Hojas de cálculo de gestión financiera: ¿su empresa aún las usa? El banco británico Standard Chartered PLC recibió una multa altísima del principal regulador bancario del Reino Unido después – vea usted – de un error en una hoja de cálculo.
La Autoridad Reguladora del Banco de Inglaterra – Prudential Regulatory Authority (en este texto usaremos las siglas P.R.A.) impuso una multa de 46,6 millones de libras (61 millones de dólares) al Banco Standard Chartered por cinco errores de informe entre marzo de 2018 y mayo de 2019, de acuerdo con el comunicado.
La P.R.A. dijo que un error en una única celda de la hoja de cálculo del Monitor de Métrica de Liquidez resultó en que el banco violara el límite de financiación esperado por el regulador.
El problema fue descubierto a finales de noviembre de 2018, pero la P.R.A. solo fue informada en abril de 2019, incluso con los empleados del equipo de mercados de tesorería de Standard Chartered realizando reuniones quincenales con empleados de la P.R.A. durante todo ese período.
“Esperamos que las empresas nos notifiquen prontamente sobre cualquier problema con sus informes, lo que Standard Chartered no hizo en este caso”, dijo Sam Woods, director ejecutivo de la P.R.A.
“Los sistemas, controles y supervisión de Standard Chartered quedaron significativamente por debajo de los estándares que esperamos de un banco importante, y eso se refleja en el tamaño de la multa en este caso”, concluyó.
Hojas de cálculo de gestión financiera: sepa por qué es necesario dejar de usarlas
Los equipos contables de grandes empresas están familiarizados con los dolores de la conciliación de los datos financieros – durante el cierre contable – que pueden venir de diferentes fuentes, en diferentes formatos y de diversos departamentos.
Los datos que llegan al equipo contable raramente son fáciles de identificar y comparar, generalmente están desordenados y sin correspondencia. Y es después de recibir estas informaciones confusas que los equipos contables utilizan su herramienta favorita: las hojas de cálculo.
Como vimos en el caso del Banco Standard Chartered PLC, las hojas de cálculo pueden ser grandes enemigas de la verdadera gestión financiera.
Las grandes empresas no combinan con hojas de cálculo
Las hojas de cálculo han sido la columna vertebral de los equipos contables en grandes empresas durante mucho tiempo, incluso con toda la tecnología disponible hoy en el mercado.
Hubo también, en las últimas décadas, un gran cambio en los informes internos y externos de las grandes empresas, así como el aumento de la complejidad en la estructura organizacional y en muchos casos la globalización de estas organizaciones.
Con todo este escenario de cambios, los equipos contables pasaron a ser estratégicamente fundamentales dentro de las organizaciones y la utilización de hojas de cálculo como “columna vertebral” se volvió altamente problemática.
Las grandes empresas se encuentran enterradas en una montaña de hojas de cálculo e invirtiendo una cantidad excesiva de recursos humanos para mantener un proceso totalmente manual y sujeto a manipulaciones y errores, volviendo los datos contables y financieros inseguros y dentro de un proceso descentralizado y con los días contados para colapsar.
Vea, en el video a continuación, si las grandes empresas realmente necesitan adherirse a la transformación digital.
Casi el 90% de todas las hojas de cálculo contienen errores
En una investigación realizada por el profesor Ray Panko – profesor de Tecnología de la Información de la Universidad de Hawái en Estados Unidos – se identificó que el 88% de todas las hojas de cálculo contienen errores del 1% o más de todas las celdas con fórmula.
Es decir, en grandes hojas de cálculo con miles de fórmulas habrá decenas de errores no detectados por humanos que pueden causar grandes conflictos y problemas, principalmente si se usan para fines profesionales y financieros.
No hay dudas de que las hojas de cálculo son herramientas ágiles, útiles y poderosas. Pero su utilización, principalmente en el medio profesional, se realiza de manera que posibilita errores y manipulaciones y eso puede ser fatal para una gran empresa.
Además de que la estadística lucha contra el uso de hojas de cálculo, existen otros factores que avisan: contador, huya de las hojas de cálculo y reinvéntese.
