Manter a gestão financeira organizada é um passo decisivo para o sucesso de um negócio e, a partir desse processo, são colhidos dados que, por sua vez, servem de base para a tomada de decisões dos gestores de uma empresa. Mas, para garantir a confiabilidade dessas informações é necessário que elas sejam validadas de tempos em tempos, daí a importância dos processos de auditoria.
Ainda sobre a importância da gestão financeira para uma corporação, um estudo do Sebrae revelou que, dentre as principais causas para o fechamento de uma empresa nos seus primeiros cinco anos, as falhas de gerenciamento – incluindo, por exemplo, o acompanhamento contínuo de receitas e despesas – estão entre os principais fatores.
Dentro desse contexto, a gestão financeira envolve um conjunto de análises e de processos que, basicamente, garantem um bom controle sobre os recursos de uma organização.
Por sua vez, dentro de seu aspecto analítico, é fundamental garantir que haja transparência na geração de dados, projeções e relatórios financeiros da organização, de modo que seja possível manter a conformidade do negócio e uma relação de confiança entre a empresa, seus stakeholders e órgãos de fiscalização.
Nesse sentido, a auditoria financeira se coloca como um passo para fortalecer a confiabilidade de todo esse volume informacional capaz, por fim, de impulsionar um crescimento sustentável da companhia no longo prazo.
Ao longo desse artigo, você poderá conferir alguns passos decisivos para preparar sua empresa diante de um processo de auditoria financeira. Boa leitura!
Auditoria financeira: o que é?
Mas antes, é importante definirmos no que consiste uma auditoria financeira.
Em linhas gerais, a auditoria financeira diz respeito a sistematização de uma série de análises que visam aferir as contas da empresa, de modo a gerar credibilidade para registros, relatórios e demonstrações financeiras da mesma companhia.
Para tanto, o auditor deve analisar os aspectos financeiros de cada área da organização, de modo a garantir que cada entrada e saída de recursos passa pelas contas da empresa.
Além disso, a auditoria financeira busca entender como o capital da empresa está sendo direcionado e se as estratégias de gestão estão sendo aplicadas de acordo com os objetivos da empresa e segundo suas políticas de compliance.
Assim, a auditoria financeira assume um papel importante no sentido de garantir uma cultura de conformidade e a estruturação de governança corporativa da empresa.
Vale frisar, ainda, que os processos de auditoria podem ser conduzidos a partir de órgãos externos ou internos.
Na auditoria financeira externa, como é possível supor, todo o processo de exame das contas e da gestão das finanças de um negócio é realizado por um auditor independente ou mesmo um órgão fiscalizatório.
Já na auditoria interna, um profissional – ou um grupo de trabalho específico – é destinado para checar as contas da empresa.
É importante destacar ainda que existem diferentes tipos de auditoria, dentre elas:
- Auditoria financeira – foco deste artigo e cujas etapas analisaremos na sequência;
- Auditoria contábil – estudo dos registros contábeis voltados para o controle do patrimônio de uma organização;
- Auditoria fiscal – voltada para o controle e a implementação dos processos de compliance tributário na empresa;
- Auditoria de qualidade – avalia o aspecto qualitativo e estrutural dos processos de uma empresa, bem como, se eles estão sendo aplicados segundo os objetivos estratégicos do negócio;
- Auditoria jurídica e trabalhista – análise e revisão de processos legais e informações competentes a esfera das relações trabalhistas de uma empresa.
Quais as principais etapas de uma auditoria financeira?
Agora que você já sabe o que é uma auditoria financeira, é importante esclarecer quais são as principais etapas que a compõem, de modo que a prestação de contas para os órgãos públicos e stakeholders seja transparente e efetiva.
De modo resumido, é possível dividir a auditoria financeira em 5 etapas centrais:
- Planejamento: nessa fase da auditoria financeira, o grupo de auditores externos ou internos irá traçar que testes de confiabilidade serão aplicados sobre os dados financeiros da empresa, quais os objetivos da auditoria e que medidas tomar caso sejam identificados desvios;
- Pesquisa inicial: o foco aqui é garantir um entendimento prévio da estrutura financeira da empresa a partir da coleta de dados mais generalistas do negócio;
- Testes e análises financeiras: nesse momento, seguindo normas e regulamentos técnicos da auditoria financeira, os auditores irão se aprofundar sobre dados orçamentários, relatórios e demonstrativos financeiros. Além disso, serão realizados testes para garantir a lisura das informações;
- Aplicação e estudo de controles: nesse momento, são analisados os controles internos e a gestão de riscos, visando avaliar se, do ponto de vista metodológico e sistemático, a empresa executa com segurança seus processos financeiros;
- Parecer: finalmente, o auditor irá dar seu parecer a partir de toda a análise das finanças do negócio.
