O fechamento contábil é um processo crucial para todas as empresas, pois envolve a verificação e registro de todas as transações financeiras. Nesse momento, a precisão é fundamental.
No entanto, muitas vezes, sua elaboração é cheia de desafios, principalmente nas grandes empresas. Isso ocorre devido ao grande volume de dados a serem analisados.
Este guia mostra como fazer um fechamento contábil correto, seguro e eficaz. Vamos ensinar as melhores maneiras de analisar as finanças de forma simples e sem erros.
Por isso, vamos passar por todas as etapas do fechamento contábil. Assim, sua empresa terá total controle sobre as informações de finanças, trabalho, contabilidade e impostos. Acompanhe!
Fechamento contábil: o que é?
O fechamento contábil é uma etapa fundamental na gestão financeira de qualquer empresa. Basicamente, é o processo onde todas as transações financeiras realizadas em um determinado período são analisadas, verificadas e registradas no sistema contábil da empresa.
Esse procedimento é essencial para manter as contas da empresa organizadas e atualizadas. Além disso, através dele é possível obter informações precisas sobre a situação financeira do negócio, como lucros, perdas, ativos, passivos, entre outros.
Entender e aplicar corretamente o fechamento contábil é crucial para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade da empresa a longo prazo. Ele permite identificar problemas, oportunidades e, principalmente, tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos.
Por que ele é tão importante?
A importância do fechamento contábil é enorme para qualquer empresa. Ele serve como uma espécie de “check-up” das finanças. É como uma avaliação da saúde financeira do negócio.
Fazendo o fechamento contábil corretamente, a empresa consegue visualizar claramente suas receitas, despesas, ativos e passivos. Isso é essencial para uma boa gestão financeira bem como para tomadas de decisões mais assertivas.
Além disso, o fechamento contábil permite a identificação de possíveis problemas financeiros. Com isso, é possível agir rapidamente para corrigir qualquer erro ou inconsistência. Também permite acompanhar em tempo real as mudanças patrimoniais que resultaram dos eventos em determinado período.
Além da sua relevância para as empresas e organizações contábeis, o fechamento contábil também representa uma fonte valiosa de indicadores estratégicos para o negócio do cliente. Portanto, ele proporciona visibilidade para:
- Identificar problemas ou erros financeiros, contábeis e fiscais;
- Realizar os ajustes necessários e definir projeções financeiras para os próximos períodos;
- Orientar estratégias e tomadas de decisão;
- Compreender a verdadeira situação financeira da empresa em cada departamento;
- Estabelecer políticas de governança corporativa e conformidade fiscal.
Para isso, é fundamental que o fechamento possa ser acompanhado em tempo real em um único lugar. Assista ao vídeo abaixo e entenda como isso pode ser feito.
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Quando o fechamento contábil deve ser feito?
Normalmente, o fechamento contábil é feito anualmente, na data de 31 de dezembro. Mas também são feitos fechamentos mensais para o controle e pagamento de impostos. Também pode ser feita em trimestres, como normalmente ocorre com empresas enquadradas no Lucro Real.
No entanto, o mundo dos negócios está mudando. Agora, existem maneiras mais eficientes de fazer a gestão financeira, permitindo acompanhar os dados contábeis o tempo todo.
Um exemplo é o método do continuous accounting. Com ele, a equipe faz o trabalho ao longo de todo o ciclo contábil. Assim, os dados fiscais são analisados com frequência. Dessa forma, o trabalho não fica concentrado em um único fechamento.
A seguir, entenda melhor sobre os períodos de elaboração do fechamento contábil.
Fechamento contábil mensal
Essa é uma prática essencial para manter as finanças da empresa em dia. Nele, todas as transações feitas no mês são revisadas e registradas. Isso inclui vendas, compras, pagamentos de salários e impostos. Dessa forma, a empresa tem maior controle de suas contas e toma decisões mais informadas.
Fechamento de quarters, trimestrais e semestrais
Algumas empresas precisam fazer o fechamento contábil trimestral ou semestral. Isso pode ser exigido por lei, como no caso de bancos, ou por uma necessidade interna.
Essa prática é comum em filiais de empresas estrangeiras. Elas fazem isso quando são compradas, recebem investimentos ou precisam se alinhar com o grupo financeiro da matriz.
Fechamento contábil anual
O fechamento contábil anual é uma revisão completa das finanças da empresa, feita no final de cada ano. Ele inclui todas as transações financeiras, bem como a verificação de ativos e passivos a longo prazo.
