Contas a pagar refere-se ao dinheiro que a empresa deve aos fornecedores e demais credores, como funcionários, licenças, entre outros. E em meio ao emaranhado financeiro que constitui a gestão de uma grande empresa, essa área é crucial.
Afinal, ela é a responsável por manter a saúde financeira e garantir a continuidade dos negócios. Nesse contexto, surge a estratégia da conciliação de contas, adotada por muitas organizações. Porém, fazer uma conciliação correta requer o conhecimento e aplicação de certas práticas essenciais.
A seguir, você vai entender tudo sobre contas a pagar e vai conferir as melhores dicas para fazer a conciliação. Acompanhe!
Contas a pagar: o que é?
Contas a pagar são obrigações financeiras que uma empresa deve quitar em um determinado prazo. Ou seja, são todos os pagamentos que a empresa deve fazer, por exemplo:
- Fornecedores;
- Salários e benefícios dos funcionários;
- Contas de energia, água e internet;
- Aluguéis;
- Licenças e recursos digitais;
- Ações de marketing;
- Impostos e taxas governamentais;
- Despesas com manutenção e reparos;
- Aquisição de novos equipamentos.
Em comum, todos esses compromissos geram um custo à empresa. Porém, no caso das grandes corporações, há um volume imenso de dados, dificultando o controle.
Por esse motivo, é indispensável adotar o uso de um software específico. Além de automatizar os registros, tornando o processo mais rápido, também evita atrasos e reduz os erros.
Qual a importância de uma boa gestão das contas a pagar?
Um controle eficiente das contas a pagar é extremamente importante para um negócio. A seguir, confira os principais motivos.
Fluxo de caixa
As contas a pagar têm um impacto direto no fluxo de caixa, que é basicamente a quantidade de dinheiro que entra e sai da empresa. Assim, o controle dessas contas garante que o negócio sempre terá dinheiro suficiente para cobrir as despesas.
Relacionamento com fornecedores
Ao pagar as contas em dia, cria-se um bom relacionamento com os fornecedores. Isso pode levar a melhores condições de pagamento no futuro, como prazos mais longos ou até descontos.
Reputação
A má gestão das contas a pagar prejudica a imagem da empresa. Afinal, quando há atrasos nos pagamentos dos fornecedores, por exemplo, dificilmente voltarão a querer fazer negócio. Também pode haver aumento da taxa de turnover e falta de interesse de profissionais qualificados para preencher as vagas.
Crédito
O pagamento em dia ajuda a melhorar a pontuação de crédito para a corporação. Isso é muito benéfico ao solicitar empréstimos e financiamentos. Afinal, é possível obter condições muito mais atrativas e acessíveis.
Redução de custos
A gestão eficaz das contas a pagar também leva à diminuição de custos. Isso porque o pagamento pontual evita juros e multas por atrasos. Além disso, alguns fornecedores oferecem descontos por pagamentos antecipados ou até o vencimento.
Além disso, vale a pena conferir nosso vídeo para conhecer outros benefícios das boas práticas na realização do fechamento financeiro.
Como fazer a conciliação de contas a pagar em grandes empresas?
A conciliação de contas a pagar para grandes empresas demanda, acima de tudo, controle. Por conta do grande volume de gastos e despesas complexas, é necessário centralizar as informações.
Sem fazer isso, a consulta fica impossível, se tornando necessário checagens repetitivas e de pouquíssimo valor agregado que pode até gerar prejuízo à empresa.
Então, hoje em dia, toda grande empresa deve conciliar contas a pagar de modo automatizado. Assim, basta realizar o lançamento no sistema e ter um controle eficiente das datas e dos compromissos firmados pelo seu negócio.
A seguir, confira as melhores práticas para fazer um controle eficaz e impulsionar os resultados do seu negócio.
1. Faça o controle de contas pagas
Registrar todas as contas que já foram pagas é fundamental para uma gestão eficiente. Esse controle ajuda a evitar o pagamento duplicado de uma mesma conta e fornece um histórico confiável de transações realizadas.
Com essa prática, é possível ter uma visão mais precisa dos compromissos financeiros já cumpridos. Assim, facilita a organização e o planejamento financeiro.
