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Grupo Veneza: conciliação automatizada de 80% da operação financeira do CSC

Descubra como a empresa zerou, em um ano, o banco de 2.600 horas extras dos profissionais do departamento financeiro

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Sobre o Grupo Veneza

O Grupo Veneza é uma empresa varejista com mais de 1.300 colaboradores espalhados por 11 estados do Brasil. A organização atua como concessionária de máquinas e equipamentos para os ramos de pavimentação, agrícola, caminhões, ônibus e automóveis leves.

A empresa, que começou como um negócio familiar, teve um forte crescimentos nos últimos anos, e hoje tem sua estrutura de Centro de Serviços Compartilhados (CSC) certificada pela instituição Great Place To Work (GPTW), atuando de forma cada vez mais profissional e com total segurança dos dados.

A jornada do CSC

O CSC do Grupo Veneza começou a ser estruturado em 2019, através da unificação de duas estruturas administrativas existentes em Recife e Natal, em decorrência da necessidade dos acionistas obterem maior sinergia e reduzir despesas. Desde então, a área já conta com 100 colaboradores, e é responsável pela administração da operação de 59 CNPJs, entre matrizes e filiais.

Segundo Marcello Rocha, Diretor do CSC do Grupo Veneza, praticamente metade desta força de trabalho atua exclusivamente nas atividades transacionais relacionadas ao financeiro, como: contas a pagar, contas a receber, análise de crédito, cobrança, fluxo de caixa, contabilidade, fiscal, jurídico, TI e compras indiretas.

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O objetivo do cliente

O objetivo do cliente ao buscar a Dattos foi o de automatizar, organizar e profissionalizar o processo financeiro das empresas do Grupo Veneza por meio da gestão eficiente do seu CSC. Afinal, no início da operação, ainda se via muitos processos sendo executados em papel, e-mail e planilhas, sem procedimentos claros, padronização ou critérios de qualidade da informação. 

Com o crescimento acelerado das empresas, o processo de conciliação financeira se tornou um grande desafio, devido ao grande volume de trabalho manual, além de retrabalhos e divergências em conciliações.  

“Precisávamos ter governança e registros de qualidade, ter visibilidade para garantir que tudo que aconteceu nas contas estivesse 100% correto e refletido na contabilidade da empresa. Mas a realidade era que, mesmo com todos os esforços e planilhas manuais neste processo, sempre tínhamos um volume de pendências, reconciliações e retrabalhos relevantes”, explica Marcello.

O início da mudança

Com essa necessidade em mente, o Grupo Veneza passou a buscar por ferramentas e caminhos que poderiam apoiá-los. O primeiro passo foi implementar uma grande transformação na mentalidade e cultura da equipe, para que passassem a entender melhor a importância de entregar dados corretos e no prazo.

Em paralelo à mudança cultural, a empresa recorreu também a ferramentas tecnológicas que pudessem apoiar nas diferentes rotinas do CSC, e foi aí que encontraram a Dattos. Marcello entende que a tecnologia é fundamental, e que departamentos financeiros que não se atualizarem neste sentido, vão ficar para trás. 

“Nosso lema passou a ser: investir em tecnologia e otimizar as rotinas para escalarmos de forma inteligente, com processos automatizados e transações integradas”, enfatiza.

Os desafios

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Sobrecarga da equipe com horas extras

Os times financeiros tinham mais de 2.600 horas extras no banco devido à grande demanda de atividades manuais a serem realizadas em prazos apertados.

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Consistência dos dados


Muito esforço manual, planilhas, energia e, mesmo assim, ainda não era atingido 100% da qualidade e da governança necessárias no processo.

 
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Alto volume de transações processadas

 Mais de 400 mil linhas a serem processadas manualmente por mês na administração de 148 contas contábeis associadas a 58 CNPJs.

 

Nossa solução

Antes da Dattos, a operação via Excel foi o caminho escolhido pelo Grupo Veneza para regularizar as conciliações. No entanto, somente com as planilhas não foi possível obter o resultado esperado porque o volume de transações era muito alto.

A nossa tecnologia é otimizada para não ser necessário o suporte de uma estrutura de TI ou conhecimentos em programação, a implantação se tornava muito mais facilitada, e este foi um fator decisivo para a opção da Veneza pela Dattos.

Assim, com os processos de conciliação automatizada e com a governança trazidos pela plataforma Dattos, a equipe de CSC do Grupo Veneza reduziu suas conciliações diárias a 48 horas, aplicando, na prática, a estratégia de Continuous Accounting.

“Todos os dias, fazemos um fechamento do período anterior para todas as empresas. Ou seja, são muitas pessoas envolvidas diariamente em uma operação que precisa estar padronizada e sistematizada. Com a Dattos, tivemos um grande ganho de produtividade e conseguimos entregar os dados do financeiro para a contabilidade a cada 2 dias. Temos muito mais consistência, acuracidade, qualidade nos dados, além de uma equipe enxuta e mais qualificada”, afirma Marcello.

Hoje, do total de 408.045 linhas de extrato e ERP, 336.734 são conciliadas automaticamente com o Dattos, correspondendo a um percentual de 80% de toda a operação financeira do CSC.

Os próximos passos na evolução do CSC do Grupo Veneza são seguir com esta forte visão de digitalização e buscar novas soluções que possam tornar a jornada do CSC mais simples e escalável com a tecnologia disponível.

 

Processos do CSC automatizados pela Dattos

Os resultados

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Conciliação automatizada de 80% das linhas de extrato e ERP

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Mais de 140 contas contábeis conciliadas automaticamente

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Redução de 2.600 horas extras, zerando o banco do financeiro

A Dattos transformou a qualidade de vida do financeiro. O time reconheceu o valor porque tinham que fazer mutirões e horas extras para fechar as contas no prazo, e hoje trabalham com muito mais qualidade e otimização de tempo. O dia a dia ficou mais equilibrado, os colaboradores têm mais qualidade de vida e são mais felizes,
celebra Marcello.

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