SPED: qué es, cómo funciona y cómo transmitirlo sin errores

El Sistema público de contabilidad digital (SPED) centraliza y digitaliza las obligaciones fiscales y contables de las empresas brasileñas. Y en un entorno fiscal tan complejo como el brasileño, destaca como una solución indispensable para garantizar la eficiencia, el cumplimiento y la conformidad en la gestión de la información.

Después de todo: Además de simplificar los procesos, SPED automatiza las tareas, reduce el margen de error e integra de forma inteligente todas las obligaciones fiscales. Así que si su empresa necesita estar al día de la normativa fiscal, para garantizar la transparencia y evitar multas, es esencial comprender el SPED. 

En este artículo, aprenderá todo sobre SPED: desde su concepto y funcionamiento hasta sus ventajas y cómo las soluciones tecnológicas de Dattos pueden impulsar estos procesos.

Lo que aprenderá 

1. ¿Qué es SPED?
2. ¿Quién está obligado a presentar el SPED?
3. ¿Cuáles son las principales obligaciones de SPED?
4. ¿Cómo funciona el SPED en la práctica?
5. ¿Existen diferencias estatales en SPED?
6. ¿Cuáles son los plazos y sanciones del SPED?
7. ¿Cómo instalar y utilizar el SPED PVA?
8. ¿Cuáles son las principales normas de SPED?
9. ¿Cómo transmitir correctamente el SPED?
10. ¿Cuáles son las principales tablas SPED y cómo se utilizan?
11. ¿Cómo puede la automatización contable facilitar su rutina SPED?
12. ¿Necesita ayuda para dominar SPED? Dattos tiene la solución perfecta para usted.

¡Feliz lectura!

¿Qué es SPED?

SPED (el Sistema Público de Contabilidad Digital) es un plataforma creada por el gobierno brasileño para unificar la recepción, validación y almacenamiento de las obligaciones fiscales y contables de las empresas. Con él, toda la contabilidad y la fiscalidad se harán digitalmente, mediante certificación digital, integrando los datos para una mayor eficiencia y transparencia.

¿Quién está obligado a presentar el SPED?

Las obligaciones del SPED varían en función del régimen fiscal de la empresa y del tipo de operación. En general, están obligadas a presentar el SPED:

• Empresas con beneficios realesAdemás del ECF y otras obligaciones, deben presentar tanto el SPED Contable (ECD) como el SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI);
• Empresas presuntamente lucrativasEstán obligados a presentar la ECF y, en algunos casos, la EFD-Contribuciones, en función de su actividad y volumen de negocios;
• Empresas de Simples NacionalAunque en general están exentas, pueden tener obligaciones específicas relacionadas con el SPED, como la emisión de NF-e o el envío de EFD-Contribuições, en función de su actividad;
• Empresas de sectores específicosEFD-Reinf: algunos segmentos, como los transportistas y las empresas con actividades sujetas a retención fiscal, pueden estar obligados a presentar el EFD-Reinf y otras obligaciones accesorias.

También es importante tener en cuenta que el sistema fiscal es dinámico, y pueden aplicarse nuevos requisitos a medida que cambia la normativa. Por eso es esencial que las empresas estén siempre al tanto de las actualizaciones.

¿Cuáles son las principales obligaciones de SPED?

Entender qué es el SPED también implica conocer las distintas obligaciones que cubre. Consulte a continuación los detalles de las obligaciones contables y fiscales del SPED.

SPED Contabilidad

Las obligaciones de la Contabilidad SPED sustituyen a los registros y informes contables y cada una tiene una función específica. Las principales son:

• ECD - Contabilidad digitalEl nuevo sistema: sustituye la contabilidad en papel por el registro digital de los libros contables;
• ECF - Contabilidad fiscal Teneduría de librosSe trata de información contable y fiscal a efectos fiscales;
• Contribuciones EFDdestinado a la contabilización de las operaciones que influyen en el cálculo de las cotizaciones de intervención en el ámbito social y económico;
• EFD-Reinf - Contabilidad fiscal digital de retenciones y otra información fiscalEFD-Contribuições : complementa EFD-Contribuciones, centrándose en las retenciones de impuestos, entre otras operaciones.

SPED Fiscal

Las obligaciones del SPED Fiscal son fundamentales para el correcto cálculo y declaración de impuestos y contribuciones. Entre las principales se encuentran:

• EFD ICMS/IPI - Contabilidad fiscal digitalImprescindible para registrar información relacionada con ICMS e IPI;
• Contribuciones EFD: centrado en el cálculo de las cotizaciones sociales, como el PIS/Pasep y la COFINS;
• NF-e - Factura electrónicadigitalización de las facturas tradicionales, utilizadas para transacciones y servicios;
• NFC-e - Factura electrónica de consumoSustituye al cupón fiscal y se utiliza principalmente en el comercio minorista;
• CT-e - Conocimiento de embarque electrónico: utilizado por las empresas de transporte para registrar las operaciones de servicio.