Las hojas de cálculo de gestión financiera impiden la identificación de mejoras
Por naturaleza, las hojas de cálculo no nacieron para ser una herramienta colaborativa y que da visibilidad al flujo de trabajo que se está realizando. Utilizando hojas de cálculo no existe la posibilidad de que los gestores verifiquen el avance actual de los procesos de los equipos contables y el trabajo en conjunto es imposible de realizar.
Una actividad de cierre contable, por ejemplo, que puede ser ejecutada por diferentes integrantes de un equipo, a través de hojas de cálculo no puede realizarse de manera eficiente. Sin historial y sin una visión de gestión de tareas, es imposible seguir el flujo de trabajo tanto para gestores, directores, auditores e incluso colegas que podrían colaborar con este proceso.
Pero esto no significa que las hojas de cálculo no sean herramientas “buenas”, sino que no nacieron para el alcance actual de los equipos contables.
Con las hojas de cálculo, no existen procesos estructurados
Cuando un equipo contable – de una gran empresa – opta o mantiene el uso de hojas de cálculo como parte de su rutina, la falta de historial y trazabilidad del flujo de trabajo puede convertirse en un problema complejo y un dolor de cabeza inestimable.
La falta de trazabilidad de los materiales contables y financieros de apoyo puede convertirse en un riesgo para la validación del proceso hecho por los gestores, por los controllers y también por la auditoría. Y, además, la ausencia del control financiero en el mundo empresarial puede ser fatal para decretar el éxito de una empresa.
Perjudican la productividad
El tiempo gastado comparando versiones, reuniones de intercambio, verificación, reinserción de datos, entre otras actividades realizadas por equipos contables que podrían ser automatizadas, es un costo muy alto para grandes empresas.
En vez de dirigir recursos a actividades que impulsan el negocio, volviendo a los equipos contables más estratégicos, el tiempo valioso de estos profesionales se consume gestionando datos en hojas de cálculo extensas y sujetas a errores, en lugar de estar usándolo para el análisis crítico y sugerencia de caminos para los negocios.
Además, el uso de hojas de cálculo por los equipos contables causa una grave acción en los días de hoy: la falta de escalabilidad.
Las hojas de cálculo de gestión financiera no logran lidiar con el crecimiento de una organización de la manera que el negocio necesita. Poseen limitaciones técnicas de cuentas, usuarios, líneas, columnas, fórmulas, entre otras funcionalidades.
Cuando miramos por el prisma financiero de una organización, el alto volumen de datos financieros y contables a ser verificados a través de hojas de cálculo se convierte en un riesgo inminente. Y esta limitación técnica limita el crecimiento en escala de la productividad de los equipos contables.
Abandone las hojas de cálculo y transforme su equipo contable
Las hojas de cálculo fueron creadas para ser herramientas multifuncionales. Sin embargo, como se trata de una herramienta generalista – que no entiende la especificidad de su negocio – principalmente para rutinas de los equipos contables, significa que su rendimiento es mucho peor que las herramientas específicas para este tipo de trabajo.
Cuando miramos las actividades de los equipos contables de grandes empresas, automatizar el proceso de cierre contable debe ser una acción a considerar. A través de una plataforma de gestión de rutinas de cierre y conciliación de datos contables es donde su éxito y el éxito de su empresa pueden estar.
Dejar pasar esta transformación digital y no tomarla como diferencial de su empresa puede ser el detonante: competidores que utilizan plataformas de gestión de rutinas de cierre contable disminuyen el tiempo de cierre en hasta un 78%, volviendo a los equipos más asertivos, estratégicos y con tiempo para hacer lo que realmente importa para grandes empresas: pensar en soluciones de crecimiento.
Transformar los procesos – hoy manuales – de los equipos contables de grandes empresas puede parecer un desafío, pero es esencial optar por herramientas de gestión de rutinas de cierre.
La plataforma Dattos nació para integrar personas, departamentos y datos con el objetivo de optimizar los procesos financieros de grandes empresas, volviendo así a los equipos contables, fiscales y financieros más ágiles, estratégicos y confiados para tomar decisiones asertivas buscando, siempre, el crecimiento del negocio.
Fuente: Bloomberg
