zero:

Dificuldade de análise orçamentária para grandes empresas

Como o volume de informações para esse orçamento precisa ser grande, as empresas de grande porte podem ter dificuldades durante esse processo, principalmente porque, normalmente, as equipes pensam e agem de maneira diferente.

Por isso, o ideal é contratar uma consultoria especializada ou fazer essa implantação em um departamento por vez.

Outro caminho ainda mais interessante e ágil é contar com soluções automatizadas capazes de trazer uma visão integral sobre os dados financeiros da empresa.

Siga a leitura para saber como a tecnologia pode ser uma aliada para um planejamento orçamentário mais eficiente!

Revisão orçamentária

Pode haver a necessidade de rever o orçamento do OBZ, assim como no modelo convencional. 

Claro que as revisões podem não acontecer de uma maneira frequente mas, caso haja a necessidade, é preciso levantar os possíveis gargalos que estão prejudicando os resultados da empresa.

Imprevistos e não atendimento de metas

Também pode ocorrer uma possível distorção de valores reais e orçados. Caso isso aconteça, é preciso investigar a origem dessas eventuais distorções, podendo encontrar divergências em vendas, aquisições e outras áreas. 

Ao mesmo tempo, essa revisão contínua traz mais segurança para a gestão financeira e para a qualidade da governança corporativa de uma empresa, uma vez que os dados são padronizados e acompanhados em tempo real. 

Quando fazer o orçamento base zero?

Para elucidar de modo mais claro o funcionamento do orçamento base zero, vamos apresentar duas situações em que o OBZ pode ser aplicado, além de oferecer a você a opção de conversar direto com nossos especialistas para realizar o seu planejamento por aí.

Aplicação periódica do orçamento base zero

Considerando uma empresa com tempo de mercado, o ideal é realizar o OBZ a cada ciclo orçamentário de 3 ou 5 meses. 

Isto é: se a organização realiza o planejamento orçamentário tradicional anualmente, o ideal é que a cada dois Orçamentos Base Histórico se realize um OBZ.

Por sua vez, se a empresa realiza o orçamento a cada seis meses, é interessante que haja uma aplicação do OBZ a cada quatro aplicações de Orçamento Base Histórico.

Assim é possível unir os benefícios, mesclando os ganhos gerados pelo Orçamento Base Zero e usando a segurança de dados do histórico dos anos anteriores para dar base ao orçamento.

Empresa nova no mercado

Caso a empresa seja nova no mercado e, portanto, não possua um histórico orçamentário, a única opção é aderir ao Orçamento Base Zero. 

Assim ela já iniciará a aplicação a partir de uma metodologia precisa, em que é possível projetar receitas, custos, despesas e investimentos com base nos seus objetivos atuais.

Para tanto, vale a pena considerar o investimento em soluções capazes de assegurar a qualidade dos dados financeiros da organização.

Como implementar o orçamento base zero?

O OBZ é considerado como uma ferramenta mais ampla, por isso requer mais atenção e tempo para ser implementado. 

O objetivo é ajudar as empresas a serem mais enxutas, ágeis e competitivas.

Como já mencionado, o Orçamento Base Zero auxilia as empresas a fazerem os cortes de custos desnecessários e a projetar melhor seus objetivos estratégicos.

Inclusive, muitas empresas acabam tendo despesas há muito tempo sem perceber que elas são desnecessárias, sendo possível eliminá-las. 

Na maioria das vezes, é possível notar que as empresas pensam em reduzir custos apenas em situações nas quais o financeiro está no extremo. 

Mas não, é possível ter uma empresa saudável com resultados ainda melhores quando as companhias evitam despesas supérfluas na rotina diária e constroem uma jornada de crescimento baseada em objetivos prioritários.

Como se dão as etapas do OBZ?

Agora que você já conhece o orçamento base zero e as suas principais vantagens, saiba como implementá-lo na sua rotina:

Prepare a sua equipe para o orçamento base zero

Mudanças podem gerar desconforto e até conflitos, por isso é preciso realizar um treinamento (técnico e comportamental) com CEOs, CFOs, gerentes e diretores, para que eles possam orientar suas equipes de maneira clara e leve durante todo o processo de adaptação ao OBZ.

Analise cada área da empresa

Como há diversas áreas dentro da empresa, cada uma segue um planejamento orçamentário e segue protocolos diferentes. 

Depois disso, ainda é preciso levantar o histórico de consumo de cada área.

A partir dessa análise, será possível investir em processos de integração dos departamentos, visando uma gestão empresarial holística das finanças de um negócio.

Faça o desdobramento de estratégias da empresa

Toda estratégia da empresa é baseada em suas metas de curto, médio e longo prazo, por isso o orçamento deve também levar em conta os objetivos da organização. 

Logo, é importantíssimo saber quais são os resultados financeiros que a organização quer ter para alcançar o crescimento que almeja.

Analise as métricas de cada unidade

Quando há metas definidas na empresa, é preciso gerenciá-las, e esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está tendo a partir de KPIs precisos.

