O dobro de reconciliações, a mesma equipe: como a Omnicom escalou seu CSC com a Dattos

Sobre a Omnicom

A Omnicom é um dos maiores grupos globais de comunicação, publicidade e marketing, com diversas agências e operações ao redor do mundo. No Brasil, o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) concentra processos financeiros de diferentes empresas do grupo, contribuindo para a padronização, o controle e a eficiência operacional.

Contexto e objetivo

Com a expansão do CSC, novas agências passaram a integrar a operação e o volume mensal saiu de aproximadamente 500–600 para 1.200–1.300 reconciliações contábeis.

Ao mesmo tempo, a operação ficou mais complexa, porque passou a reunir diferentes ERPs, planos de contas e formatos de documentação dentro de uma estrutura que precisava manter os mesmos níveis de controle e governança.

O objetivo era absorver esse crescimento sem ampliar a equipe responsável pelas reconciliações e sem perder precisão, rastreabilidade ou segurança.

Desafios

Reunir reconciliações de agências com diferentes ERPs e planos de contas

Padronizar processos realizados em Excel, PDF e outros formatos de documentação

Manter as evidências acessíveis para auditorias trimestrais

Segregar os acessos entre as diferentes empresas do grupo

Absorver a entrada de novas agências e o aumento do volume sem ampliar o headcount

Controlar três níveis de revisão e aprovação nas reconciliações

Atender às exigências de SOX, compliance e segurança

A solução

Com a Dattos, a Omnicom reuniu as reconciliações das diferentes agências em uma única ferramenta, mesmo com a presença de múltiplos ERPs, planos de contas e formatos de documentação.

A centralização permitiu harmonizar o processo e manter os mesmos critérios de controle e precisão entre as empresas do grupo. Dessa forma, o CSC passou a atender um volume mensal de até 1.300 reconciliações sem aumentar a equipe.

A gestão também ganhou visibilidade sobre o andamento do processo. Atualmente, de três a quatro dias antes do último dia útil, já é possível ter uma boa visão das reconciliações concluídas.

Auditoria, compliance e segurança

Antes da Dattos, parte das reconciliações era salva em PDF e assinada manualmente. Nesse modelo, uma reconciliação podia ser realizada sem que sua aprovação ficasse devidamente registrada ou pudesse ser localizada posteriormente.

Com a Dattos, a Omnicom passou a acompanhar todo o processo de aprovação, centralizar a documentação e acessar as evidências durante as auditorias.

A solução passou pelos crivos da auditoria interna da Omnicom e de uma Big Four, atendendo aos requisitos de controle, compliance e segurança da operação.

A estrutura de permissões também permite segregar os acessos por empresa, perfil e responsabilidade. Assim, uma agência não visualiza os dados de outra, enquanto os auditores recebem acesso somente à empresa que estão analisando.

“Eu consigo segregar por empresa, por perfil, quem é aprovador, quem não é. Uma agência não pode enxergar os dados de outra e eu tenho que liberar acesso de consulta até para auditor. A gente consegue fazer isso muito bem na ferramenta.”

Ângela Di Tomaso
Gerente de Projetos de TI na Omnicom

Resultados

Além do ganho operacional, houve avanço estrutural em governança:

Cerca de 117% de aumento no volume mensal de reconciliações, considerando o recorte de 600 para 1.300, com a mesma equipe responsável

De três a quatro dias antes do último dia útil, a gestão já consegue ter uma boa visão das reconciliações concluídas

Apenas dois ou três casos relacionados à composição de saldos em um universo de aproximadamente 1.200 reconciliações

A solução passou pelos crivos da auditoria interna da Omnicom e de uma Big Four, atendendo aos requisitos de controle, compliance e segurança

Conclusão

A Omnicom conseguiu absorver o crescimento do CSC sem ampliar a equipe responsável pela operação, mesmo com a entrada de novas agências, sistemas e processos.

O resultado foi uma operação preparada para crescer sem perder eficiência, controle e governança.

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“Estamos muito seguros da decisão que tomamos ao escolher a Dattos. Hoje, a plataforma se tornou indispensável para nossa operação. Sem ela, provavelmente precisaríamos ampliar a equipe para manter o mesmo nível de eficiência e controle.”