2. Considere as contas vencidas
Contas vencidas representam obrigações de pagamento que já passaram do prazo estabelecido. É essencial identificar e pagar ou renegociar essas contas o mais rápido possível para evitar mais juros e multas.
3. Controle as contas a pagar em aberto
Manter um controle rigoroso sobre as contas a pagar que ainda estão pendentes fornece uma visão clara do valor que a empresa ainda deve. Desse modo, ajuda a planejar o fluxo de caixa adequadamente.
Ainda, essa prática assegura que a empresa tenha recursos financeiros suficientes para saldar essas dívidas quando elas vencerem, evitando atrasos.
4. Faça a gestão de vencimento
Acompanhar as datas de vencimento das contas a pagar é crucial para a saúde financeira das corporações. Isso evita atrasos nos pagamentos e as penalidades decorrentes disso. Então, a melhor forma de fazer a gestão de datas de vencimento é com a utilização de um sistema automatizado.
Ele enviará um alerta para lembrar sobre o vencimento, garantindo que todas as contas sejam pagas dentro do prazo. Isso também permite que o fluxo de caixa seja otimizado de acordo com as necessidades da empresa.
5. Adote uma política digital
Atualmente, a conciliação das contas a pagar oferece insights valiosos às grandes empresas, especialmente com o avanço do Big Data. Cada informação produzida tem potencial para gerar resultados, previsibilidade e correção de erros.
Então, para chegar nesse cenário, o primeiro passo é adotar uma política digital. Ou seja, dar adeus às planilhas e relatórios impressos, e implementar soluções digitais para conciliar compromissos.
6. Automatize a conciliação de contas a pagar
Uma vez que a política digital no processo de conciliação está em andamento, a automação é o segundo passo mais inevitável. Em grandes negócios, a automatização de tarefas reduz os erros e, consequentemente, diminui os gastos operacionais.
Hoje, a automatização não é algo de outro mundo. Pelo contrário, basta uma rápida pesquisa para encontrar a melhor plataforma de conciliação bancária para o seu negócio.
7. Tenha uma plataforma de conciliação bancária
A conciliação de contas a pagar para grandes empresas depende de uma plataforma de integração. Ou seja, um sistema que realiza a conciliação bancária e facilita a comunicação entre os setores.
Em grandes negócios, a comunicação precisa ser atualizada e facilmente acessível, independente do setor. Deste modo, apenas uma plataforma própria possibilita este tipo de solução, sendo crucial na hora de conciliar compromissos.
8. Faça auditorias regulares
Realizar auditorias regulares permite identificar erros, inconsistências e possíveis fraudes nos registros financeiros da empresa. Além disso, contribui para validar a eficácia dos processos internos e garante que as obrigações financeiras estão sendo corretamente cumpridas.
Assim, as auditorias contribuem para a confiabilidade dos dados financeiros. E isso é fundamental para a tomada de decisões estratégicas e o planejamento financeiro da empresa.
Aliás, vale a pena conferir nosso e-book para saber como diminuir os custos e tornar a auditoria mais rápida!
Porque automatizar o controle de contas a pagar?
As grandes empresas contam com um imenso volume de dados lançados diariamente. Isso inclui também as contas a pagar. Seria inviável fazer o registro e acompanhamento de todas elas manualmente.
Por isso, é indispensável utilizar um software de gestão e conciliação de contas. Afinal, essa ferramenta reduz a possibilidade de erros e economiza tempo. Ainda há o fato de que o sistema fornece uma visão clara e sempre atualizada da situação das contas a pagar.
Isso facilita a detecção de inconsistências ou irregularidades, permitindo a tomada de decisões financeiras mais informadas. Por fim, ao centralizar as informações financeiras e integrá-las com outros setores, é possível fazer uma análise mais profunda e um planejamento mais eficaz.
Portanto, a gestão eficiente das contas a pagar é um componente essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. E a maneira de garantir isso é utilizando um software de gestão e conciliação de contas. Desse modo, você garantirá a precisão das informações e conseguirá elaborar um planejamento eficiente para a expansão do seu negócio.
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