Contas a receber referem-se aos valores que uma empresa tem direito a arrecadar pelos produtos ou serviços fornecidos. Contudo, são valores que ainda não foram pagos pelos clientes. Essa quantia é essencial no fluxo de caixa. Sendo assim, sua gestão eficiente é o diferencial entre um balanço saudável e problemas de liquidez.
O controle desse departamento da empresa é algo que deve ser feito com muita cautela. Afinal, erros nesse processo podem levar a empresa a sofrer perdas significativas. Especialmente, aquelas que lidam com grandes volumes de dados relacionados a recebimentos.
Na era digital, não é raro que sistemas obsoletos de gestão financeira introduzam erros e atrasos desnecessários. Uma operação financeira volumosa exige não apenas rigor no registro e na cobrança das receitas, mas uma abordagem que privilegie a automatização para garantir precisão e eficácia.
Assim, as grandes empresas buscam soluções inovadoras que transformem o seu setor de contas a receber, adotando processos automatizados que favoreçam a consistência e a transparência financeira.
Felizmente, todo o processo de conciliação das contas a receber hoje em dia já pode ser feito em poucos cliques, e é fundamental conhecer as melhores práticas. Acompanhe o artigo e saiba tudo sobre o assunto!
Contas a receber: o que são?
Contas a receber trata-se de uma entrada de dinheiro futura prevista, ou seja, um ativo para a empresa. Por exemplo, imagine uma grande fabricante de automóveis que vendeu uma quantidade de carros para uma rede de concessionárias.
No acordo, foi estabelecido que o pagamento seria feito em 30 dias. O valor total dessa venda é registrado no balanço da fabricante como conta a receber.
Vamos a outro exemplo: considere uma grande rede de hospitais. Muitos pacientes atendidos são cobertos por planos de saúde. Nesses casos, quando um deles recebe tratamento, o hospital envia a fatura para a operadora do plano.
Assim, ela terá certo período para fazer o pagamento. Desse modo, o valor dessa fatura é registrado como conta a receber no balanço do hospital.
Com esses exemplos, podemos afirmar que o conceito de contas a receber é muito simples. Mas, é justamente essa facilidade e simplicidade no entendimento desse elemento que faz ele ser negligenciado em muitas empresas.
Mais importante que ter o significado em mente, é entender sua importância e como deve ser feito o seu controle. Trataremos sobre esses pontos ao longo deste conteúdo. Continue lendo!
A importância do controle de contas a receber
O setor de contas a receber é um pilar fundamental na sustentabilidade econômica das empresas, pois é a partir dele que o fluxo de caixa é alimentado e a saúde financeira é mantida. Quando há falhas ou ineficiências na gestão dessas contas, toda a cadeia de operações financeiras pode ser comprometida, resultando em prejuízos e desequilíbrios orçamentários.
Por esta razão, a adoção de um processo financeiro consistente e automatizado não é apenas uma medida de otimização, mas uma estratégia essencial para garantir a integridade e o controle efetivo dos ativos da empresa.
Impacto no fluxo de caixa empresarial
Quando as contas a receber são bem gerenciadas, as empresas têm uma previsão mais precisa das entradas de dinheiro. Isso ajuda na programação de pagamentos, investimentos e outras obrigações financeiras, além de evitar surpresas desagradáveis, como déficit de caixa.
Assim, há uma base mais segura para a tomada de decisões estratégicas, promovendo a estabilidade e o crescimento do negócio.
O gerenciamento eficaz de contas a receber assegura a entrada constante de recursos, vital para a manutenção do fluxo de caixa saudável. Isso permite que as empresas honrem compromissos financeiros e sustentem operações contínuas sem contratempos.
A saúde financeira de uma organização está intimamente ligada à sua capacidade de transformar vendas a prazo em dinheiro vivo, minimizando a lacuna temporal. Sem essa conversão eficiente, todo o ecossistema empresarial é afetado, atingindo também investimentos e crescimento.
Empresas que otimizam contas a receber melhoram significativamente seu capital de giro. As inovações em automação financeira proporcionam análises preditivas e ações proativas, assegurando que esperas ou atrasos no pagamento não desestabilizem o equilíbrio fiscal. Isso facilita a tomada de decisão estratégica, lastreada por dados precisos e constantemente atualizados.
Redução de inadimplência e aumento da lucratividade
Ao fazer um controle de contas a receber eficiente, é possível identificar precocemente os clientes que podem ter dificuldades em honrar suas obrigações. Assim, pode-se criar estratégias preventivas, como a negociação de condições de pagamento mais flexíveis.
Dessa maneira, a empresa consegue minimizar as possibilidades de perdas financeiras associadas à inadimplência.