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¿Cómo funciona el SPED en la práctica?

En SPED, las empresas necesitan generar archivos digitales con diseños específicos definidos por el gobierno y enviarlos periódicamente a Hacienda y otras entidades tributarias como contribuyentes. En la práctica, funciona así:

• Generación de archivosArchivos digitales: las empresas deben producir archivos digitales según diseños predefinidos para registrar información como facturas, liquidaciones fiscales y contabilidad;
• Envío periódicoLos ficheros se transmiten periódicamente al Servicio de Impuestos Internos y a otras autoridades fiscales;
• Validación de la informaciónTras el envío, SPED realiza una validación, comprobando que todos los datos son correctos y cumplen las normas establecidas;
• Facilitar la inspecciónCon información centralizada y normalizada, la inspección es más eficaz y transparente;
• Optimización de la rutina contable y fiscalLa automatización de los procesos minimiza los errores y agiliza la gestión fiscal y contable.

¿Existen diferencias estatales en SPED?

Sí, aunque el SPED es un sistema normalizado a nivel federal, cada Estado tiene autonomía para aplicar normas y particularidades adicionales que deben ser observadas por las empresas. Estas variaciones repercuten especialmente en la contabilidad fiscal y en la Cálculo del ICMS. Algunas de las principales diferencias estatales son:

• Códigos adicionales para operaciones fiscales específicasAlgunos estados exigen el uso de códigos específicos o adicionales en la contabilidad para identificar las transacciones fiscales regionales;
• Particularidades en el cálculo del ICMSICMS: el tipo y el cálculo del ICMS pueden variar en función de la legislación de cada Estado, lo que requiere adaptaciones a la hora de cumplimentar las obligaciones fiscales;
• Normas específicas de validación y cumplimentaciónCada Estado puede definir campos adicionales u obligatorios al enviar el SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI), lo que puede dar lugar a diferencias en la interpretación de los datos;
• Registros adicionales obligatoriosEn algunos estados, determinadas operaciones requieren la inclusión de registros adicionales en los ficheros SPED, como ajustes fiscales o información específica sobre beneficios fiscales.

Las empresas que operan en más de un estado deben ser conscientes de estas variaciones para garantizar el cumplimiento local, especialmente en lo que respecta al uso correcto del CNPJ. La falta de normalización entre estados refuerza la la importancia de utilizar soluciones automatizadasEs una buena forma de mejorar la calidad de los archivos, adaptarlos a los requisitos regionales y ayudar a que se generen correctamente.

¿Cuáles son los plazos y sanciones del SPED?

El SPED Contable (ECD) debe enviarse anualmente hasta el último día laborable del mes de mayo del año siguiente al año natural al que se refiere la contabilidadde acuerdo con la Instrucción Normativa RFB nº 2.003/2021, respetando el trazado establecido. Las empresas tienen hasta las 23.59 ese día para finalizar el envío.

Si la empresa no la presenta, o si lo hace con información incorrecta o inexacta, hay sanciones y multas. A nivel federal, las multas son:

• Retraso en la entrega0,02% por día de retraso sobre el valor de los ingresos brutos, limitado a 1% de ingresos brutos.
• Entrega con datos incorrectos: 5% del valor de la transacción correspondiente a la información omitida o incorrecta.
• Incumplimiento de los requisitos0,5% de los ingresos brutos por incumplimiento de otros requisitos.

Es importante subrayar que el incumplimiento de los plazos puede causar graves perjuicios. Ocasionalmente, el gobierno puede ampliar el plazo, pero no suele ser el caso. La recomendación es estar siempre atento a los plazos y asegurarse de que el datos se transmiten correctamente.

¿Cómo instalar y utilizar el SPED PVA?

Para enviar los ficheros de Contabilidad Fiscal Digital (EFD, ICMS, IPI y Aportaciones EFD), las empresas necesitan el Programa Validador y Firmante (PVA), que se encarga de validar y transmitir la información. Este programa requiere la instalación de una Máquina Virtual Java (JVM). La versión recomendada es la 1.6 o superior, habiéndose probado hasta la versión 1.8.201.

1) Ejecución del PVA

PVA ya incluye el Java Runtime Environment (JRE), imprescindible para ejecutarlo en Windows o Linux. Aunque es posible ejecutarlo con otras versiones de JVM, se recomienda utilizar el JRE incorporado en el instalador y ejecutar siempre el programa utilizando los accesos directos creados durante la instalación.

2) Instalación de PVA

Elija el instalador según su sistema operativo:

• Versión 4.0.5:
  • Para Windows: PVA_EFD_w32-4.0.5.exe
  • Para Linux (64 bits): PVA_EFD_linux-4.0.5.bin
  • Para Linux (32 bits): PVA_EFD_linux-4.0.5.bin

Consejo para Windows: Si la descarga está bloqueada, haga clic con el botón derecho del ratón, elija "Guardar enlace como..." y confirme la descarga.

