Cómo iniciar una cultura de datos en su equipo financiero

¿Se ha parado a pensar cuántas decisiones cruciales se toman en su empresa cada día? ¿Y si, en lugar de depender de hojas de cálculo Excel -propensas a errores y limitaciones-, estas decisiones se basaran en datos sólidos y precisos?

Suena ideal, pero la realidad es que en un mundo en el que se generan más de 2,5 quintillones de bytes de datos cada minuto, confiar plenamente en los datos que tenemos a nuestra disposición puede parecer imposible. Las hojas de cálculo, aunque familiares, no ofrecen la confianza y agilidad necesarias para tratar este volumen de información.

Aquí es donde cultura de datos (o basada en datos). En el sector financiero, trabajar con datos fiables no es solo un diferenciador competitivo - es una cuestión de supervivencia. Si su equipo sigue atascado con las hojas de cálculo y le cuesta confiar en los datos, quizá sea hora de replantearse la forma en que maneja la información.

Pero, ¿cómo puede empezar a crear esta cultura de datos en su equipo financiero y asegurarse de que cada decisión se basa en información de calidad? Explorémoslo juntos.

¿Qué es la cultura de los datos?

La cultura de los datos es la integración de prácticas basadas en datos en todos los niveles de la organización. No se trata sólo de adoptar nuevas herramientas, sino de transformar la mentalidad sobre cómo se recopila, analiza y utiliza la información en la toma de decisiones.

En el sector financiero, la dependencia de las hojas de cálculo puede limitar esta cultura, ya que las hojas de cálculo no son lo suficientemente robustas como para manejar grandes volúmenes de datos y análisis complejos. Una cultura de datos va más allá de las hojas de cálculo y permite a su equipo tener una visión más clara y estratégica del panorama financiero, basada en datos precisos y en tiempo real.

Un estudio realizado por IDCpatrocinado por Tableau, analizó cómo afrontan las empresas la adopción de una cultura basada en los datos y las repercusiones de esta transformación en sus operaciones y estrategias. Veamos algunas de las conclusiones:

• CEOs' 83% quieren que sus organizaciones se basen más en los datos, haciendo hincapié en la creciente importancia de las decisiones basadas en información sólida;
• Sin embargo, a pesar del sentido de la prioridad, sólo 21% de organizaciones financieras contar con un liderazgo eficaz basado en datos.
• Es urgente colmar esta laguna, porque las empresas impulsadas por los datos han 4 veces más posibilidades utilizar esta información para tomar decisiones importantes y 10 veces más probable utilizar datos en apoyo de sus propuestas.

¿Cuáles son las características de un equipo financiero basado en datos?

Para que un equipo financiero sea realmente basado en datosEsto significa que debe incorporar prácticas específicas y desarrollar competencias que vayan más allá del uso de herramientas tecnológicas. 

Esto significa que estos profesionales, mediante complejos algoritmos, van siempre un paso por delante de los riesgos y oportunidades empresariales. Analicemos más a fondo algunas de estas características:

• Toma de decisiones basada en datos: el equipo utiliza análisis objetivos, métricas claras y datos históricos para reducir riesgos y mejorar las decisiones estratégicas.
• Colaboración entre departamentos: la cultura de datos facilita el intercambio de información crítica entre el equipo financiero y otros departamentos, garantizando la alineación con los objetivos de la empresa.
• Centrarse en la formación continua: La formación en herramientas analíticas y las actualizaciones sobre nuevas tecnologías mantienen al equipo preparado para utilizar los datos con eficacia.
• Proactividad en la mitigación de riesgos: seguimiento de indicadores financieros en tiempo real le permite anticiparse y adaptarse rápidamente para evitar problemas futuros.

¿Cómo puede un equipo organizar los datos?

La organización de los datos es un proceso esencial para fomentar una cultura basada en ellos. Para los equipos financieros, esta organización pasa por tres etapas principales: recogida, análisis y mediciónsiempre centrándose en la calidad de los datos. Exploremos cada fase:

1. 1. Recogida de datos

La recogida de datos es el punto de partida para garantizar que se dispone de la información adecuada en el momento oportuno. Para que los datos sean fiables y útiles, es esencial:

• Establecer fuentes de datos fiables, tanto internas como externas;
• Implantar herramientas automatizadas para capturar datos de forma precisa y coherente;
• Dar prioridad a la calidad de los datos desde el principio, eliminando duplicados, incoherencias o información irrelevante.

Garantizar que los datos recopilados son de alta calidad facilita todo el proceso posterior y mejora la confianza en las decisiones financieras.

