Descubre cómo el Grupo Veneza, a través de la implementación de tecnologías de automatización con Dattos, optimizó los procesos en el Centro de Servicios Compartidos!
Procesos del CSC automatizados por Dattos
- Conciliación de cuentas por pagar y por cobrar
- Flujo de caja (Tesorería)
- Otras transacciones bancarias
- Integración automática de extractos bancarios
Acerca del Grupo Veneza
El Grupo Veneza es una empresa minorista con más de 1,300 colaboradores distribuidos en 11 estados de Brasil. La organización opera como concesionaria de maquinaria y equipos para los sectores de pavimentación, agrícola, camiones, autobuses y automóviles ligeros.
La empresa, que comenzó como un negocio familiar, ha experimentado un fuerte crecimiento en los últimos años, y hoy cuenta con su estructura de Centro de Servicios Compartidos (CSC) certificada por la institución Great Place To Work (GPTW), operando de manera cada vez más profesional y con total seguridad de los datos.
El CSC del Grupo Veneza comenzó a estructurarse en 2019, mediante la unificación de dos estructuras administrativas existentes en Recife y Natal, debido a la necesidad de los accionistas de lograr una mayor sinergia y reducir gastos. Desde entonces, el área ya cuenta con 100 colaboradores, y es responsable de la administración de la operación de 59 RUCs, entre matrices y filiales.
Según Marcello Rocha, Director del CSC del Grupo Veneza, prácticamente casi la mitad de esta fuerza laboral trabaja exclusivamente en las actividades transaccionales relacionadas con el área financiera, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, análisis de crédito, cobranza, flujo de caja, contabilidad, fiscal, jurídico, TI y compras indirectas.
Objetivo
El objetivo del cliente al acudir a Dattos fue el de automatizar, organizar y profesionalizar el proceso financiero de las empresas del Grupo Veneza mediante la gestión eficiente de su CSC. Al inicio de la operación, aún se percibía muchos procesos ejecutándose en papel, correo electrónico y hojas de cálculo, sin procedimientos claros, estandarización ni criterios de calidad de la información.
Con el rápido crecimiento de las empresas, el proceso de conciliación financiera se convirtió en un gran desafío, debido al gran volumen de trabajo manual, además de retrabajos y divergencias en las conciliaciones.
“Necesitábamos tener gobernanza y registros de calidad, contar con visibilidad para garantizar que todo lo que sucediera en las cuentas estuviera 100% correcto y reflejado en la contabilidad de la empresa. Pero la realidad era que, incluso con todos los esfuerzos y hojas de cálculo manuales en este proceso, siempre teníamos un volumen considerable de pendientes, conciliaciones y retrabajos”, explica Marcello.
Con esta necesidad en mente, el Grupo Veneza comenzó a buscar herramientas y soluciones que pudieran apoyarlos. El primer paso fue implementar una gran transformación en la mentalidad y cultura del equipo, para que comenzaran a comprender mejor la importancia de entregar datos correctos y a tiempo.
Paralelamente al cambio cultural, la empresa también recurrió a herramientas tecnológicas que pudieran apoyar en las diferentes rutinas del CSC, y fue ahí cuando encontraron a Dattos. Marcello entiende que la tecnología es fundamental, y que los departamentos financieros que no se actualicen en este sentido, se quedarán atrás.
“Nuestro lema pasó a ser: invertir en tecnología y optimizar las rutinas para escalar de manera inteligente, con procesos automatizados y transacciones integradas”, enfatiza.
Desafíos
Los equipos financieros tenían más de 2,600 horas extras acumuladas debido a la gran demanda de actividades manuales que debían realizarse en plazos ajustados
Mucho esfuerzo manual, hojas de cálculo, energía y, aun así, no se alcanzaba el 100% de la calidad y gobernanza necesarias en el proceso
Más de 400,000 filas para procesar manualmente cada mes en la administración de 148 cuentas contables asociadas a 58 RUCs
Solución
Antes de Dattos, la operación a través de Excel fue el camino elegido por el Grupo Veneza para regularizar las conciliaciones. Sin embargo, solo con las hojas de cálculo no fue posible obtener el resultado esperado porque el volumen de transacciones era demasiado alto.
Nuestra tecnología está optimizada para que no sea necesario el soporte de una estructura de TI ni conocimientos en programación, la implementación se volvía mucho más sencilla, y este fue un factor decisivo para que Veneza eligiera a Dattos.
Así, con los procesos de conciliación automatizada y con la gobernanza aportados por la plataforma Dattos, el equipo del CSC del Grupo Veneza redujo sus conciliaciones diarias a 48 horas, aplicando, en la práctica, la estrategia de Continuous Accounting.
“Todos los días, realizamos un cierre del período anterior para todas las empresas. Es decir, hay muchas personas involucradas diariamente en una operación que necesita estar estandarizada y sistematizada. Con Dattos, obtuvimos una gran ganancia en productividad y logramos entregar los datos financieros a contabilidad cada 2 días. Tenemos mucho más consistencia, exactitud y calidad en los datos, además de un equipo más reducido y capacitado”, afirma Marcello.
Hoy, del total de 408,045 filas de extracto y ERP, 336,734 se concilian automáticamente con Dattos, lo que corresponde a un porcentaje de el 80% de toda la operación financiera del CSC.
Los próximos pasos en la evolución del CSC del Grupo Veneza son continuar con esta sólida visión de digitalización y buscar nuevas soluciones que puedan hacer que la operación del CSC sea más sencilla y escalable con la tecnología disponible.
Resultados
Conciliación automatizada del 80% de las filas de extracto y ERP
Más de 140 cuentas contables conciliadas automáticamente