5 passos para se preparar para uma auditoria financeira
Dada a amplitude e minúcia das análises de uma auditoria financeira, é fundamental que as empresas adotem medidas estratégicas para se preparar diante da iminência desse processo.
A seguir, nós selecionamos 5 passos centrais para tal preparação:
1. Mapeie todos os processos de gestão financeira
Como uma espécie de pré-auditoria, é fundamental que, sobretudo antes de uma auditoria externa, os gestores mapeiem todos os processos atuais da gestão financeira, como também busquem padronizar e organizar os dados da área.
Desse modo, além de tornar o processo de auditoria mais ágil – e menos custoso –, será possível trazer mais segurança sobre os documentos e informações sensíveis do negócio.
2. Identifique previamente possíveis gargalos
Feito esse mapeamento, possivelmente, os próprios gestores já conseguirão identificar falhas que diminuem a conformidade do negócio.
Se houver tempo hábil, adotar estratégias para corrigir esses gargalos é um passo decisivo para melhorar os controles da empresa sobre seus riscos financeiros.
3. Automatize a conciliação financeira
Dentro desse movimento de análise interna sobre os dados financeiros do negócio, também é fundamental investir na transformação digital dos processos de conciliação.
Além de tornar a conferência das contas da empresa mais eficiente e segura, essa escolha irá permitir uma maior padronização sobre os dados financeiros, bem como, a centralização de informações antes distribuídas em planilhas.
4. Integre e alinhe as equipes
O entendimento das equipes sobre a importância da auditoria financeira irá permitir que seus times contribuam com a fluidez e a transparência sobre todo esse processo.
E, dentro desse contexto, novamente a automação assume um papel importante, uma vez que, a partir de dados financeiros centralizados em sistemas inteligentes, é possível garantir um maior alinhamento e integração entre os colaboradores, os quais deverão contar com a orientação das lideranças sobre cada etapa da auditoria.
5. Organize os documentos e facilite o processo de auditoria financeira
Mas essa visão tem que partir, sobretudo, das lideranças da empresa e do CFO, responsável tanto por garantir que os processos de gestão financeira da empresa estão bem estruturados, quanto pelo fornecimento de dados confiáveis para os auditores.
Desse modo, será possível colher uma série de benefícios com a auditoria financeira, incluindo uma tomada de decisão mais assertiva, conformidade, fortalecimento da cultura do negócio e da governança corporativa, melhoria do relacionamento com stakeholders e órgãos públicos, além da potencial atração de investimentos perante a solidez da companhia e de sua transparência.
Como a inovação pode apoiar sua empresa?
Como vimos, a auditoria financeira é um processo amplo e minucioso de análise das finanças de um negócio que visa garantir a confiabilidade de seus dados e processos financeiros.
Diante da importância dessa rotina, é fundamental que as companhias adotem algumas medidas prévias tanto para aumentar a segurança de seus controles, quanto a qualidade da gestão dos dados financeiros da empresa.
E isso só é possível mediante o acompanhamento contínuo das contas da empresa a partir de dados centralizados e padronizados.
Por meio da tecnologia, por sua vez, é possível garantir que as atividades de conciliação sejam realizadas a partir de informações atualizadas em tempo real.
Mas, para que a transformação digital dos processos de conciliação seja efetiva, é importante contar com soluções capazes de fornecer uma visão ampla sobre cada movimento das contas de seu negócio.
Esse é um dos objetivos centrais da Dattos, uma plataforma líder na automação e conciliação de processos financeiros, contábeis e fiscais no país.
Esqueça a gestão orientada por planilhas e invista na digitalização de sua operação visando ganhos nos planos do compliance, governança e de uma cultura realmente orientada por dados.
Com a Dattos, o CFO pode, justamente, preparar melhor sua empresa para uma auditoria financeira, aumentar a transparência do negócio e potencializar, inclusive, a entrada de investimentos.
Além disso, será possível centralizar processos e informações (financeiras, contábeis e fiscais), gerando mais valor para o negócio e reduzindo seus riscos.