2. Análisis de datos

Una vez recogidos los datos, hay que organizarlos y analizarlos estratégicamente. El análisis de datos implica

• Utilizar herramientas de Business Intelligence (BI) y otras soluciones analíticas para transformar grandes volúmenes de datos en información práctica;
• Y para identificar patrones, tendencias y anomalías que puedan afectar a los resultados financieros de la empresa.

Con un análisis adecuado, el equipo financiero puede identificar riesgos, predecir escenarios y tomar decisiones informadas.

3. Medición de resultados

La medición de resultados es la fase en la que los datos analizados se comparan con los objetivos y los indicadores clave de rendimiento (KPI). Para que esta fase sea eficaz, es importante:

• Definir KPI claros y relevantes para el rendimiento financiero del equipo;
• Además de supervisar constantemente los resultados, ajustando las estrategias según sea necesario.

Medir correctamente los datos no sólo garantiza que las decisiones se ajusten a los objetivos de la empresa, sino que también ayuda a optimizar continuamente los procesos.

¿Qué procesos financieros pueden verse afectados por una cultura de datos?

No es ninguna novedad que los equipos financieros recopilan miles de datos cada mes. - y los propios profesionales del sector lo saben mejor que nadie. 

Sin embargo, con el enfoque adecuado, estos datos dejan de ser un problema y se convierten en información estratégica. Veamos cómo puede influir una cultura de datos en distintos procesos financieros:

Análisis de riesgos

La cultura de los datos permite equipo financiero identificar con mayor precisión las pautas de comportamiento y las tendencias del mercado. Utilizando datos históricos y en tiempo real, puede predecir posibles riesgos financieros y tomar medidas preventivas.

EjemploUtilizando datos sobre variaciones de los tipos de cambio, fluctuaciones de precios e historial de impagos, el equipo puede predecir los riesgos asociados a clientes específicos u operaciones internacionales, ajustando las estrategias de crédito y cobro de forma proactiva.

Planificación y presupuesto

Con una cultura basada en los datos, la planificación financiera y el presupuesto se basan en pruebas concretas, lo que aumenta la precisión de las previsiones y la eficacia de la asignación de recursos.

EjemploLos datos históricos de ingresos y gastos, combinados con proyecciones de mercado, ayudan a identificar tendencias estacionales y ajustar los presupuestos con mayor rapidez, garantizando que los recursos se asignan de forma óptima.

Control de costes

El cultivo de datos proporciona una visión detallada de los gastos de la empresa, lo que permite un control de costes más eficaz y continuo.

EjemploA través de cuadros de mando integrados, el equipo financiero puede supervisar el gasto por departamento o proyecto en tiempo real, identificar rápidamente los excesos y ajustar el gasto según sea necesario.

Gestión de tesorería

Los datos bien gestionados permiten una gestión predictiva y precisa de la tesorería, ayudando a anticipar las variaciones de liquidez y a tomar decisiones financieras estratégicas.

EjemploCon modelos predictivos basados en datos históricos de entradas y salidas, el equipo puede prever periodos de escasez de efectivo y planificar medidas correctoras, como adelantar los cobros o renegociar las condiciones de pago.

Auditoría y cumplimiento

Una cultura de datos organizada facilita proceso de auditoría y garantiza el cumplimiento de la normativa, reduciendo el riesgo de fraude y sanciones.

EjemploCon datos centralizados y estructurados, el equipo puede preparar las auditorías con mayor eficacia, detectando posibles problemas antes de que los descubran los auditores externos.

Previsión y análisis financieros

Las herramientas de análisis avanzado permiten al equipo financiero identificar patrones complejos y tendencias de mercado, ayudando a elaborar previsiones más precisas.

EjemploEl uso de la IA y el aprendizaje automático permite descubrir patrones ocultos en datos financierosayudando al equipo a ajustar rápidamente sus estrategias ante los cambios del mercado.

¿Quién es el responsable de iniciar una cultura de datos en un equipo?

La responsabilidad de iniciar una cultura de datos en un equipo no recae en una sola persona, sino en varios líderes y directivos que comprenden la importancia de los datos para la transformación organizativa. Estas funciones son esenciales para fomentar y reforzar una cultura basada en los datos:

• Director financieroDatos: promueve la integración de una cultura de datos en el equipo, estableciendo objetivos claros y creando un entorno en el que los datos se consideran un activo estratégico;
• Chief Data Officer (CDO) o responsable de datosestrategia de datos: establece políticas de gobernanza, fija normas de recopilación y análisis, y alinea la estrategia de datos con los objetivos a largo plazo de la empresa;
• Responsables de TIGarantizan la infraestructura tecnológica y las herramientas necesarias para recopilar, almacenar y analizar datos, fomentando la automatización y el flujo eficaz de la información;
• Alta dirección (CEO y Consejo de Administración)cultura de datos como prioridad estratégica, asigna recursos y anima a todas las áreas de la empresa a adoptar prácticas basadas en datos.

