For many managers and finance and accounting professionals, the accounting closing is one of the most challenging moments of the month. After all, when 80% of finance team time is spent only on data collection and preparationevery detail counts.
Any mistake can be costly - whether in the form of fines, unexpected audits or wrong strategic decisions. Knowing how to carry out an efficient accounting close is essential to avoid these risks and ensure that all data is correct, complete and on time.
In this guide, we'll show you how you can transform this process, avoiding the most common mistakes and guaranteeing the precision your business needs.
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What is accounting closing?
The accounting close is the the process of reviewing and closing all a company's accounts at the end of a specific period - which can be monthly, quarterly or annually. This process involves checking that all financial transactions have been correctly recorded, reconciling balances and making any necessary adjustments to ensure that the accounting data is accurate and complete.
What is the importance of closing the books?
To ensuring your company's financial healthThe accounting close is more than essential. If it's not done correctly, you run the risk of facing serious consequences, such as high fines, strict audits, tax arrears and even irreversible financial losses. See why it's so important:
- Confirms the accuracy of operationsThe financial statements: ensures that all transactions are correctly recorded and that the figures in the financial statements are accurate;
- Avoids tax risksReduces the risk of fines and penalties for tax errors or inconsistencies;
- Support for strategic decisionsensures that the company's decisions are based on financial data correct and reliable;
- Prepares the company for auditsThis makes it easier to identify inconsistencies and ensures that the company is ready for audits and inspections;
- Improves stakeholder confidenceincreases the credibility of financial reportsThis is essential for investors, partners and management.
When should the accounts be closed?
The accounting close must be carried out at the end of each accounting period defined by the company. Closing the books on a regular basis, such as at the end of each month, allows you to identify and correct possible errors before they become major problems.
In addition, the annual accounting closing is mandatory by law, as specified in article 1.179 of the Brazilian Civil CodeThis is in line with the new law, which stipulates that all companies must maintain a uniform accounting system. Learn more about the periods for drawing up the accounting statement:
- Monthly closingThis helps to maintain continuous control of finances, avoiding surprises at the end of the year and making it easier to identify inconsistencies;
- Quarterly closingThis allows for a more detailed analysis of financial performance over short periods, adjusting strategies as necessary;
- Annual closing: mandatory for financial statements and compliance with tax obligations.
By closing the books frequently, you ensure that the company is always up to date, prepared for audits and with reliable data for decision-making.
What is the difference between closing the books and other accounting processes?
Embora o fechamento contábil seja um dos principais processos da rotina financeira de uma empresa, ele se diferencia de outras atividades contábeis importantes. Vamos entender como cada um deles funciona:
- Fechamento financeiro: foca na avaliação e controle dos fluxos de caixa, saldos bancários e movimentações financeiras. Diferente do fechamento contábil, que abrange todas as contas da empresa, o fechamento financeiro concentra-se apenas nas entradas e saídas de dinheiro, garantindo que a empresa tenha liquidez suficiente para cumprir com suas obrigações de curto prazo;
- Conciliação contábil: consiste na comparação detalhada de todas as contas contábeis da empresa com documentos de suporte, como extratos bancários, notas fiscais e comprovantes de pagamento. A conciliação garante que todas as transações estão devidamente registradas e é uma atividade contínua, fundamental para o fechamento contábil, pois ajuda a identificar e corrigir possíveis erros antes do fechamento final;
- Conciliação bancária: é uma forma específica de conciliação contábil que envolve a comparação dos registros da contabilidade com os extratos bancários para garantir que todos os recebimentos e pagamentos foram corretamente contabilizados. É uma atividade importante para evitar discrepâncias que possam impactar o fechamento contábil;
- Demonstrações financeiras: são documentos que apresentam a situação financeira da empresa, como o balance sheet, demonstração de resultados do exercício (DRE) e cash flow. O fechamento contábil é essencial para garantir que essas demonstrações reflitam com precisão a realidade financeira da empresa.
Juntos, esses processos são essenciais para uma gestão financeira eficaz, para cumprir as obrigações contábeis, e para manter a empresa em conformidade com as normas contábeis e fiscais.
Quais os principais erros cometidos no fechamento contábil?
