Contas a receber é um termo que se refere aos valores que uma empresa tem direito a receber pelos produtos ou serviços fornecidos, mas que ainda não foram pagos pelos clientes. Essa quantia é essencial no fluxo de caixa. Sendo assim, sua gestão eficiente é o diferencial entre um balanço saudável e problemas de liquidez.
É especialmente importante para grandes empresas, que lidam com volumes maiores e alta complexidade em seus processos financeiros. Ao mesmo tempo, um controle ineficaz leva a perdas significativas.
Felizmente, nos dias atuais todo o processo de conciliação de contas a receber pode ser feito em poucos cliques. Mesmo assim, é fundamental conhecer as melhores práticas. Acompanhe a leitura do post e saiba tudo sobre o assunto!
Contas a receber: o que são?
Como comentamos no início, vão valores que a empresa tem o direito de receber dos clientes, mas que ainda não foram pagos. Então, trata-se de uma entrada de dinheiro futura prevista, ou seja, um ativo para a empresa.
Por exemplo, vamos imaginar uma grande fabricante de automóveis que vendeu uma quantidade de carros para uma rede de concessionárias. No acordo, foi estabelecido que o pagamento seria feito em 30 dias. O valor total dessa venda é registrado no balanço da fabricante como conta a receber.
Vamos a outro exemplo. Considere uma grande rede de hospitais. Muitos pacientes atendidos são cobertos por planos de saúde. Nesses casos, quando um deles recebe tratamento, o hospital envia a fatura para a operadora do plano.
Assim, ela terá um certo período para fazer o pagamento. Desse modo, o valor dessa fatura é registrado como conta a receber no balanço do hospital.
Por que o controle das contas a receber é tão importante?
Fazer a gestão eficiente das contas a receber traz vários benefícios para as grandes corporações. A seguir, confira os principais.
Melhor gestão do fluxo de caixa
Quando as contas a receber são bem gerenciadas, as empresas têm uma previsão mais precisa das entradas de dinheiro. Isso ajuda na programação de pagamentos, investimentos e outras obrigações financeiras, além de evitar surpresas desagradáveis, como déficit de caixa.
Assim, há uma base mais segura para a tomada de decisões estratégicas, promovendo a estabilidade e o crescimento do negócio.
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Diminuição dos riscos de inadimplência
Ao fazer um controle eficiente, é possível identificar precocemente os clientes que podem ter dificuldades em pagar suas dívidas. Assim, pode-se criar estratégias preventivas, como a negociação de condições de pagamento mais flexíveis. Dessa maneira, a empresa consegue minimizar as possibilidades de perdas financeiras associadas à inadimplência.
Otimização do capital de giro com o controle das contas a receber
Quando uma empresa faz a conciliação correta das contas a receber, consegue garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo. Assim, assegura mais recursos à disposição para suas operações diárias.
Como as contas a receber são fundamentais para a manutenção do capital de giro, há menos necessidade de empréstimos para financiar as operações. Isso significa menos custos financeiros associados à solicitação de linhas de crédito.
Melhoria nas relações com o cliente
Ao gerir as contas a receber de forma eficiente, a empresa demonstra profissionalismo e respeito ao cliente. Isso ajuda a reforçar uma relação de confiança, incentivando-o a continuar fazendo negócios com a empresa.
Aumento da eficiência operacional
Um controle apoiado por soluções tecnológicas simplifica e agiliza os processos, economizando tempo e recursos. Isso permite que a empresa realoque esses recursos para outras áreas importantes do negócio. Do mesmo modo, possibilita que os colaboradores foquem em tarefas mais estratégicas, impulsionando a produtividade geral e o crescimento da empresa.
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Melhora na precisão das previsões financeiras
Um bom controle das contas a receber traz uma visão mais clara e precisa dos seus fluxos de caixa futuros. Isso melhora a capacidade de fazer projeções financeiras precisas, essencial para o planejamento estratégico, tomada de decisões e gestão de riscos.
Como a conciliação de contas a receber deve ser feita em grandes empresas?
