Brasil es uno de los países más desafiantes del mundo desde el punto de vista de la complejidad tributaria. Esto, a su vez, aumenta la necesidad de una política rígida de cumplimiento fiscal (compliance), de modo que las empresas puedan crecer con seguridad y mantener una relación de transparencia con el FISCO Brasileño.
De acuerdo con el informe Doing Business 2020, del Banco Mundial, por ejemplo, el país cuenta con uno de los entornos de negocios que dificulta el día a día de las empresas, teniendo como peor indicador la burocracia de su sistema tributario.
No por casualidad, el ranking internacional Tax Complexity Project — creado por las universidades alemanas de Múnich y Paderborn — coloca a Brasil en la cima del ranking global de complejidad tributaria.
De ahí la necesidad de un conjunto de acciones y procesos de gestión fiscal que garanticen el cumplimiento de las obligaciones accesorias y una rutina más eficiente para el cálculo y pago de impuestos en las empresas.
Es válido destacar que, también según el Doing Business, las compañías del país tardan, en promedio, 1501 horas por año en la gestión de sus tributos.
Teniendo en cuenta todo este escenario, en el artículo de hoy, elaboramos una guía práctica para que su empresa estructure una política amplia de cumplimiento fiscal.
¡Buena lectura!
¿Qué es el cumplimiento fiscal y cuál es la importancia de la conformidad fiscal?
Ante todo, necesitamos entender con más detalles el concepto de compliance y su relación con el área fiscal.
De modo muy objetivo, compliance, en traducción libre al español, significa cumplimiento o conformidad, y es frecuentemente utilizado para describir un conjunto de acciones que buscan el cumplimiento de las normas legales que rigen las actividades ejercidas por una compañía.
En este sentido, el cumplimiento fiscal involucra, básicamente, el cumplimiento de las normas tributarias y contables que se aplican al día a día de una organización.
Dentro de este alcance de acciones, podemos incluir, por ejemplo:
- El establecimiento de controles financieros y contables para mitigar riesgos de fraudes en los procesos de la organización;
- El seguimiento continuo de la legislación tributaria del país;
- El cálculo correcto y el debido pago de impuestos que inciden sobre las actividades de una empresa;
- La entrega de las obligaciones accesorias en los períodos determinados por el FISCO;
- La aplicación de procesos eficientes de gestión fiscal para la mejora de las rutinas de una empresa.
Además de este aspecto más amplio — relacionado con el entorno de negocios del país — el cumplimiento fiscal también se refiere a un conjunto de políticas establecidas por la propia compañía para garantizar una buena relación con los stakeholders, buscando la conformidad de los procesos empresariales a principios de transparencia y conformidad.
Así, de modo resumido, el cumplimiento fiscal está relacionado con las responsabilidades tributarias y la implementación de una serie de prácticas y herramientas para que la empresa se adecue a las leyes del país.
Para esto, la organización define políticas de cumplimiento, que necesitan ser seguidas por sus colaboradores en todas las capas del negocio.
Estas políticas necesitan adecuarse a la naturaleza jurídica y encuadre tributario de cada negocio; al fin y al cabo, no rendir cuentas de una actividad puede acarrear multas e incluso el cierre de los negocios.
De este modo, esté atento a las particularidades de su organización para realizar las debidas rendiciones de cuentas a los órganos fiscalizadores.
Establecer, así, una política de cumplimiento significa redactar prácticas documentadas con normas, reglas y guías que cada departamento necesita realizar en sus rutinas de trabajo.
Naturalmente, la organización también necesita un departamento responsable del cumplimiento fiscal, para validar la información, conciliar datos, monitorear plazos y revisar informaciones antes de ser enviadas al Fisco.
Vale puntualizar que una eficiente política de cumplimiento fiscal solo es posible con el apoyo de todos los colaboradores, pues facilita la adecuación a las leyes previniendo fallas operativas y eventuales fraudes.
Por último, otro punto importante que merece ser considerado en todo este conjunto de acciones incluye la aplicación de nuevas tecnologías para la automatización de procesos tributarios capaces de aumentar la inteligencia fiscal y la seguridad de las políticas de cumplimiento de su empresa.
¡Siga la lectura para saber más!
¿Cuáles son las 5 etapas para estructurar una política de cumplimiento en su empresa?
Ahora que usted entiende los principios que guían el concepto de compliance y su importancia para el área fiscal, consulte algunos pasos para estructurar una política de cumplimiento asertiva en su empresa.
Haga un análisis de los riesgos fiscales de su empresa
El primer paso para el éxito de una política de cumplimiento fiscal involucra el análisis de los procesos actuales del área tributaria y de los riesgos a los cuales su empresa está eventualmente expuesta.
Comience, por ejemplo, por el nivel de seguridad de sus controles financieros, los cuellos de botella en la entrega de obligaciones e, incluso, posibles problemas anteriores en la gestión de tributos — como el retraso o pagos en exceso.
Este paso es importante para planificar sus acciones futuras de cumplimiento fiscal y para aumentar la transparencia sobre los procesos de su empresa.
Vinculado a este movimiento, ya es posible considerar inversiones en el área de automatización fiscal, que pueden auxiliar en la centralización de documentos, estandarización de información tributaria y la verificación y conciliación de datos antes del envío de obligaciones accesorias al Fisco.
Acompañe las obligaciones accesorias y cambios fiscales del país
Y hablando de obligaciones accesorias, antes incluso de la entrega de estos documentos y archivos para el SPED Fiscal, es fundamental que su empresa cuente con especialistas que hagan un seguimiento continuo de los cambios tributarios del país.
Al fin y al cabo, uno de los principales elementos que aumentan la complejidad del entorno de negocios brasileño involucra el dinamismo de nuestro sistema fiscal.