En otras palabras: Crear una cultura de datos es un esfuerzo de colaboración que requiere la participación activa de todos estos líderes, con un compromiso claro de integrar el uso estratégico de los datos en todos los niveles de la organización.

6 pasos para iniciar una cultura de datos en el equipo financiero

Iniciar una cultura de datos en el equipo financiero requiere una planificación cuidadosa, innovación y acciones estratégicas. Desglosemos este proceso en pasos claros para ayudar a su equipo a adoptar prácticas basadas en datos de forma eficaz y sostenible:

1. fijar objetivos claros y mensurables

Establezca objetivos específicos para el uso de datos en la toma de decisiones financieras. Estos objetivos deben ser claros, estar en consonancia con los objetivos generales de la empresa y ser mensurables, de modo que puedan seguirse los avances a lo largo del tiempo.

2. Realizar una auditoría de los datos existentes

Evalúe la calidad y cantidad de los datos de que ya dispone su equipo. Identifique lagunas, datos duplicados u obsoletos, y comprenda qué información se necesita para satisfacer las necesidades del equipo financiero.

3. Invertir en formación continua

Promueva la formación periódica de su equipo sobre herramientas de análisis de datos, visualización de información y buenas prácticas de recopilación e interpretación de datos. Fomente la participación en talleres y seminarios destinados a desarrollar la capacidad de análisis.

4. Implantar una sólida infraestructura tecnológica

Adopte tecnologías avanzadas, como plataformas de Business Intelligence (BI), ciencia de datos y software de análisis predictivo, que le permitan recopilar, almacenar y analizar datos de forma eficiente. Asegúrate de que estas herramientas sean accesibles e intuitivas para todos los miembros del equipo.

5. Promover una cultura de colaboración e intercambio de datos

Fomentar la integración entre áreas de la empresa y el intercambio de datos entre distintos departamentos. Establezca procesos claros para garantizar que todos los miembros del equipo comprenden la importancia de los datos y utilizan la información de forma eficaz.

6. Supervisar los progresos y ajustar las estrategias

Supervisar periódicamente los avances en la adopción de una cultura de datos. Utilice los comentarios del equipo para identificar lo que funciona bien y lo que necesita ajustes. Esté preparado para adaptar las estrategias y celebrar las pequeñas victorias a lo largo del camino.

¿Cuáles son los principales retos y soluciones para implantar una cultura de datos?

Implantar una cultura de datos en un equipo financiero implica superar una serie de retos, y abordando estas dificultades con soluciones más humanas y centradas en el equipo, es posible facilitar esta transformación. Te contamos cómo puedes superar algunos de estos miedos:

1. Dependencia de las hojas de cálculo Excel

• DesafíoEl principal problema: muchos equipos financieros siguen confiando en las hojas de cálculo de Excel como principal herramienta para recopilar y analizar datos, lo que puede acarrear problemas como errores manuales, datos incoherentes y limitaciones para realizar análisis más profundos;
• SoluciónLa implantación de herramientas automáticas de análisis de datos puede simplificar el proceso, reducir el tiempo empleado y disminuir los errores que no pueden detectarse analizando manualmente las hojas de cálculo.

Seguir leyendo | 5 riesgos del uso de hojas de cálculo

2. Resistencia al cambio

• DesafíoLos empleados pueden resistirse al cambio por miedo a lo desconocido o por la sensación de que su trabajo será constantemente supervisado y juzgado;
• SoluciónCrear un entorno seguro para la transición. Muestre cómo los datos pueden simplificar el día a día, reducir las tareas repetitivas y aumentar la confianza en las decisiones. Utiliza historias de éxito de otros equipos para ilustrar los beneficios reales de un enfoque basado en datos.

3. Falta de infraestructuras adecuadas

• DesafíoLa falta de tecnologías adecuadas dificulta la recogida y el análisis eficaz de los datos, lo que provoca frustración y pérdida de tiempo;
• SoluciónEmpiece con soluciones sencillas y escalables que se adapten a la realidad de su equipo. Implique a los usuarios en el proceso de elección de herramientas para asegurarse de que son intuitivas y se integran bien con los sistemas existentes.

4. 4. Calidad de los datos

• DesafíoLos datos desorganizados e inexactos minan la confianza del personal y dificultan la toma de decisiones basadas en la información;
• SoluciónAdoptar un enfoque práctico para mejorar la calidad de los datos. Realice revisiones periódicas, fomente la responsabilidad compartida y cree un proceso ágil para identificar y corregir los problemas con rapidez. Demuestre cómo unos datos limpios facilitan la toma de decisiones mejores y más rápidas.

