Los errores en hojas de cálculo son más frecuentes de lo que muchos imaginan. Según estudios, el 88% de estos documentos presentan algún tipo de falla, lo que puede comprometer la exactitud de la información e impactar directamente en la toma de decisiones en la empresa. En este artículo, discutiremos maneras eficientes de identificar y prevenir estos errores.
Microsoft Excel facilita cualquier tipo de procesamiento de números. Pero el software de hojas de cálculo más vendido del mundo también contribuyó a la proliferación de una “mala” matemática.
Errores en hojas de cálculo: vea lo que dicen los estudios
Según estudios realizados en 2008, cerca del 88% de las hojas de cálculo presentan errores. “Las hojas de cálculo, incluso después de una planificación cuidadosa, contienen errores en el 1% o más de todas las celdas de fórmulas”, escribe Ray Panko, profesor de gestión de TI de la Universidad de Hawái y autoridad en malas prácticas de hojas de cálculo. “En grandes hojas de cálculo con miles de fórmulas, habrá decenas de errores no detectados”, dijo.
Tales problemas no solo llevan a errores de cálculo en presupuestos familiares o en balances distorsionados en pequeñas empresas, sino que también pueden resultar en decisiones cuestionables para la política fiscal global, como ocurrió en el caso del estudio de economía de Harvard que contenía un error matemático.
Al no incluir algunas celdas de la hoja de cálculo en sus cálculos, el estudio de los economistas Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff exageró al presentar el impacto que las cargas de una determinada deuda tienen en el crecimiento económico de un país.
Vea el video a continuación para explorar no solo los riesgos asociados al uso de Excel en operaciones financieras, sino también descubrir las mejores prácticas para mitigarlos.
El problema es tan generalizado que se han creado algunos grupos dedicados a la resolución de problemas de hojas de cálculo, como el Grupo de Interés Europeo sobre Riesgos en Hojas de Cálculo (EuSpRIG). “No hay duda de que la hoja de cálculo es una herramienta poderosa y esencial para el funcionamiento del mundo moderno”, dijo el presidente del grupo, Patrick O’Beirne.
“Las motosierras también son herramientas muy buenas, ¿pero quién las usaría sin el equipo adecuado?”, dice él. “Las personas no toman medidas para garantizar que su trabajo sea correcto. De hecho, en muchos casos, todo lo que se necesitaría para detectar estos errores es tener, simplemente, una segunda revisión”, completa.
Aunque pocos publican un libro o artículo sin editarlo primero, las hojas de cálculo, a menudo, se usan en formato de borrador, dice O’Beirne.
“La revisión por pares es un procedimiento estándar en las investigaciones académicas y puede ser también la mejor autoprotección para usuarios corporativos de hojas de cálculo”.
Existe una creciente concienciación sobre el problema en los últimos años y ahora hay varios programas de certificación diseñados para garantizar que se sigan las mejores prácticas para evitar errores en hojas de cálculo.
Pero incluso aquellos que no tienen a alguien para verificar sus hojas de cálculo pueden tomar medidas adicionales para minimizar errores, dice O’Beirne. “Técnicamente, el error de Harvard podría haber sido detectado por pruebas simples, como presionar Ctrl + [ en una fórmula para mostrar qué celdas alimentan el total”, dice él. “Existen también muchas herramientas de software, como XLTest, para señalar fallas estructurales”, concluye.
Los errores aritméticos simples pueden ser comunes, pero el uso de hojas de cálculo probablemente continuará como antes, alerta Panko en su artículo. “A pesar de estas evidencias de larga data, la mayoría de las empresas han prestado poca atención a la perspectiva de los graves errores en hojas de cálculo”, dice él.
Uno de los mayores motivos para los errores en hojas de cálculo es el alto volumen de datos que las empresas generan y verifican todos los días. Vea el video a continuación y entienda mejor sobre esto.
¿Cuál es la visión de Dattos sobre las hojas de cálculo?
Con la tecnología contenida en las plataformas de automatización, el 88% de las hojas de cálculo que presentan errores pueden reducirse razonablemente. Los plazos ajustados y los esfuerzos excesivos para encontrar eventuales inconsistencias en los reportes dejarán de existir.
Además, utilizando plataformas de automatización, las organizaciones pueden: reducir los esfuerzos y los riesgos de errores manuales, mejorar los controles internos y redireccionar el enfoque de las tareas hacia el análisis de eventuales errores.
Riesgos con Excel
- Propenso a errores de procesamiento
- Hojas de cálculo lentas
- Difícil supervisión de tareas
- Riesgos de gobernanza y cumplimiento
- Complejo para tareas en equipo
Beneficios con la automatización
- Reglas estandarizadas y transparentes
- Garantía de calidad de la información
- Procesos automatizados y rápidos
- Gestión integrada de tareas
- Fácil y práctico para grandes equipos
Por Jeremy Olshan, editor do MarketWatch
Traduzido por Aline Bresciani