Este processo é vital para a preparação do balanço patrimonial e outras demonstrações financeiras anuais. Além disso, oferece uma visão ampla da saúde financeira da empresa, permitindo uma melhor tomada de decisões estratégicas.
Dica Dattos: o melhor é que as empresas façam o fechamento contábil todo mês ou continuamente. Assim, elas podem ver a situação financeira mês a mês. Isso também ajuda a preparar o terreno para o fechamento contábil anual.
Quais são os erros mais comuns no fechamento contábil?
Como já comentamos, o fechamento é um processo cheio de desafios e que requer precisão contábil. A seguir, descubra quais os erros mais cometidos durante a sua elaboração e saiba como evitá-los:
- Falta de organização: muitas empresas não organizam adequadamente suas informações financeiras. Isso pode levar a erros no fechamento contábil;
- Não registrar todas as transações: todas as transações financeiras devem ser registradas. Se alguma for esquecida, o balanço final não será preciso;
- Erros de cálculo: erros simples de cálculo podem causar grandes problemas no fechamento contábil;
- Não considerar datas de transações: é crucial registrar as transações nas datas corretas para evitar problemas no fluxo de caixa;
- Não fazer o fechamento regularmente: deixar de fazer o fechamento contábil mensal pode levar a uma sobrecarga de trabalho no fechamento anual;
- Desconhecimento da legislação: as leis fiscais e contábeis mudam regularmente. Se a empresa não acompanha essas mudanças, pode cometer erros;
- Não utilizar a tecnologia: plataformas de contabilidade podem automatizar muitos processos e evitar erros humanos. Ignorá-los pode levar a erros desnecessários.
Aliás, grande parte dos erros acontece porque o processo ainda é feito através de planilhas. Quer descobrir por que elas são as piores ferramentas para o seu fechamento contábil? Então, clique no botão abaixo para fazer o download gratuito do nosso e-book sobre o tema!
Além disso, também é importante que você saiba como transformar seus processos de gestão e fechamento contábil, evitando os erros que citamos. Por isso, não deixe de assistir ao vídeo abaixo.
Quais são os impactos das inconsistências financeiras no fechamento contábil?
Um estudo da Fundação Getúlio Vargas apontou que quase 90% das empresas brasileiras têm algum problema fiscal, que coloca em risco seus negócios. Os principais riscos são:
- Relatórios inexatos: as inconsistências financeiras podem levar a relatórios financeiros imprecisos, o que pode afetar a tomada de decisões;
- Problemas fiscais: inconsistências podem levar a problemas com as autoridades fiscais, resultando em multas e penalidades;
- Confiança reduzida: se stakeholders, como investidores e bancos, percebem inconsistências, a confiança na gestão da empresa pode ser afetada;
- Decisões equivocadas: tomar decisões com base em dados financeiros imprecisos pode levar a estratégias erradas;
- Perda de tempo e recursos: corrigir inconsistências financeiras após o fechamento contábil pode consumir tempo e recursos significativos;
- Dificuldade de planejamento: com dados financeiros imprecisos, a gestão de projetos e o planejamento estratégico e financeiro se torna um desafio.
Checklist: como fazer um fechamento contábil sem erros?
Para obter um fechamento contábil perfeito, seguro e assertivo, apresentamos um checklist de ações. Seguindo o passo a passo abaixo, o processo será feito de forma precisa. Acompanhe!
1. Organize a documentação necessária
Para um fechamento contábil perfeito, é importante organizar bem os documentos. Veja o que considerar:
- Movimentação trabalhista: junte todas as guias de impostos da folha de pagamento, INSS e FGTS;
- Recibos de pagamentos: organize os recibos de salários, férias e outros benefícios. Inclua também recibos de autônomos ou cooperados;
- Movimentação fiscal: reúna as notas fiscais de serviços prestados, produtos comprados ou vendidos;
- Comprovantes de tributos: confira se tem comprovantes de todos os tributos pagos;
- Movimentação financeira: junte todos os comprovantes de gastos e rendimentos, como extratos de cartões de crédito e empréstimos;
- Controle de estoque: se tiver estoque, mantenha os controles atualizados. Não esqueça do livro de inventário.
2. Faça o somatório das operações do fechamento contábil
Um passo chave no fechamento contábil é somar as operações usando o método das partidas dobradas. Isso é crucial para comparar e confirmar tudo. Para começar, você precisa olhar os valores debitados e creditados. A soma dos débitos deve ser igual à dos créditos.
Essa checagem detalhada é muito importante, pois permite encontrar e corrigir erros nas transações contábeis. Ao fazer os débitos e créditos baterem, você garante um fechamento contábil preciso.
