90 % menos tiempo utilizando procesos de conciliaciones automatizados
Sobre PUCRS
La Pontificia Universidad Católica de Rio Grande do Sul (PUC-RS) es una de las más tradicionales instituciones privadas de educación superior de Brasil, con más de 75 años de historia en la educación del país. La universidad ofrece 59 programas de pregrado presenciales, además de 10 opciones de cursos en línea, 22 de maestría y doctorado, y cientos de especializaciones.
En total, son más de 40 mil estudiantes activos, y 170 mil profesionales ya formados por la institución. El equipo cuenta con 2.850 profesores y técnicos administrativos, además de 2.456 colaboradores en la operación del Hospital São Lucas, también mantenido por la PUC-RS.
El equipo de Contabilidad de la PUC-RS tiene, en total, 20 personas, de las cuales 10 estão envolvidas nos processos de conciliação de contas contábil, fiscal, de patrimônio, prestação de contas etc.
Contexto
Considerando ampla atuação da empresa nos mercados de educação e saúde, fica fácil imaginar o volumen de información que esta organización necesita procesar en sus operaciones financieras y contables. Esto sin mencionar los procesos de recursos humanos, considerando la nómina y los beneficios de los más de 5 mil colaboradores.
Todo esto generaba un gran trabajo manual para los profesionales responsables de las conciliaciones, cruzando 15 mil líneas de un archivo con otras 15 mil líneas de otro, por ejemplo, para realizar una conciliación de cuentas por cobrar.
La contabilidad es el punto central de información de la empresa, cuanto más agilidad tenga para entregar los números, más demandas podrá atender y mayor precisión tendrá en el proceso. De este modo, lo que la PUC-RS buscaba al ponerse en contacto con Dattos era automatizar la mayor cantidad posible de procesos para ganar agilidad y seguridad en la calificación de la información para la toma de decisiones.
O desafio
Las conciliaciones se realizaban manualmente mediante hojas de cálculo, lo que resultaba en muchas horas operativas del equipo validando columnas y poco tiempo para análisis más estratégicos de los pendientes.
Cuantas más demandas operativas, menos podía el equipo contable dedicarse al análisis de las discrepancias, resultando en una entrega inferior a la deseada al final del mes.
Incluso con el alto volumen de datos que debían analizarse en la rutina contable, era necesario acortar los plazos de conciliaciones y análisis, así como de la entrega de información precisa para la toma de decisiones.
A solução
Con la implementación del módulo de Gestión de Conciliaciones de Dattos, la PUC-RS logró automatizar una serie de procesos de conciliación y ahorrar muchas horas operativas al mes. La reducción fue aproximadamente de 220 horas menos empleadas por el equipo contable en estos procesos, culminando en conciliaciones un 90 % más rápidas.
La tecnología facilita y automatiza el proceso de cruce de información de la PUC-RS, presentando las discrepancias directamente en la pantalla, sin que los analistas tengan que pasar horas buscándolas.
Con esto, el tamaño de las hojas de cálculo para el análisis de discrepancias se redujo, ya que todas las filas conciliadas se eliminan de este análisis, quedando solo las pendientes. Ahora, la PUC-RS puede identificar las discrepancias con mayor agilidad y encontrar soluciones a los problemas que, con los procesos manuales, no eran posibles.
Además, los profesionales perciben mayor seguridad en la información por estar almacenadas en la nube y ya no ser tratadas manualmente. Al fin y al cabo, Dattos registra un historial de todas las actividades realizadas, contribuyendo a la trazabilidad de los procesos.
90 % menos tiempo en los procesos de conciliaciones implementados
Reducción de 220 horas de trabajo manual del equipo contable
Promedio de 30 a 60 mil líneas conciliadas automáticamente por mes
Casos de uso na PUCRS
Contas a receber – Hospital
Contas a pagar – Hospital
Cuentas por cobrar (Duplicados y Alquileres) consolidado
Cuentas por pagar consolidado
Inventarios PUC-RS
"O Dattos trouxe agilidade para a nossa rotina. Agora, conseguimos parar de correr atrás da máquina e começar a focar mais na análise e resolução das pendências . Em um dos processos implantados, deixamos de gastar uma semana e meia nas conciliações para fazer tudo em um único dia. Também já estamos pensando nos próximos processos que queremos implantar no Dattos, porque o objetivo é que todos os processos da PUC-RS, ou pelo menos a sua maioria, estejam automatizados com Dattos."
Débora dos Santos
Analista Contable de la PUC-RS
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“Em um dos processos implantados, deixamos de gastar uma semana e meia nas conciliações para fazer tudo em um único dia.”