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PUC-RS: 90% menos tempo utilizando processos de conciliações automatizados

Como a instituição reduziu um volume significativo de horas mensais de trabalho manual do time contábil

Sobre a PUC-RS

A Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUC-RS) é uma das mais tradicionais instituições privadas de ensino superior do Brasil, com mais de 75 anos de história na educação do país. A universidade oferta 59 cursos de graduação presenciais, além de 10 opções de cursos online, 22 de mestrado e doutorado e centenas de especializações.

No total, são mais de 40 mil alunos ativos, e 170 mil profissionais já formados pela instituição. A equipe conta com 2850 professores e técnicos administrativos, além de 2456 funcionários na operação do Hospital São Lucas, também mantido pela PUC-RS.

A equipe de Contabilidade da PUC-RS tem, ao todo, 20 pessoas, das quais 10 estão envolvidas nos processos de conciliação de contas contábil, fiscal, de patrimônio, prestação de contas etc.

O objetivo do cliente

Vista a ampla atuação da empresa nos mercados de educação e saúde, fica fácil imaginar o volume de informações que essa organização precisa processar nas suas operações financeiras e contábeis. Isso sem falar nos processos de recursos humanos, considerando folha de pagamento e benefícios dos mais de 5 mil colaboradores.

Tudo isso gerava um grande trabalho manual para os profissionais responsáveis pelas conciliações, cruzando 15 mil linhas de um arquivo com outras 15 mil linhas de outro, por exemplo, para realizar uma conciliação de contas a receber.

A contabilidade é o ponto central de informação da empresa, quanto mais agilidade tiver para entregar os números, mais demandas vai conseguir atender, e mais assertividade vai ter no processo. Sendo assim, o que a PUC-RS buscava quando entrou em contato com a Dattos era automatizar o maior número de processos possíveis para ganhar agilidade e segurança na qualificação das informações para tomada de decisão.

Os desafios
trabalho manual

Trabalho manual

As conciliações eram feitas manualmente por meio de planilhas, resultando em muitas horas operacionais da equipe validando colunas, e pouco tempo para análises mais estratégicas das pendências.

prazo apertado

Prazos apertados

Quanto mais demandas operacionais, menos a equipe contábil conseguia se dedicar à análise das divergências, resultando em uma entrega aquém do desejado no fim do mês.

agilidade na entrega

Agilidade das entregas

Mesmo com o alto volume de dados a serem analisados na rotina da contabilidade, era necessário encurtar os prazos de conciliações e análises e do fornecimento de informações precisas para a tomada de decisões.

Nossa solução

Com a implantação do módulo de Gestão de Conciliações da Dattos, a PUC-RS conseguiu automatizar uma série de processos de conciliação e economizar muitas horas operacionais no mês. A redução ficou em torno de 220 horas a menos gastas pela equipe contábil nesses processos, culminando em conciliações 90% mais rápidas.

A tecnologia facilita e automatiza o processo de cruzamento de informações da PUC-RS apresentando as pendências diretamente na tela, sem que os analistas precisem passar horas procurando por elas. 

Com isso, o tamanho das planilhas de análise de divergências foi reduzido, pois todas as linhas conciliadas são excluídas dessa análise, restando somente as pendências. Agora, a PUC-RS consegue identificar as divergências com mais agilidade e encontrar soluções para os problemas que, com os processos manuais, não eram possíveis.

Além disso, os profissionais percebem maior segurança nas informações por estarem armazenadas em nuvem e não serem mais tratadas manualmente. Afinal, o Dattos registra um histórico de todas as atividades realizadas, contribuindo para a rastreabilidade dos processos.

Processos gerenciados pela tecnologia Dattos
Próximos processos a serem implantados:

Os resultados

processos

90% menos tempo com processos de conciliações implantados

agilidade na entrega

Redução de 220 horas de trabalho manual da equipe contábil

gestao automatizada (1)

Média de 30 a 60 mil linhas conciliadas automaticamente por mês

Com a palavra, a PUC-RS
O Dattos trouxe agilidade para a nossa rotina. Agora, conseguimos parar de correr atrás da máquina e começar a focar mais na análise  e resolução das pendências . Em um dos processos implantados, deixamos  de gastar uma semana e meia nas conciliações para fazer tudo em um único dia. Também já estamos pensando nos próximos processos que queremos implantar no Dattos, porque o objetivo é que todos os processos da PUC-RS, ou pelo menos a sua maioria, estejam automatizados com Dattos.,
Débora dos Santos - Analista Contábil
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