Automação na contabilidade: fique por dentro das novidades

Automação na contabilidade: saiba como a tecnologia está transformando e trazendo maior eficiência para o setor chave das grandes empresas.
Tecnologia em prol da automação na contabilidade.

A automação na contabilidade vem desempenhando um papel fundamental no ambiente empresarial atual. À medida que as empresas buscam otimizar seus processos e melhorar a precisão financeira, investir em tecnologias de automação se torna uma estratégia indispensável. Essa abordagem visa eliminar tarefas repetitivas que costumavam ser executadas manualmente, permitindo que sejam realizadas de forma eficiente e precisa por meio de máquinas e sistemas inteligentes.

O conceito de automação teve sua origem durante a Revolução Industrial, na Inglaterra do século XVIII, quando os sistemas de produção artesanal foram substituídos por métodos industriais. Desde então, o termo “automação” tem sido amplamente utilizado para descrever a automação de tarefas e a movimentação automática de materiais.

Com o passar dos anos, a automação evoluiu e se expandiu para além da indústria. Hoje, encontramos sua aplicação em residências inteligentes, onde sensores e sistemas eletrônicos são utilizados para automatizar uma variedade de atividades domésticas, oferecendo segurança, praticidade, conforto e economia de energia.

No contexto do trabalho, a automação é considerada quando uma operação pode ser controlada automaticamente. Caso contrário, se o controle não for automático, trata-se de trabalho mecanizado, não automatizado.

Recentemente, a automação no local de trabalho tem sido impulsionada pelo uso generalizado de sistemas computacionais, pelo desenvolvimento de ferramentas de inteligência artificial e pela automação de processos robóticos (RPA – Robotic Process Automation). Essas tecnologias são aplicadas principalmente em tarefas repetitivas, com alto volume e frequência, baixo valor agregado e baixa necessidade de julgamento complexo ou criatividade. Dessa forma, a automação proporciona maior precisão e agilidade nessas atividades.

No entanto, apesar dos benefícios evidentes em termos de produtividade, a automação do trabalho ainda enfrenta alguma resistência. Uma das principais preocupações é o medo de que os colaboradores percam seus empregos com a ampliação do uso da automação.

Felizmente, essa percepção está gradualmente mudando à medida que os trabalhadores percebem que a automação economiza seu tempo produtivo, aumentando o desempenho geral. Na área administrativa e, em especial, na contabilidade, contadores e gestores já estão experimentando os impactos dos sistemas de automação e tecnologia avançada em seus negócios. A automação de tarefas rotineiras libera tempo valioso para que possam se dedicar a atividades mais complexas.

Essas mudanças oferecem a oportunidade para os profissionais contábeis atuarem de forma mais consultiva e personalizada, atendendo às demandas crescentes por informações gerenciais e estratégicas por parte dos clientes.

Em suma, a automação na contabilidade tem se mostrado essencial para maximizar a eficiência operacional, reduzir erros e direcionar os esforços dos profissionais para análises mais aprofundadas e tomadas de decisão estratégicas. Ao adotar tecnologias de automação, as empresas podem impulsionar seu crescimento, obter vantagens competitivas e se adaptar ao ambiente empresarial cada vez mais dinâmico e digital.

Neste blog post, mergulharemos nas mais recentes e empolgantes novidades da automação na contabilidade. Boa leitura!

Automação na contabilidade: qual a rotina dos fechamentos?

A automação na contabilidade revoluciona o trabalho dos profissionais desse campo, que estão acostumados com tarefas repetitivas e fechamentos cíclicos. Esses fechamentos, sejam mensais, trimestrais ou anuais, refletem as movimentações financeiras e a variação patrimonial da empresa. A automação permite agilizar e simplificar esses processos, liberando tempo para análises mais estratégicas.

Os fechamentos mensais são fundamentais para acompanhar o resultado das operações ao longo de um mês, permitindo análises em ciclos menores. Já o fechamento anual oferece uma visão de longo prazo, considerando a sazonalidade e possibilitando projeções estratégicas. Os fechamentos trimestrais são importantes para divulgar informações sobre o desempenho econômico da empresa e obedecer às regras dos órgãos reguladores.

Relatórios gerenciais consolidados são essenciais para orientar sócios, diretores e acionistas, permitindo avaliar o desenvolvimento, desempenho e capacidade administrativa da empresa. Esses relatórios devem conter notas da administração, informações históricas comparativas e projeções relevantes, auxiliando nas decisões estratégicas.