5. Falta de capacidad analítica

• DesafíoNo todos los miembros del equipo están familiarizados con el análisis de datos, lo que puede provocar falta de confianza y dudas a la hora de utilizarlos en el trabajo;
• SoluciónCapacite a su equipo con formación práctica y accesible. Fomente una mentalidad de aprendizaje constante y cree espacios para que los empleados compartan ideas y aprendan unos de otros. Demuestre que las capacidades analíticas no son solo para especialistas, sino para todo aquel que quiera tomar decisiones con más conocimiento de causa.

6. Silos de información

• DesafíoLos datos conservados en departamentos aislados crean barreras que dificultan la visión de conjunto de la organización;
• SoluciónFomentar la colaboración entre departamentos mediante iniciativas como reuniones interactivas y talleres conjuntos. Fomentar el intercambio de datos como parte de la rutina y valorar los beneficios de una visión integrada para todos.

7. Falta de apoyo de la alta dirección

• DesafíoSin el apoyo de la alta dirección, el cambio cultural puede parecer una misión imposible;
• SoluciónImplique a los directivos demostrándoles cómo una cultura de datos puede aportar resultados concretos, como una mayor eficiencia y ahorro de costes. Presente pequeñas victorias iniciales que demuestren el valor de la iniciativa y consiga un apoyo progresivo.

¿Cuáles son los principales mitos en torno a la cultura de datos?

Hay muchos mitos en torno a esta transformación -desde una mentalidad impulsada por los datos hasta una cultura impulsada por los datos- que crean barreras y malentendidos. Exploremos cuatro de los mitos más comunes sobre la cultura de datos y desmontémoslos:

"¿La cultura de los datos es sólo para las grandes empresas?"

No. La cultura de los datos no es exclusiva de las grandes corporaciones. Las pequeñas y medianas empresas también pueden adoptar este enfoque, aprovechando herramientas accesibles y estrategias escalables para mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia.

"¿Cuánto cuesta adoptar una cultura de datos?"

No siempre. Aunque algunas soluciones pueden tener un coste inicial elevado, hay muchas herramientas y tecnologías asequibles que se adaptan a diferentes presupuestos y necesidades (como Dattos). Además, el aumento de la eficacia y la precisión se amortiza a largo plazo.

"¿Sólo el equipo informático debe ocuparse de los datos?".

Desde luego que no. La cultura de los datos debe ser asumida por toda la empresa. Implicar a distintos sectores en el uso y análisis de los datos promueve una visión integrada y facilita la colaboración para alcanzar objetivos estratégicos.

"¿Bastan las hojas de cálculo Excel para tomar decisiones basadas en datos?"

No. Aunque útiles, las hojas de cálculo de Excel tienen importantes limitaciones cuando se trata de manejar grandes volúmenes de datos y, como ya hemos comentado, están sujetas a errores manuales y no ofrecen automatización ni integración en tiempo real, que son esenciales para un análisis más sólido y fiable.

¿Qué papel desempeñan las nuevas tecnologías en una cultura de datos?

En las últimas décadas, Las tecnologías han evolucionado rápidamente para responder a las nuevas demandas del mercado. - sobre todo en lo que respecta a la capacidad de los equipos para tratar el ingente volumen de datos y sustituir a las hojas de cálculo como principal herramienta de análisis. Hoy en día, van de la mano de cultura de datos. Vea el impacto de estas herramientas:

Automatización de procesos

• Reduce la posibilidad de errores manuales habituales en las hojas de cálculo Excel;
• Garantiza que los procesos sean más rápidos y eficaces;
• Libera al equipo para que pueda centrarse en ideas y decisiones de mayor valor.

Inteligencia empresarial (BI)

• Permiten controlar los indicadores financieros en tiempo real;
• Transforman los datos brutos en cuadros de mando interactivos e informes dinámicos;
• Facilitan el análisis de tendencias y pautas.

Grandes datos

• Ayuda a identificar patrones y tendencias en grandes cantidades de datos;
• Ofrece una visión más completa de las operaciones financieras;
• Permite realizar análisis predictivos más precisos basados en datos históricos.

Inteligencia Artificial (IA)

• Automatización de análisis complejos y predictivos;
• Aprendizaje continuo a partir de datos históricos, optimización de procesos y previsiones;
• Identificación de patrones y perspectivas que serían difíciles de detectar manualmente.

Seguridad y gobernanza de datos

• Cumplimiento de normativas como la LGPD;
• Protección contra la violación de datos y el acceso no autorizado;
• Trazabilidad y transparencia en todas las transacciones financieras.

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