Defina o limiar para aplicar o orçamento base zero

Quando se fala em limiar, estamos nos referindo ao custo mínimo que a empresa precisa para desempenhar as suas atividades. 

Os demais gastos são considerados incrementais. Com a aplicação do OBZ, tudo o que for incremental será decidido se é interessante seguir aderindo ou não.

Classifique as despesas fixas de cada unidade orçamentária

Nessa última etapa, é o momento de classificar as despesas fixas de cada setor da empresa. 

Isso será apresentado ao CEO, CFO e aos gerentes da organização conforme o orçamento limiar realizado.

Qual a diferença entre o orçamento base zero e o orçamento tradicional?

De forma resumida e simplificada, o Orçamento Base Zero tem como diferencial a metodologia que leva em consideração um orçamento realista, atual e preciso conforme os objetivos da empresa. 

Por outro lado, o Orçamento Tradicional é baseado em aspectos históricos anteriores e, no mundo ideal da gestão financeira, o interessante é que ambos se complementem para uma maior precisão dos processos de uma empresa.

Orçamento tradicional

Como já se sabe, o orçamento é parte do planejamento financeiro de uma empresa, na qual se tenta prever e mensurar o faturamento e as despesas da organização como um todo, mas também levando em conta os dados específicos de cada departamento e suas possíveis vendas/receitas e gastos em um determinado período.

A maior parte das empresas faz um orçamento se baseando nos anos anteriores, em que se analisa e verifica quais foram os gastos do ano anterior e fazem reajustes para terem uma projeção de seus possíveis gastos.

Orçamento base zero (OBZ)

Em contrapartida, há uma outra maneira de se calcular o orçamento. Ao invés de se basear no período anterior, esse cálculo não levará em consideração nenhuma base prévia, daí o nome “orçamento base zero”.

Nessa metodologia, como vimos, o gestor financeiro deve fazer uma análise e levantar os gastos atuais da empresa, questionando cada um deles e avaliando sua real necessidade. 

É importante que, neste momento, não se tenham projeções, mas sim realidades.

Qual a metodologia de gestão orçamentária ideal para minha empresa?

Além do OBZ, há mais seis tipos de metodologias orçamentárias. 

  • Orçamento Empresarial Estático;
  • Orçamento Empresarial Flexível;
  • Orçamento de Base Histórica (OBH);
  • O Orçamento Empresarial Matricial;
  • O orçamento Budget Forecast (Orçamento Impactado, Orçamento ;Revisado ou Orçamento Ajustado);
  • O Rolling Budget (Rolling Forecast, Moving Budget ou Orçamento Contínuo).
 

Para que você possa escolher a melhor para a sua empresa, é preciso avaliar cada uma delas, analisando e entendendo suas vantagens e desvantagens.

Além disso, é possível combinar o OBZ com outras metodologias, trazendo ainda mais precisão para a sua gestão financeira.

Como a tecnologia traz mais precisão para a sua gestão orçamentária?

Seja qual for o caso, vale a pena considerar o suporte da inovação dentro dos processos de gestão orçamentária de sua empresa.

Com uma plataforma de conciliação de dados como a Dattos, por exemplo, é possível trazer mais assertividade para o Orçamento Base Zero a partir de benefícios como:

Simplificação de processos

Uma plataforma de automação pode ajudar a simplificar o processo de elaboração do orçamento, reduzindo a complexidade e o tempo necessário para a realização de análises detalhadas.

Coleta e análise de dados

É possível também otimizar a coleta e análise dos dados necessários para a elaboração do orçamento, reduzindo a carga de trabalho dos profissionais envolvidos no processo com a automação

Padronização de processos

Ao padronizar o processo de elaboração do orçamento, sua empresa reduz os riscos de erros humanos e melhora a qualidade na gestão dos dados, trazendo mais segurança para a tomada de decisões e podendo direcionar suas equipes para atividades mais estratégicas.

Comparação de resultados

Uma plataforma de automação pode fornecer também dados precisos e confiáveis sobre o desempenho da empresa, permitindo uma comparação minuciosa com períodos anteriores.

Acesso simplificado às informações financeiras

Há também ganhos na simplificação e acesso em tempo real às informações necessárias para a elaboração do orçamento, reduzindo a necessidade de coletar dados manualmente.

Melhoria da colaboração

Finalmente, com o suporte de uma plataforma integrada de conciliação de dados, a colaboração entre as diferentes áreas da empresa se torna mais fluida, permitindo que as informações sejam compartilhadas com mais facilidade e eficiência.

Como dar o primeiro passo para elevar o orçamento base zero?

Em outras palavras: uma plataforma automatizada para a conciliação e reconciliação de dados financeiros eleva a qualidade e o potencial de processos de gestão orçamentária como o Orçamento Base Zero. 

Se você ainda tem dúvidas sobre esses benefícios, não deixe de acessar nosso material exclusivo sobre a importância de uma plataforma de reconciliação de dados para o sucesso de uma empresa e lembre-se: uma gestão financeira eficiente é um primeiro passo para o seu crescimento!

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Felipe Laneri

Especialista Dattos em tecnologia e automação de preparação e análise de dados financeiros.

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