Inclusive, a boa gestão de recebíveis pode auxiliar na apuração de PECLD, o que permite gerar uma estimativa concreta de créditos que não serão recebidos. Assim, a empresa pode realizar uma análise mais aprofundada antes de fornecer a possibilidade de pagamento a prazo.
A inadimplência é uma adversidade que compromete a estabilidade financeira empresarial, mitigá-la é imprescindível para assegurar a lucratividade. Formas de combater isso são:
- Implementação de sistemas de cobrança automatizados que facilitam a gestão de pagamentos e vencimentos;
- Integração de dados financeiros para análise detalhada do comportamento de pagamento dos clientes;
- Utilização de modelos preditivos de crédito para antever riscos de inadimplência e aprimorar políticas de concessão de crédito;
- E realização de acompanhamento constante das contas, permitindo intervenções tempestivas em caso de atrasos.
A automação financeira aperfeiçoa o monitoramento contínuo, diminuindo o risco de inadimplência. Ademais, a precisão em prever fluxos de caixa futuros viabilizada pela automação financeira potencializa a tomada de decisões estratégicas, culminando no incremento dos ganhos.
Melhora da relação com o cliente
Ao gerir seus recebíveis de forma eficiente, a empresa demonstra profissionalismo e respeito ao cliente. Essa característica ajuda a reforçar uma relação de confiança, incentivando-o a continuar fazendo negócios com a empresa.
O controle de contas a receber (bem como, a pagar), passa por algumas etapas essenciais. Nós temos um infográfico riquíssimo que pode ajudar você a entender melhor esse processo. Confira no link abaixo:
Aumento da eficiência operacional
Um controle apoiado por soluções tecnológicas simplifica e agiliza os processos, economizando tempo e recursos. Isso permite que a empresa realoque esses recursos para outras áreas importantes do negócio. Muitos dos desafios enfrentados no setor de controladoria e finanças podem ser resolvidos com tecnologia.
Do mesmo modo, possibilita que os colaboradores foquem em tarefas mais estratégicas. Assim, impulsionando a produtividade geral e o crescimento da empresa.
Melhora na precisão das previsões financeiras
Um bom controle das contas a receber traz uma visão mais clara e precisa dos seus fluxos de caixa futuros. Dessa forma, melhora a capacidade de fazer projeções precisas a respeito dos dados financeiros da empresa.
Esse benefício é especialmente interessante. Afinal, ter previsões financeiras adequadas é essencial para o planejamento estratégico, tomada de decisões e gestão de riscos.
Desafios na gestão de recebíveis tradicional
A gestão tradicional de recebíveis em grandes empresas é frequentemente marcada pela complexidade e pela propensão a erros humanos. O processo manual envolve um volume significativo de documentos, o que se traduz em mais tempo para conciliações bancárias e menor eficiência operacional.
Isso sem considerar a morosidade na atualização de registros, que pode levar a atrasos nas tomadas de decisão e, consequentemente, afetar a liquidez da empresa.
Outro desafio considerável é a inconsistência de dados devido à fragmentação de informações entre diferentes setores. Quando o processo de contas a receber não é centralizado, as informações podem se tornar desencontradas, causando impactos negativos na precisão dos relatórios financeiros e na confiabilidade das projeções de fluxo de caixa, fatores essenciais para a manutenção da saúde financeira da companhia.
Veja no vídeo abaixo como um caso de controladoria pode estar presente também nas rotinas do financeiro e do contas a receber, pensando no alto volume de dados a ser gerenciado.
Erros da conciliação financeira manual
A conciliação financeira manual é propensa a falhas, atrasos e inconsistências, impactando diretamente os resultados financeiros da empresa. Alguns dos principais problemas que podem decorrer desse cenário são:
- Duplicidade de lançamentos: entradas repetidas de recebimentos que distorcem o balanço;
- Erros de digitação: pequenos equívocos ao inserir dados que causam discrepâncias;
- Atrasos na atualização de registros: lentidão na entrada de informações, resultando em relatórios defasados;
- Falhas de comunicação interna: informações que não são compartilhadas adequadamente entre os setores;
- Perda de informações: documentos físicos que se extraviaram ou foram danificados.
A automação reduz significativamente tais falhas, proporcionando um processo mais confiável de contas a receber. A implementação de sistemas automatizados para a gestão de recebíveis assegura um fluxo de trabalho otimizado, reduzindo drasticamente os erros manuais e melhorando a reconciliação financeira.
Acompanhamento ineficiente dos pagamentos
Um processo de contas a receber defasado compromete a visibilidade financeira da empresa.
Nos cenários corporativos, atrasos nos pagamentos podem resultar em prejuízos consideráveis e afetar a liquidez do negócio. O acompanhamento manual de contas a pagar e a receber é uma prática desatualizada que não oferece a agilidade necessária na era digital, além de oferecer sérios riscos para a saúde financeira do negócio.