Então, quando for somar as operações, lembre-se das partidas dobradas. Verifique bem os valores debitados e creditados para garantir que os registros contábeis estejam corretos.
3. Realize o provisionamento de operações
Outro ponto importante é fazer provisões para operações conhecidas, mas que ainda não foram finalizadas.
Muitos profissionais esquecem disso, principalmente nos fechamentos mensais. Isso pode causar problemas que afetam o cálculo dos impostos IRPJ e CSLL. Fazer as provisões corretas é essencial para uma análise precisa das contas. Ao antecipar possíveis gastos, você se prepara para possíveis impactos financeiros e tributários.
Então, ao fazer o fechamento contábil, veja se há operações que precisam de provisões. Avalie as informações e faça o que for necessário para registrar essas obrigações, evitando surpresas. Lembre-se: fazer provisões corretas ajuda a ter contas transparentes e uma gestão financeira mais precisa e estratégica.
4. Siga um checklist para um fechamento contábil preciso
Para evitar erros, é preciso seguir passos importantes, como:
- Diga quem vai coletar as informações de cada área, com datas e prazos claros;
- Organize todos os documentos para o fechamento contábil;
- Verifique as amortizações e depreciações, garantindo que estão corretas;
- Melhore o controle de estoque, olhando bem todas as entradas e saídas;
- Controle bem as provisões, gerenciando reservas e baixas de acordo com a política da empresa;
- Use tecnologia, como um software seguro, para fazer cálculos rápidos e precisos;
- Faça uma conciliação contábil completa, incluindo faturamento, fluxo de caixa, impostos, folha de pagamento, escrituração e controle de estoque;
- Confira tudo, garantindo que não há registros não identificados ou inconsistentes;
- Veja se há contas vencidas a pagar ou receber, fazendo uma análise financeira completa;
- Planeje as despesas do próximo mês, registrando corretamente as despesas antecipadas;
- Compare os relatórios finais com períodos anteriores, procurando tendências, variações e áreas para melhorar;
- Compartilhe os resultados e o que aprendeu com todos os envolvidos, incluindo gestores e outros colaboradores.
Por falar em checklist, nós temos um completo para evitar erros em seu fechamento contábil. Não deixe de conferir nosso e-book!
Como você viu, o fechamento envolve um grande número de dados e detalhes. Mas há uma forma eficiente de ganhar mais tempo e ter mais assertividade. Assista ao vídeo abaixo e descubra!
Por que a automação é indispensável para um fechamento contábil preciso?
A automação é indispensável para um fechamento contábil preciso por várias razões. Primeiro, ela reduz erros. Com a automação, diminuímos a chance de erros humanos nos cálculos e registros.
Segundo, ela poupa tempo. Processos automatizados fazem em segundos o que levaríamos horas para fazer manualmente. Terceiro, a automação ajuda a manter a consistência dos dados. Com ela, todos os registros seguem o mesmo padrão, o que torna a análise mais fácil.
Por último, a automação oferece relatórios e análises em tempo real. Isso permite tomar decisões rápidas baseadas em informações atualizadas.
Aliás, investir em automação nas rotinas de fechamento traz uma série de benefícios para a sua empresa. Faça o download gratuito do nosso e-book e confira quais são eles:
A Dattos possui uma solução contábil para fechamento, você sabia?
Nossas soluções são projetadas para impulsionar a produtividade dos times contábeis, proporcionando uma visão abrangente do processo de fechamento contábil. Com a plataforma Dattos, você pode:
- Acompanhar o progresso do seu fechamento contábil com total visibilidade;
- Automatizar a busca de informações do balancete no seu ERP, permitindo que você visualize um resumo das conciliações e diferenças em uma única tela;
- Utilizar uma interface intuitiva e de fácil utilização para armazenar a documentação de suporte do fechamento e realizar as composições de saldo;
- Obter uma visão consolidada dos grupos de contas, organizados por negócios ou empresas/filiais. Assim, é possível visualizar a situação financeira atual e identificar diferenças de valores.
Ou seja, com a nossa plataforma, seu time operacional vira estratégico. Isso otimiza o fechamento contábil e destaca o time financeiro. Assim, a empresa cresce de forma segura e sustentável.
Portanto, um fechamento contábil bem feito é crucial para o sucesso da empresa. Evite erros, cumpra os prazos e use automação. Assim, você terá um controle financeiro eficaz e garantirá o crescimento sustentável do seu negócio.
Quer saber como fazer um fechamento mensal sem erros? Então, não deixe de conferir o modelo que preparamos para você!