• Versión 4.0.4:
  • Para Windows: PVA_EFD_w32-4.0.4.exe
  • Para Linux (64 bits): PVA_EFD_linux-4.0.4.bin
  • Para Linux (32 bits): PVA_EFD_linux-4.0.4.bin

En Linux, recuerde añadir permiso de ejecución con el comando chmod +x PVA_EFD_4.0.4.jar o dependiendo del gestor de ventanas utilizado.

Para descargar e información más detallada sobre PVA y SPED, más información en el sitio web de la Receita Federal.

¿Cuáles son las principales normas de SPED?

Para garantizar el cumplimiento de la normativa al enviar información a través del SPED, deben respetarse ciertas normas:

• Actualización constanteEl gobierno actualiza periódicamente los esquemas y tablas del SPED, lo que obliga a las empresas a mantener sus sistemas alineados en todo momento;
• Rellenar correctamente la informaciónEs esencial seguir las directrices específicas para cada campo, como se indica en los manuales de la Receita Federal;
• Respetar los plazos de envíoLos retrasos en la transmisión de información pueden acarrear multas importantes;
• Validación previa de los expedientesEl uso de herramientas automatizadas que realicen una validación previa es esencial para evitar reprocesamientos y garantizar la conformidad.

¿Cómo transmitir correctamente el SPED?

Transmitir correctamente el SPED es fundamental para el cumplimiento fiscal y contable de su empresa y tiene un impacto directo en sus prácticas contables. Seguir un proceso claro y estructurado es la clave para una transmisión sin errores. Consulte paso a paso para facilitar este proceso:

1. Organizar los documentos necesariosReúna toda la información y documentos pertinentes, como facturas y registros contables y fiscales;
2. Utilizar programas informáticos específicosUtilice el software proporcionado por el Servicio de Impuestos Federales o software de mercado compatible con SPED para generar los archivos;
3. Comprobar la coherencia de los datosAntes de transmitir, compruebe la exactitud y coherencia de los datos introducidos para evitar errores e incoherencias;
4. Firmar digitalmenteUtilice un certificado digital válido para firmar los archivos SPED, garantizando la autenticidad e integridad de la información;
5. Transmitir a través del programa validadorUtilice el programa validador del IRS para transmitir los ficheros SPED;
6. Conserve los albaranes de entregaTras la transmisión, conserve los recibos de entrega, ya que son la prueba de que la operación se ha realizado;
7. Seguir la tramitaciónSupervisar la tramitación de los expedientes en el sistema de Hacienda para comprobar si hay cuestiones pendientes o incoherencias que deban corregirse.

¿Cuáles son las principales tablas SPED y cómo se utilizan?

SPED utiliza varias tablas para organizar la información fiscal y contable. Estas tablas son esenciales para la correcta estructuración e interpretación de los datos enviados.. Algunas de las mesas principales son:

• Tabla de códigos de situación fiscal (CST): clasifica la situación fiscal de los productos y servicios.
• Tabla de códigos fiscales para operaciones y servicios (CFOP): identifica la naturaleza de las transacciones fiscales.
• Tabla de códigos de ajuste del cálculoutilizado para identificar ajustes en la liquidación de impuestos.

El uso correcto de estas tablas es esencial para garantizar que los datos cumplen los requisitos fiscales y contables, evitando errores que podrían poner en peligro el cumplimiento de la empresa.

¿Cómo puede la automatización contable facilitar su rutina SPED?

Ante tantas obligaciones fiscales y la complejidad de los datos, la automatización se hace indispensable para garantizar el cumplimiento y la eficacia. Con las soluciones automatizadas, la recopilación, validación y estructuración de los datos se realiza con rapidez y precisión, lo que permite al equipo de contabilidad y fiscalidad centrarse en actividades estratégicas en lugar de en tareas manuales repetitivas.

¿Necesita ayuda para dominar SPED? Dattos tiene la solución perfecta para usted.

La Dattos ofrece más que automatización. Con nuestras solucionesCon SPED, puede transformar la forma en que su empresa trata con SPED, garantizando seguridad y tranquilidad en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Vea cómo:

• Preparación eficaz de los datosEstructuramos los bloques críticos de forma organizada y tabulada, lo que facilita la lectura e interpretación de los datos;
• Validación fiableNuestras plantillas garantizan que toda la información esté completa antes de su envío, lo que minimiza el riesgo de rectificaciones y liquidaciones fiscales;
• Reducción de las repeticionesCon Dattos, su empresa evita errores que pueden dar lugar a reprocesamientos y pérdidas, al garantizar que los datos enviados son siempre correctos.

Si su empresa sigue enfrentándose a retos con SPED, ahora es el momento de invertir en automatización con una solución que realmente comprenda sus necesidades fiscales. Más información y diagnóstico para descubrir cómo Dattos puede optimizar su rutina contable y fiscal.