A automação no acompanhamento de pagamentos propicia uma visão clara e atualizada do fluxo de caixa. Softwares especializados integram as informações de maneira instantânea, eliminando a necessidade de conferências manuais exaustivas.
Implementar um sistema que consolida automaticamente os pagamentos recebidos aprimora significativamente a eficiência operacional. Este tipo de solução otimiza o processo de conferência e reconhecimento de recebíveis, além de possibilitar a previsão de fluxo de caixa com maior precisão.
A citação de métricas de desempenho financeiro se torna mais confiável quando baseada em dados atualizados e precisos. A automação facilita a geração de relatórios que refletem a realidade econômica da companhia, tornando a tomada de decisão mais estratégica e embasada.
Conheça a plataforma Dattos e veja como podemos contribuir com a automação da sua rotina de conciliação em tempo real do contas a receber, sem trabalho manual e sem erros!
Como a conciliação de contas a receber deve ser feita em grandes empresas?
Em grandes corporações, a conciliação dos recebíveis é feita de modo automatizado. A empresa deve contar com um sistema específico que recebe e atualiza os dados automaticamente.
Dessa forma, o acompanhamento dos títulos emitidos pode ser feito em um painel próprio. Assim, não é preciso checar e-mails, confirmar recebimento ou fazer conferência manual nas contas bancárias dos inúmeros boletos emitidos.
A automação das contas a receber evita gastos operacionais desnecessários. Imagine quantas ligações, e-mails e lançamentos seriam necessários para fazer o controle manual de todos os faturamentos apenas em um dia.
Quando se trata de automação, todo o departamento financeiro pode ser beneficiado. Inclusive, temos um conteúdo interessante que demonstra essa característica. Confira no link abaixo!
Quais as melhores práticas para fazer a conciliação das contas a receber?
Mesmo contando com um software de conciliação de contas, é fundamental adotar algumas práticas para otimizar o processo. Dessa forma, evitar falhas e inconsistências. A seguir, confira as ações que você não pode deixar de colocar em prática.
Defina o número de títulos a conciliar no seu contas a receber
Ao realizar a conciliação de contas a receber, você deve dividi-los de algum modo. Para não se perder aos milhares de títulos, a melhor alternativa é criar um número com base na ordem de emissão.
Na prática, todos os títulos pagos ou que aguardam o pagamento são organizados por números. Assim, até mesmo uma grande empresa pode fazer o rateio dos boletos e saber o status de cada título.
Quando se trata de conciliação de dados financeiros, independentemente da quantidade de títulos, é importante mencionar o papel da tecnologia. Para fazer esse trabalho você precisa de uma ferramenta automatizada que execute o processo com eficiência.
Para tanto é preciso avaliar alguns pontos importantes sobre a escolha dessa plataforma de conciliação financeira. Veja cada um deles no material que separamos.
Separe as contas a receber em aberto
Além do controle da emissão dos títulos a partir da numeração correta, vale destacar ainda o controle das parcelas em aberto. Ao realizar o faturamento da nota fiscal, o valor é descrito sempre ao todo. Mesmo assim, o pagamento pode não ser feito no montante total do documento fiscal.
Com diferentes títulos, o controle das parcelas em aberto pode ser um desafio a ser superado. Felizmente, é possível realizar a gestão das parcelas a receber a partir de recursos específicos na plataforma de conciliação.
Centralize as contas a receber
A gestão das contas a receber precisa ser centralizada. Ou seja, a partir de um painel de controle que facilita as tomadas de decisão.
O processo de conciliação desses dados para grandes empresas depende do acesso aos títulos em aberto. Portanto, um painel de controle que reúna as informações mais importantes se mostra imprescindível.
Controle a natureza da operação
Especialmente para grandes negócios, o uso de classificações para detalhar o tipo de serviço ou produto auxilia no controle de informações.
Por exemplo, você pode classificar uma NF em faturamentos recebidos de serviços, saldos iniciais, aluguel, retornos financeiros, entre outros exemplos. Em todo caso, esses ganhos podem impactar nos impostos e, neste caso, deve ter o seu valor preciso.
Faça o descritivo do cliente
Outra prática de conciliação de contas a receber muito útil é o descritivo de cliente. Aqui, você traz mais informações do responsável pelo pagamento do título e realiza o lançamento no sistema. Independente do setor, todos saberão quem deve realizar determinado pagamento.
Considere diferentes títulos
Outra prática que auxilia bastante a conciliação de contas a receber em grandes negócios é a organização dos títulos. A partir da divisão em diferentes tipos, o gestor tem mais controle em cada compromisso a ser quitado.
Por exemplo, é possível dividir as contas em pagamentos parciais, títulos em aberto, contas canceladas, em protesto, faturas canceladas etc. Em todo caso, eles ajudam na organização da empresa.
