A conciliação fiscal é uma tarefa importante que se beneficia dos avanços digitais. Na década da hiperconectividade, centralizar e organizar informações está mais fácil do que nunca. Mesmo assim, a dificuldade de dar os primeiros passos se mantém presente.
Décadas atrás, a conciliação era feita com pastas, que guardavam chumaços de páginas com informações financeiras, bancárias e, claro, fiscais. Já nos dias atuais, fazer a conciliação desta forma gera gastos desnecessários e dificulta uma organização bem feita.
Tudo isso graças à tecnologia. Ao virtualizar as conciliações do seu negócio, basta poucos cuidados para fazê-las de forma eficiente, gerando resultados positivos e evitando desperdícios operacionais para que os colaboradores busquem por mais resultados.
Para entender melhor, a Dattos traz este guia completo sobre conciliação fiscal e explica como garantir que ela seja bem feita!
Conciliação fiscal: o que é?
A conciliação fiscal é uma medida de comparação para diferentes áreas da empresa e, como o próprio nome sugere, aqui apenas as entregas tributárias são equiparadas.
Para entender melhor, vale a pena destacar o papel da conciliação em si e também o entendimento da questão fiscal. Deste modo, a união dessas duas ideias fica ainda mais clara aos gestores e empresários.
A conciliação tem como objetivo unificar diferentes compromissos, isto é, alcançar um ponto de convergência para processos e entregas feitas anteriormente ou nos meses futuros. A partir disso, a comparação pode ser feita e permite usos mais estratégicos, tanto para evitar gastos desnecessários como para aumentar a eficiência das obrigações de diferentes setores.
Já o termo fiscal diz respeito às entregas tributárias de um negócio. Hoje, toda empresa deve seguir diferentes obrigações acessórias. Da emissão de notas fiscais às deduções do INSS de colaboradores, os dados devem estar sempre fáceis e alinhados aos resultados de cada negócio, a fim de evitar multas e futuros precatórios.
Juntos, a conciliação fiscal se destaca por reunir todas as informações tributárias da empresa em um único lugar, permitindo comparações e evitando que lançamentos errados persistam dentro da corporação.
Para que serve a conciliação fiscal?
A conciliação fiscal serve para comparar escriturações fiscais e garantir registros mais auditados junto aos órgãos fiscalizadores. Todo esse esforço de coordenação evita multas e advertências por parte dos poderes públicos.
Na prática, esse modelo de conciliação considera a rotina de lançamentos fiscais da empresa. Por exemplo, um e-commerce deve emitir diferentes notas fiscais ao longo do dia, bem como registrá-las e organizá-las.
Sem nenhum modo de conciliar estes lançamentos, a empresa fica refém de pastas e infinitas consultas. Ao acumular e deixar de lançar as NF-e do negócio, as chances de erros durante obrigações mais importantes, como IRPJ, CSLL, ICMS, entre outros, são maiores.
Neste sentido, há um esforço de manter a conciliação das informações fiscais sempre organizada. Inclusive, nos dias atuais, diferentes negócios já encontram na tecnologia uma solução, automatizando o registro e o lançamento dos dados mais importantes.
Quais são os tipos de conciliação?
1. Conciliação de ativos
A conciliação de ativos realiza o controle e a gestão das movimentações dos ativos da empresa. Uma vez em mãos, esses dados são comparados às escriturações fiscais da empresa e, deste modo, evita o desencontro das informações.
Ainda neste tipo de tarefa, você tem diferentes ativos que podem ser considerados, como ganhos na bolsa de valores, termos de ações, criptomoedas, informações custodiantes, entre outros exemplos. É importante destacar que os ativos são ganhos da empresa que sofrem incidência de impostos.
Esse formato de conciliação acontece sem tanta frequência. Muitas vezes, a unificação e a organização dos ativos acontecem em períodos específicos. Porém, vale a pena ter as informações sempre prontas caso queira evitar surpresas!
2. Conciliação contábil
Assim como a conciliação fiscal, a conciliação contábil está entre as principais análises e comparações de informações nas pequenas, médias e grandes empresas. Aqui, os indicadores de desempenho da empresa são confrontados com demonstrações do negócio.
Portanto, as demonstrações produzidas a partir das informações conciliadas buscam sintetizar o panorama atual da empresa. Caso contrário, inicia-se uma busca pelas informações que não procedem, assim como a correção dos indicadores da empresa.
Por fim, é importante destacar que a conciliação contábil acontece com certa frequência visto a produção diária de novas informações contábeis úteis. Justamente por isso, ela costuma ser feita mensalmente. Em grandes negócios, esses períodos são definidos em semestres ou anos por conta das soluções de automatização dos dados.
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3. Conciliação bancária
A conciliação permite centralizar informações de ativos e da área contábil. No caso da conciliação de lançamentos bancários, o esforço permite a conferência e a gestão de diferentes contas bancárias.
Em pequenas e médias empresas, uma estratégia comum é utilizar diferentes máquinas e contas bancárias. Assim, o movimento financeiro fica dividido e cada conta fica responsável por determinada obrigação.
Contudo, entre tantas contas, o gestor encontra dificuldade em acompanhar diferentes lançamentos. Isso resulta no descontrole do fluxo de caixa e cabe à conciliação bancária organizar os lançamentos que acontecem nas contas bancárias.
4. Conciliação fiscal
Por fim, há também a conciliação fiscal. Como você viu mais acima, o foco desta conciliação é garantir que os lançamentos fiscais fiquem alinhados às demonstrações da empresa. Ou seja, as movimentações respeitam todas as normas tributárias dos ganhos e do porte da empresa.
Nos dias atuais, este modelo de análise se destaca por trazer mais previsibilidade em termos de resultado. Com isso, as empresas prevêem os valores e as alíquotas a serem pagas nos próximos meses com base em resultados anteriores.