Em grandes corporações, a conciliação das contas a receber é feita de modo automatizado. Ou seja, o software específico atualiza os dados automaticamente. Então, o acompanhamento dos títulos emitidos pode ser feito em um painel próprio.
Dessa forma, não é preciso checar e-mails, confirmar recebimento ou fazer conferência manual nas contas bancárias dos inúmeros boletos emitidos. Assim, a automação das contas a pagar evita gastos operacionais desnecessários. Imagine quantas ligações, e-mails e lançamentos seriam necessários para fazer a conciliação manual de todos os faturamentos apenas em um dia.
Quais as melhores práticas para fazer a conciliação das contas a receber?
Mesmo contando com um software de conciliação de contas, é fundamental adotar algumas práticas para otimizar o processo e evitar falhas e inconsistências. A seguir, confira as ações que você não pode deixar de colocar em prática.
1. Defina o número de títulos
Ao realizar a conciliação de contas a receber, você deve dividi-los de algum modo. Para não se perder aos milhares de títulos, a melhor alternativa é criar um número com base na ordem de emissão.
Na prática, todos os títulos pagos ou que aguardam o pagamento são organizados por números. Assim, até mesmo uma grande empresa pode fazer o rateio dos boletos e saber o status de cada título.
2. Separe as contas a receber em aberto
Além do controle da emissão dos títulos a partir da numeração correta, vale destacar ainda o controle das parcelas em aberto. Ao realizar o faturamento da nota fiscal, o valor é descrito sempre ao todo. Mesmo assim, o pagamento pode não ser feito no valor total.
Com diferentes títulos, o controle das parcelas em aberto pode ser um desafio a ser superado. Felizmente, hoje você faz a gestão das parcelas a receber a partir de recursos específicos na melhor plataforma de conciliação de contas a receber.
3. Centralize as contas a receber
A gestão das contas a receber precisa ser centralizada. Ou seja, a partir de um painel de controle que facilita as tomadas de decisão.
A conciliação de contas a receber para grandes empresas depende do acesso aos títulos em aberto. Portanto, um painel de controle que reúna as informações mais importantes se mostra imprescindível.
4. Controle a natureza da operação
Especialmente para grandes negócios, o uso de classificações para detalhar o tipo de serviço ou produto auxilia no controle de informações.
Por exemplo, você pode classificar uma NF em faturamentos recebidos de serviços, saldos iniciais, aluguel, retornos financeiros, entre outros exemplos. Em todo caso, esses ganhos podem impactar nos impostos e, neste caso, deve ter o seu valor preciso.
5. Faça o descritivo do cliente
Outra prática de conciliação bancária muito útil é o descritivo de cliente. Aqui, você traz mais informações do responsável pelo pagamento do título e realiza o lançamento no sistema. Independente do setor, todos saberão quem deve realizar determinado pagamento.
6. Considere diferentes títulos
Outra prática que auxilia bastante a conciliação de contas a receber em grandes negócios é a organização dos títulos. A partir da divisão em diferentes tipos, o gestor à frente da tesouraria tem mais controle em cada compromisso a ser quitado.
Por exemplo, é possível dividir as contas em pagamentos parciais, títulos em aberto, contas canceladas, em protesto, faturas canceladas etc. Em todo caso, eles ajudam na organização da empresa.
7. Tenha uma plataforma de CNAB definitiva
CNAB é a sigla para “Cobrança Nacional Automática de Bancos”. Os arquivos são muito utilizados em processos de automação bancária e financeira. Desse modo, traz os seguintes benefícios:
- Automatiza os processos;
- Reduz os erros;
- Permite acompanhamento em tempo real;
- Melhora a comunicação com os bancos;
- Possibilita a escalabilidade.
Portanto, o controle eficaz das contas a receber é crucial para a saúde financeira das grandes empresas. Aliar as melhores práticas ao uso de um sistema específico de conciliação permitirá uma gestão robusta e eficiente, garantindo o sucesso sustentável do seu negócio.
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