Tenha uma plataforma de CNAB definitiva
CNAB é a sigla para “Cobrança Nacional Automática de Bancos”. Os arquivos são muito utilizados em processos de automação financeira e bancária. Desse modo, traz os seguintes benefícios:
- Automatiza os processos;
- Reduz os erros;
- Permite acompanhamento em tempo real;
- Melhora a comunicação com os bancos;
- Possibilita a escalabilidade.
Etapas da automação no processo de contas a receber
A integração de dados financeiros é fundamental para iniciar a automação. Sistemas ERPs se conectam com módulos de contas a receber, criando uma base consolidada e confiável de informações.
Após a integração, defini-se regras de cobrança automatizadas. Configura-se o software para enviar lembretes de pagamento, emitir boletos e confirmar recebimentos, minimizando atrasos e inadimplência.
Por fim, é crucial estabelecer um fluxo de conciliação bancária automático. Isso assegura que cada pagamento seja rapidamente identificado e alocado corretamente no sistema.
Integração dos sistemas de faturamento
A integração dos sistemas de faturamento é uma medida indispensável para sincronizar informações financeiras e otimizar a gestão de contas a receber. Automatizar esse processo permite uma visão unificada da saúde financeira da empresa, assegurando consistência e precisão no acompanhamento dos recebíveis.
- Conexão com sistemas ERP: permite a centralização dos dados financeiros e facilita o controle sobre as operações de faturamento.
- Padronização dos procedimentos: garante que todas as notas fiscais e transações sejam processadas de forma homogênea.
- Realização de fechamentos financeiros automáticos: reduz o tempo de ciclo e aumenta a eficiência no fechamento de períodos contábeis.
- Monitoramento em tempo real: possibilita acompanhamento constante do estado das contas a receber e identificação rápida de discrepâncias.
- Compliance fiscal e financeiro: automatizando o processo, a aderência às regulações fiscais e a exatidão dos registros são asseguradas.
Mediante a integração, a empresa adquire a capacidade de responder prontamente a flutuações em seu fluxo de caixa e aprimorar seu ciclo financeiro.
A automatização trazida pela integração dos sistemas de faturamento diminui a carga de trabalho manual e potencializa a acurácia dos dados, resultando em uma operação mais enxuta e estratégica.
Implementação de software de gestão financeira
Automatização é a palavra-chave do sucesso financeiro. No contexto de grandes empresas, a estruturação financeira demanda atenção especial. A implementação de um software de gestão financeira é uma etapa crucial para modernização e eficiência operacional.
Esta ferramenta permite a automação de tarefas repetitivas e propicia uma visão global das finanças, com flexibilidade para adaptações conforme as necessidades da empresa. Inevitavelmente, resulta na otimização dos recursos e na redução de erros humanos.
A escolha do software certo é fundamental. Após a seleção, o processo de implementação requer meticulosidade e planejamento. Aspectos como a migração de dados, a capacitação da equipe e a integração com sistemas existentes devem ser gerenciados com precisão. O objetivo é garantir uma transição suave que não comprometa as operações diárias.
A monitoração pós-implementação assegura retorno sobre o investimento. Por isso, finalmente, é imprescindível uma fase de acompanhamento pós-implementação. Nela, a usabilidade do sistema é avaliada, ajustes são realizados e o desempenho é monitorado para garantir uma otimização contínua do processo.
O mercado financeiro está em constante evolução, e o acompanhamento das tendências tecnológicas se torna um diferencial competitivo. Manter o software de gestão financeira atualizado e alinhado às inovações do mercado, como o uso de inteligência artificial e aprendizado de máquina, é essencial para manter a eficiência e competitividade na gestão das contas a receber.
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Benefícios tangíveis da automação financeira para o contas a receber
A automação financeira transcende a simples eficiência operacional, convergindo para um panorama de inteligência estratégica. O processamento de transações em tempo real, precisão nos lançamentos contábeis e o fortalecimento do fluxo de caixa são apenas alguns dos benefícios tangíveis. A consolidação de dados financeiros oferece uma visibilidade holística, facilitando a tomada de decisões assertivas e o cumprimento rigoroso das obrigações fiscais.
Diminuição do erro humano, redução de custos operacionais e a elevação do nível de conformidade regulatória constituem impactos diretos da incorporação da automação nos processos de contas a receber. A consequente agilidade e confiabilidade nas operações financeiras permitem o redirecionamento de recursos humanos para atividades de maior valor estratégico.
Por fim, nós podemos concluir que o eficiente controle de contas a receber passa, impreterivelmente, pelo uso da tecnologia. Se você tentar executar esse trabalho manualmente colocará sua empresa em grande risco. Além de perder muito tempo realizando um serviço que poderia ser substituído por softwares.
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