À frente de uma empresa, você gestor sabe da importância da previsibilidade na hora do planejamento. Graças à conciliação fiscal, o confronto das informações permite a correção de erros fiscais e aumenta as chances de ter entregas alinhadas com a sua expectativa, sem multas ou desencontros de informações.
Como fazer a conciliação fiscal na empresa?
Para realizar a conciliação fiscal, você deve adotar boas práticas contábeis. Hoje, sabe-se que as entregas tributárias no Brasil são complexas. Mesmo assim, nos últimos anos, houve um esforço em digitalizar escriturações.
Isso permitiu que novas soluções surgissem, possibilitando até mesmo a automação de entregas e da organização de informações fiscais. Embora a burocracia se mantenha, as soluções tornam a tarefa um pouco menos complexa.
A seguir você confere como fazer a conciliação fiscal da empresa a partir das dicas que os especialistas da Dattos prepararam!
1. Faça o planejamento fiscal
Antes de mais nada, o primeiro passo é realizar o planejamento fiscal. Este tipo de planejamento considera as datas mais importantes para a empresa, com prazos e informações claras sobre o que deve ser feito em cada mês.
Indo além disso, o planejamento considera também as deduções, as técnicas de elisão fiscal e as obrigações de cada empresa. Especialmente neste ponto, não há como detalhar esta etapa. Isso acontece porque essas obrigações variam conforme o tipo e o porte do seu negócio.
2. Mantenha dados organizados
A conciliação assertiva depende de organização. Portanto, diga adeus às idas e vindas dos e-mails enviados, assim como dos downloads de notas fiscais e outros compromissos enviados ao longo dos dias. Considere separar informações em pastas e com nomes devidamente padronizados.
Para isso, o melhor conselho é utilizar servidores em nuvem. Ao invés de utilizar HDs externos, computadores específicos ou pendrives, você armazena os dados mais indispensáveis em um lugar remoto e de fácil acesso aos seus colaboradores e contadores.
3. Reduza o trabalho manual
A redução do trabalho manual está entre as principais necessidades. O trabalho manual gera diferentes desvantagens à empresa e, por isso, não há razão de seguir com este modelo de conciliação.
Ao definir um colaborador para realizar o ordenamento das informações fiscais, você gasta recursos operacionais de baixo valor agregado e deixa de delegá-lo para tarefas que geram resultados.
Além disso, a mão de obra do seu colaborador está suscetível a cometer erros. Neste sentido, as chances de ter prejuízos são altas.
4. Virtualize processos
Por fim, você precisa virtualizar processos para fazer a conciliação fiscal da sua empresa. Para isso, há diferentes possibilidades, incluindo a plataforma de conciliação da Dattos. Nela, você realiza todos os tipos de conciliações com poucos cliques.
A partir de um painel sob medida, os seus colaboradores automatizam funções e realizam lançamentos para serem facilmente confrontados com outros dados armazenados pela plataforma. Tudo isso facilita e reduz consideravelmente as chances de refação, correções e, mais importante, multas.
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Quais são as vantagens da conciliação fiscal?
Todo gestor encontra diferentes vantagens ao realizar uma boa conciliação. Entre diferentes pontos positivos, abaixo você encontra os melhores benefícios da gestão fiscal feita com maestria pelo seu negócio.
1. Reduz custos operacionais
Toda tarefa gera um custo operacional. Ao definir um ou mais colaboradores responsáveis pela tarefa diária de controlar escriturações fiscais, você os limita e com isso passa a ter um gasto operacional fixo.
Infelizmente, todo esse investimento tem um baixo retorno, afinal, as multas ainda podem acontecer e o trabalho manual é suscetível a erros. Felizmente, uma conciliação fiscal bem feita e de acordo com as dicas acima reduz custos.
Inclusive, a partir da economia dos custos operacionais, você pode os realocar como bem entender, definindo novas prioridades de acordo com o objetivo da sua empresa.
2. Diminui erros
Ao contrário da mão de obra manual, os robôs não erram. Pelo contrário, assim que você definir lançamentos e diretrizes de acompanhamento, esse conteúdo serve como uma lei e é seguida à risca.
Como resultado, os erros são reduzidos de imediato e basta apenas acompanhá-los de acordo com o seu planejamento tributário. Caso alguma mudança seja necessária, basta alterar o funcionamento e atualizar os termos de acompanhamento.
3. Realiza entregas mais ágeis
Ainda em comparação com o trabalho manual, vale a pena destacar que os processos de conciliação são mais ágeis ao ter uma plataforma como aliada.
Com colaboradores, as consultas são mecânicas e feitas de diferentes modos, com planilhas, relatórios e gráficos. Tudo isso precisa de um tempo até ficar pronto.
Por outro lado, a plataforma permite acompanhamentos como bem entender. Fora isso, a automação de tarefas torna possível entregas imediatas e a conciliação de diferentes dados em minutos.
4. Gera previsibilidade
Por fim, outro ponto que merece atenção é a previsibilidade. Muitas vezes, a conciliação fiscal segue uma tendência e por este motivo o gestor consegue pressupor se os gastos aumentarão, seguirão estáveis ou reduzirão nos próximos meses.
Entretanto, essa previsibilidade só pode ser possível a partir de dados dos períodos anteriores. Para acertar na previsão das obrigações fiscais, o melhor modo está no fácil acesso por parte do gestor e dos contadores.
Felizmente, a plataforma da Dattos traz uma experiência definitiva de conciliação financeira, contábil e fiscal. Com poucos cliques, você concilia e compara os dados do seu negócio para tomar a melhor decisão possível.
Confira no vídeo abaixo quais são os benefícios de automatizar o processo de conciliação contábil!