Dessa forma, a automação na contabilidade contribui para a realização de tarefas repetitivas, como consolidação bancária e gestão eletrônica de documentos. Ela agiliza os processos, reduz erros e custos, permitindo que os profissionais possam se dedicar a atividades mais complexas e de maior valor agregado. A automação é uma ferramenta poderosa que traz eficiência e otimização para a contabilidade, impulsionando o crescimento das empresas.

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Quais profissões são as mais afetadas pela automação?

A automação tem um impacto significativo em profissões que realizam tarefas simples e repetitivas, com pouca necessidade de tomada de decisão. Isso inclui ocupações como digitadores, assistentes administrativos, operadores de telemarketing, secretários jurídicos, balconistas e atendentes de lojas. Esses trabalhos estão mais propensos a serem substituídos por máquinas.

Por outro lado, profissões que requerem habilidades criativas, como arquitetos e designers, assim como ocupações que envolvem habilidades motoras finas, como empregadas domésticas e jardineiros, têm uma maior proteção contra a automação.

É importante compreender que a evolução do trabalho e das tecnologias frequentemente torna algumas ocupações obsoletas, como aconteceu com a manutenção de máquinas de escrever ou fax. Isso exige que os profissionais dessas áreas se adaptem, busquem novas oportunidades e reinventem suas habilidades para se manterem relevantes no mercado de trabalho. A capacidade de adaptação e o desenvolvimento de competências complementares se tornam cruciais nesse cenário em constante transformação.

Em quais atividades dos contadores estão mais automatizadas? 

A maior parte das atividades executadas pelos contadores já vem sendo feitas de maneira automatizada, com o auxílio de computadores e softwares contábeis, sendo as operações mais comuns:

Integração e registro das notas fiscais de entradas e saídas 

Com a integração dos arquivos XML (eXtensible Markup Language), esse processo se tornou muito mais rápido, seguro e acurado.

Integração dos extratos bancários

Além da integração das notas fiscais por meio dos XMLs, é possível integrar os arquivos fornecidos pelos bancos, normalmente em formato OFX (Open Financial Exchange), para a contabilização e conciliação das operações bancárias.

Conciliação ou baixas financeiras 

Os sistemas contábeis permitem ainda fazer a conciliação financeira, facilitando a conferência de pagamentos e recebimentos a prazo por boletos e outros meios, de fornecedores e clientes, por exemplo.

Armazenamento e Backups 

As operações de armazenamento de documentos podem ser feitas automaticamente e de forma digital, substituindo a necessidade de se possuir cópias físicas dos documentos, criando backups, que são as atividades de realização de cópias de segurança de dados digitais.

Computação em nuvem 

Os documentos também podem ser armazenados remotamente em arquivos nas nuvens (Cloud Storage), que é um modelo de computação que armazena dados fora de um computador local, em um provedor de serviços de armazenagem remoto de computação, com a entrega dessa capacidade pela internet, garantindo segurança, disponibilidade e durabilidade para esses dados.

Certificação digital 

Essa tecnologia foi desenvolvida para tornar possível que transações eletrônicas fossem feitas de maneira segura, funcionando como um documento juridicamente válido que possui uma assinatura digital. Por meio de criptografia, a tecnologia oferece integridade, autenticidade e identificação às informações.

A autoridade certificadora se encarrega da função de gerenciar esse documento gerando a certificação.

Nesse sentido, a certificação digital é um importante elemento de automatização, pois agiliza os processos de identificação de pessoas e empresas, possibilita a realização de negócios a longa distância e favorece a agilidade e a praticidade na assinatura e gerenciamento de documentos.

Automação na contabilidade: gerenciamento de contratos e carteira de clientes

Os sistemas de contabilidade oferecem módulos para a gestão do escritório com elementos de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management). Esses recursos automatizam tarefas como as de gerenciamento de contratos, cobranças de honorários (controle financeiro), emissão de notas fiscais e boletos, gestão de suprimentos, administração de colaboradores, orçamentos e ainda geram dashboards (painéis visuais) e relatórios gerenciais analíticos.

Quais processos podem ser otimizados com a automação na contabilidade?

A automação garante que os processos de um departamento ou de uma empresa de contabilidade tenham mais eficiência, tornando as equipes mais produtivas e engajadas. Além de auxiliar na eliminação, redução dos erros e retrabalho, na melhoria geral da qualidade, na redução de custos, entre outros benefícios.