Como vimos anteriormente, o fechamento contábil é uma etapa crítica, e erros nesse processo podem trazer consequências sérias para a empresa. Veja os principais erros que você deve evitar:
- Lançamentos incompletos ou incorretos: não registrar todas as transações ou fazer lançamentos errados pode gerar distorções nos resultados financeiros, levando a problemas com auditorias e na tomada de decisão;
- Falhas na conciliação de contas: deixar de conciliar corretamente contas bancárias, contas a pagar e a receber pode resultar em diferenças não identificadas, afetando a precisão do fechamento contábil;
- Negligência com ajustes necessários: não realizar ajustes contábeis, como provisões, depreciações e amortizações, pode comprometer a qualidade das demonstrações financeiras;
- Documentação incompleta ou inconsistente: documentos faltantes ou inconsistentes, como notas fiscais e comprovantes de pagamento, dificultam a verificação e podem gerar problemas com a Receita Federal;
- Falta de revisão e supervisão: não revisar o trabalho de fechamento e não supervisionar as etapas críticas aumenta o risco de erros passarem despercebidos, comprometendo a conformidade fiscal.
Evitar esses erros é fundamental para garantir um fechamento contábil preciso e confiável, minimizando riscos e assegurando a conformidade com as normas fiscais.
Quais são os impactos das inconsistências financeiras no fechamento contábil?
Você sabia que quase 90% das empresas brasileiras enfrentam algum problema fiscal que coloca seus negócios em risco? Essa é a realidade apontada por um estudo da Fundação Getúlio Vargas. As inconsistências financeiras são os principais vilões, e os riscos que elas trazem para sua empresa são grandes:
- Relatórios inexatos: inconsistências financeiras podem distorcer seus relatórios, impactando diretamente as decisões estratégicas. Afinal, como confiar em dados que não estão corretos?
- Problemas fiscais: divergências nos números podem atrair a atenção das autoridades fiscais, resultando em multas e penalidades que afetam o caixa da empresa.
- Confiança reduzida: imagine como os stakeholders — investidores, bancos, parceiros — vão reagir ao perceber que os números da sua empresa não batem. A confiança na gestão pode se perder rapidamente.
- Decisões equivocadas: tomar decisões estratégicas com base em dados errados pode comprometer o futuro do negócio. Uma escolha mal informada hoje pode ser um grande problema amanhã.
- Perda de tempo e recursos: corrigir inconsistências após o fechamento contábil não é só frustrante — é caro. Tempo e recursos que poderiam ser usados para crescer são desperdiçados.
- Dificuldade de planejamento: com dados financeiros incertos, como planejar o próximo passo com segurança? A gestão de projetos, o planejamento estratégico e financeiro se tornam um verdadeiro desafio.
Evitar inconsistências financeiras é fundamental para manter a saúde do seu negócio e garantir que todas as decisões sejam tomadas com base em dados confiáveis e precisos.
Como fazer o fechamento contábil (passo a passo)?
Realizar o fechamento contábil com precisão é essencial para evitar erros e garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade com as normas fiscais. Siga este passo a passo:
1. Reúna todos os documentos financeiros
Colete todos os extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de pagamento, relatórios de despesas e qualquer outro documento que comprove as transações realizadas. Esses documentos são a base para assegurar que todas as operações financeiras foram registradas corretamente e para garantir o cumprimento das obrigações acessórias e demonstrativos.
2. Concilie as contas
Verifique se os registros contábeis batem com os extratos bancários e outros documentos financeiros. A conciliação de contas é essencial para identificar e corrigir possíveis erros ou omissões antes de finalizar o fechamento.
3. Ajuste os lançamentos contábeis
Faça todos os ajustes necessários na escrituração, como provisões, depreciações, amortizações e reclassificações de despesas. Esses ajustes garantem que as demonstrações financeiras reflitam a realidade econômica da empresa.
4. Revise todas as informações do fechamento contábil
Realize uma revisão minuciosa para certificar-se de que não há erros, inconsistências ou dados faltantes. A revisão final é crucial para garantir a precisão dos relatórios e evitar problemas futuros com auditorias.
5. Finalize o balanço e as demonstrações financeiras
Prepare o balanço patrimonial, a demonstração de resultados do exercício (DRE), o fluxo de caixa e outras demonstrações financeiras exigidas, garantindo que estejam em conformidade com as normas de auditoria interna. Esses documentos devem estar prontos e corretos para serem apresentados aos stakeholders e autoridades fiscais.