Según el IBPT (Instituto Brasileño de Planificación y Tributación), desde la promulgación de la Constitución Federal de 1988, más de 320 mil normas tributarias fueron creadas en el país.
El dato es impresionante y significa, básicamente, que cada día hábil, se crean o actualizan 46 obligaciones de orden fiscal.
Solo en el ámbito de las obligaciones accesorias del SPED, tenemos los siguientes documentos que necesitan ser acompañados por el departamento fiscal, conforme a la actividad de su empresa:
- NF-e — Factura Electrónica;
- NFS-e — Facturas Electrónicas para Bienes y Servicios;
- CT-e — Conocimiento de Transporte Electrónico;
- NFC-e — Factura Electrónica para Consumidores;
- MDF-e — Manifiesto Fiscal Electrónico;
- Documentos y escrituraciones vinculadas al eSocial;
- ECD — Documentos Digitales de Escrituración Contable;
- ECF — Escrituración Contable Fiscal;
- EFD-Contribuciones;
- EFD-ICMS/IPI;
- EFD-Reinf — Escrituración Fiscal Digital de Retenciones y Otras Informaciones Fiscales;
- e-Financeira.
Ante esta cantidad de documentos, queda clara la importancia de una solución de automatización fiscal capaz de aumentar la confiabilidad y transparencia de sus datos antes de la entrega de obligaciones al FISCO, optimizando así sus procesos de gestión y los niveles de cumplimiento de la empresa.
Mejore procesos y controles financieros
Pero este proceso de automatización debe ser acompañado con una revisión de las rutinas de gestión fiscal y, acto seguido, de los controles financieros que garantizan una mayor seguridad de la empresa ante la exposición a riesgos y eventuales fraudes.
A partir de esta revisión, la propia gobernanza corporativa de la compañía como un todo tiende a fortalecerse, favoreciendo la atracción de inversiones y la adecuación a los principios de ESG que hoy son una tendencia en el mercado.
Es válido destacar que cuando los procesos fiscales y controles financieros no están bien estructurados, sujetan a la empresa a errores analíticos, fallas en proyecciones que generan procesos ineficaces e información de poco valor.
Además, hay un impacto en la planificación tributaria de la empresa, dado que la falta de controles puede contribuir para que la empresa deje de aprovechar créditos, pague impuestos en exceso o incluso esté encuadrada en un régimen poco benéfico para su negocio.
En este sentido, la revisión de rutinas fiscales es un paso urgente para el cumplimiento de una organización.
Estructure un departamento y una política de cumplimiento fiscal
Para contar con normas internas bien establecidas, la empresa necesitará profesionales dedicados a la aplicación de los principios de cumplimiento que, a su vez, necesitan ser documentados y difundidos por medio de una política conocida en todos los niveles de la empresa.
Así, será posible que diferentes procesos sean mejorados, incluyendo, por ejemplo, la gestión de los impuestos y la relación con inversores de la empresa.
Automatice sus rutinas de gestión fiscal
Finalmente, la automatización de las rutinas de gestión fiscal es fundamental para que su empresa garantice la seguridad en el control de procesos tributarios y además gane tiempo para dedicarse a actividades estratégicas y relacionadas con el core business de su negocio.
Por medio de la aplicación de tecnología en el área fiscal, es posible ahorrar hasta un 70% del tiempo gastado en conciliación contable y fiscal y así garantizar que sus entregas (de obligaciones al pago de impuestos) sean realizadas en los plazos y mitigando riesgos sobre los datos tributarios.
¿Cuáles son los beneficios del cumplimiento fiscal para su empresa?
A lo largo de este artículo, usted ya pudo ver algunos de los beneficios que el cumplimiento fiscal puede traer para su empresa, ¿no es así?
Para facilitar, aquí abajo resumimos algunos de ellos para usted:
- Mayor seguridad y mitigación de errores en el llenado y entrega de obligaciones accesorias al SPED Fiscal y relación asertiva con el FISCO;
- Reducción de costos con pagos excesivos de impuestos y multas por retraso en la gestión de sus impuestos;
- Aplicación de políticas internas que se adecuan a las normas contables, fiscales y leyes como la Anticorrupción y Sarbanes-Oxley;
- Difusión de una cultura orientada a datos, a partir de la revisión de procesos y automatización fiscal que aumentan el potencial estratégico de su información financiera y fiscal;
- Mayor transparencia en los procesos de gestión fiscal;
- Potencial atracción de inversiones con una cultura alineada con principios de ESG;
- Eficiencia en la planificación tributaria de la empresa.
¿Cómo Dattos puede ayudar a garantizar la conformidad fiscal de su negocio?
Como vimos, la automatización fiscal es una gran aliada de las empresas para que superen los desafíos de la complejidad tributaria brasileña y, consecuentemente, aumenten la calidad de sus procesos de cumplimiento.
Para ello, usted puede contar con Dattos, una plataforma líder en la automatización y conciliación de datos contables, fiscales y financieros, rutinas que contribuyen directamente a la gobernanza corporativa.
Conforme observado anteriormente, Dattos reduce también en hasta un 70% el tiempo gastado en conciliación contable, financiera y fiscal.
Herramientas eficaces como esta dan a los gestores insumos para mejorar los sistemas de controles internos, garantizando que la información extraída y registrada sea confiable y favorezca los procesos de toma de decisiones de su empresa.
Así, al implementar los pasos listados aquí y difundir una cultura de conformidad — teniendo en la tecnología una aliada para ganar escala y seguridad en sus rutinas de gestión tributaria — sin dudas, ¡el cumplimiento fiscal de su empresa será optimizado!
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