Como referido anteriormente, a maioria dos processos repetitivos podem ser otimizados com os recursos de automação. Analise abaixo alguns deles:

Processos da área fiscal

  • Gestão e controle das obrigações acessórias (calendário com prazos e alertas);
  • Gestão das tarefas e atividades;
  • Gestão da equipe;
  • Cálculos e apurações, geração de guias e conferências de tributos;
  • Recebimento, importação, integração, escrituração e edição das Notas Fiscais (NF-e, NFS-e e CT-e), boletos e notas de concessionária (telefone, energia, gás);
  • Monitoramento em tempo real (on-line) das notas fiscais emitidas contra o CNPJ do cliente;
  • Envio de arquivos em lote;
  • Geração de livros e relatórios fiscais;
  • Atualização automática e constante das mudanças na legislação fiscal e tributária;
  • Garantia de compliance.

Processos da área de recursos humanos ou departamento pessoal

  • Gestão e controle das obrigações acessórias (calendário com prazos e alertas);
  • Gestão das tarefas e atividades;
  • Gestão da equipe;
  • Elaboração das folhas de pagamento;
  • Gestão de benefícios;
  • Gestão da admissão, demissão e desligamento;
  • Admissão digital;
  • Seguimento em conformidade (compliance) com as leis trabalhistas e previdenciárias;
  • Cálculos e apurações, geração de guias e conferências de tributos;
  • Recebimento de documentos;
  • Controle e integração de folhas de ponto e apontamentos;
  • Controle de férias;
  • Gestão e controle de exames médicos;
  • Atualização automática e constante das mudanças na legislação trabalhista e previdenciária;
  • Envio automatizado de documentos.

Processos da área contábil

  • Gestão e controle das atividades;
  • Importação e integração dos lançamentos realizados pelos departamentos fiscal e pessoal (RH);
  • Importação e integração automática de lançamentos realizados pelo software de gestão do cliente;
  • Integrações e conciliações financeiras e bancárias;
  • Elaboração e geração de livros, demonstrativos e relatórios contábeis gerenciais;
  • Gerenciamento dos fechamentos contábeis;
  • Gestão do imobilizado;
  • Controle patrimonial.

Processos da área de expediente e legalização de empresas

  • Gestão dos processos de abertura, alteração e baixas empresariais;
  • Elaboração de contratos sociais e estatutos;
  • Controle de licenças de funcionamento;
  • Gestão dos documentos de constituição.

Processos da área administrativa

Os escritórios e empresas de contabilidade podem usar softwares para a otimização dos seguintes processos:

  • Controle financeiro: contas a pagar e a receber; gestão das contas financeiras (integração e conciliação);  
  • Controle de vendas: orçamentos; ordens de serviço; vendas; emissão de Notas Fiscais e recibos; contratos e cadastros;
  • Gestão das compras;
  • Relatórios: vendas, financeiro etc.

Então, quais são as reais vantagens e oportunidades da automação na contabilidade?

Tendo em vista o que foi trabalhado até aqui, pode-se afirmar que as maiores vantagens são:

  • A melhoria dos processos com sua otimização;
  • Agilidade em relação aos prazos entregas;
  • Redução de custo com pessoal;
  • Redução de custos com erros de execução e retrabalho;
  • Aumento da precisão;
  • Garantia de conformidade;
  • Melhoria na segurança das informações;
  • Melhora na qualidade dos serviços.

Apesar das inúmeras vantagens, ainda existem alguns desafios para os gestores dos escritórios de contabilidade em relação à automação.

Entre eles, o principal desafio é se manter atualizado quanto às novas tecnologias e aos avanços em todas as áreas correlatas. Além de conhecer esses avanços, os gestores precisam possuir capacidade de implementar os projetos de automação, adequando as pessoas e recursos a essas mudanças. 

Nesse vídeo, entenda melhor os benefícios da automação na contabilidade e se aprofunde nesse assunto!

O que é Contabilidade 4.0?

A automação do trabalho está se tornando uma preocupação central para os gestores atualmente, impulsionando uma mudança significativa na forma como as tarefas são executadas, graças ao uso crescente de novas tecnologias.

A chamada “4ª Revolução Industrial” ou “Indústria 4.0” é o movimento que impulsiona essa tendência, caracterizado pelo avanço de tecnologias como inteligência artificial, robótica, internet das coisas e computação em nuvem. Essas inovações estão transformando os processos de produção e os modelos de negócios em todos os setores.

No campo da contabilidade, essas tecnologias têm sido adaptadas e adotadas, impulsionando a chamada “Contabilidade 4.0”. Essa mudança permite aos profissionais contábeis utilizar intensivamente a automação em seus trabalhos, trazendo benefícios significativos. Agora, eles podem substituir abordagens menos técnicas, focadas apenas no cumprimento de obrigações fiscais, por uma abordagem mais centrada no cliente, atendendo às necessidades de gestão, planejamento e estratégia de negócios.