Quais são os maiores desafios do fechamento contábil?
O accounting closing envolve uma série de etapas complexas que exigem precisão e eficiência. No entanto, muitas empresas enfrentam desafios que dificultam esse processo. Confira os principais obstáculos que podem impactar o fechamento contábil:
- Cálculos manuais e complexos: a realização manual de cálculos aumenta o risco de erros, tornando o processo mais demorado e menos preciso;
- Alto volume de lançamentos manuais: cada lançamento manual é uma oportunidade para erros, o que pode levar a inconsistências nos relatórios financeiros;
- Dados internos e externos não recebidos dentro do prazo: atrasos na recepção de dados podem comprometer o fechamento contábil e dificultar a entrega de relatórios dentro dos prazos estabelecidos;
- Confiança em controles detectivos e não preditivos: muitos processos ainda dependem de controles que identificam erros após eles ocorrerem, em vez de prevenir problemas antes que eles aconteçam;
- Excesso de lançamentos fora do período de competência: lançamentos realizados fora do período correto podem distorcer os resultados financeiros e gerar problemas com auditorias;
- Complexidade na reconciliação intercompany e consolidação manual: reconciliar transações entre empresas do mesmo grupo de forma manual pode ser extremamente complexo e sujeito a erros;
- Atrasos recorrentes na conclusão do fechamento contábil: atrasos constantes afetam a entrega de relatórios e podem impactar negativamente as tomadas de decisão;
- Consumo excessivo de recursos: processos manuais e complexos consomem muito tempo e recursos da equipe, reduzindo a eficiência;
- Gestão manual do processo: dificulta a identificação de gargalos e a comunicação entre as áreas, tornando o fechamento contábil ainda mais desafiador.
Entender esses desafios é essencial para identificar onde estão os gargalos no fechamento contábil e como otimizar o processo com automação, para torná-lo mais rápido, preciso e eficiente.
Por que a automação é indispensável para um fechamento contábil preciso?
Automatizar o accounting closing não é apenas uma tendência — é uma necessidade para qualquer empresa que deseja reduzir erros, ganhar eficiência e manter a conformidade fiscal. Veja por que a automação faz toda a diferença:
Redução de erros manuais
Os processos manuais são vulneráveis a falhas humanas, como digitação incorreta e omissão de informações importantes. A automação elimina esses riscos, garantindo que todos os registros e relatórios sejam feitos com maior precisão e consistência.
Agilidade no fechamento
Com a automação, tarefas que antes demandavam dias ou até semanas podem ser concluídas em poucas horas. Isso permite que a equipe financeira dedique mais tempo à análise de dados e à tomada de decisões estratégicas, aumentando a produtividade.
Segurança e conformidade garantidas
Soluções de automação contábil são programadas para seguir as normas e regulamentações fiscais, reduzindo consideravelmente o risco de multas, penalidades e outras complicações legais por erros ou omissões no fechamento contábil.
Real-time visibility
A automação permite que você acompanhe o progresso do fechamento contábil em tempo real, facilitando a identificação de possíveis inconsistências e promovendo a correção imediata, o que garante um processo mais fluido e seguro.
A Dattos pode ser a solução ideal para um fechamento contábil sem erros! Quer conhecer?
Se o fechamento contábil ainda é um desafio na sua empresa, saiba que a Dattos já ajudou grandes emp a superarem esse obstáculo. Um exemplo disso é o case da COFCO International, uma das maiores empresas do agronegócio mundial, que enfrentava dificuldades para garantir a precisão e a agilidade do seu fechamento contábil.
Como a Dattos ajudou a COFCO International?
- Automação das reconciliações contábeis para mais de 840 contas de 15 grupos de contas;
- Centralização dos processos de fechamento e padronização das informações financeiras, assegurando maior controle e eficiência;
- Dashboards gerenciais e capas contábeis personalizadas para maior visibilidade e controle das atividades;
- Regras customizadas de limpeza, tratamento e batimento de dados, garantindo a qualidade e a conformidade das informações financeiras;
- Transparência para auditorias com controle de aprovação e justificativas.
Leia mais | COFCO International: automated reconciliations for more than 840 accounting accounts
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