Como resultado, os contadores atualmente têm a oportunidade de atuar como consultores empresariais, aproveitando os ganhos de tempo obtidos pela automação de tarefas rotineiras anteriormente pouco valorizadas por seus clientes.

Essa transformação abre caminho para uma nova visão do papel do contador, que pode fornecer insights estratégicos e orientação para os clientes, apoiando-os no desenvolvimento de seus negócios de forma mais eficiente e eficaz. A automação permite que os profissionais contábeis se concentrem em atividades de maior valor agregado, fortalecendo sua posição como parceiros essenciais no sucesso empresarial.

Quais habilidades serão exigidas na Contabilidade 4.0?

As habilidades técnicas perdem o protagonismo e passam a ser secundárias, ao passo que as habilidades comportamentais ganham destaque.

O novo contador deve possuir a capacidade de combinar seus conhecimentos sobre leis, finanças, tributação e demais áreas típicas da profissão aos detalhes do negócio e aos processos da empresa, atuando principalmente como um consultor.

Entre as habilidades e características mais importantes para os profissionais da contabilidade, destacam-se:

Habilidade de adaptação às novas tecnologias 

Como as mudanças e os avanços aparecem cada vez mais rápido e seus impactos são muito significativos, os profissionais acabam sendo forçados a se atualizarem constantemente em relação às novas ferramentas e sistemas.

Foco em resultados 

O foco em resultados é outra habilidade essencial, portanto, é muito recomendado que os contadores desenvolvam conhecimentos relacionados à gestão e ao planejamento estratégico para poderem oferecer junto dos seus serviços.

Adaptação a uma abordagem mais generalista do que especialista 

Um profissional generalista é capaz de interagir com várias áreas, possuindo visão holística da sua organização. 

Inclusive, um estudo feito por pesquisadores da Columbia Business School e da Tulane University aponta que: “Os especialistas são menos valorizados pelo mercado, além de receberem menos ofertas de emprego, eles ainda ganham bônus menores”. 

Outra pesquisa, agora com foco maior na profissão dos contadores, demonstrou que há riscos consideráveis para algumas das atividades/profissões oriundas do curso de Ciências Contábeis, como as que envolvem profissionais contábeis e auditores em geral (94%), analistas de orçamento (94%), profissionais da área de custos (57%) e preparadores de impostos (99%), devido à probabilidade de automação desses processos. 

Dessa maneira, fica evidente a importância da aquisição de conhecimentos mais abrangentes em matéria de negócios, bem como outras habilidades e atitudes reconhecidas pelo mercado, em especial ligadas às características da indústria 4.0.

Fluência em outros idiomas 

É muito recomendável que o contador 4.0 possua facilidade ou fluência em outros idiomas, principalmente na língua inglesa. Os EUA ainda é o maior produtor de tecnologia e o principal gerador de conteúdo acadêmico para essa área. Assim, a maioria das normas e demais publicações estão disponíveis nesse idioma, inclusive conteúdos sobre o tema revolução 4.0.

Desenvolver a capacidade de liderança 

Um perfil de líder é essencial para o contador, pois no contexto 4.0 ele passou a ter um protagonismo ainda maior, o que, por consequência, exige um comportamento de condução para a liderança das equipes. As características de relacionamento interpessoal são essenciais para desempenhar um papel adequado de líder, fazendo toda a diferença em relação à motivação de seus liderados.

Quais são suas principais tendências? 

A automação na contabilidade desempenha um papel fundamental na tendência da Contabilidade 4.0, permitindo que os serviços sejam customizados para atender às necessidades específicas dos clientes. O foco principal é fornecer informações úteis que ajudem os clientes a alcançar melhores resultados, como maior lucratividade, rentabilidade e crescimento.

Nesse contexto, é importante que as operações tradicionais, como o cumprimento de obrigações acessórias, sejam realizadas de maneira automatizada, reduzindo a ênfase operacional nessas tarefas. A automação na contabilidade possibilita a execução eficiente e precisa dessas operações, liberando tempo e recursos para atividades estratégicas de maior valor agregado.

Ao adotar a automação, os profissionais contábeis podem concentrar-se em oferecer serviços mais consultivos, analíticos e personalizados aos seus clientes. Isso significa que eles podem dedicar mais tempo à análise de dados, à identificação de oportunidades de melhoria e ao planejamento financeiro estratégico.

Como se tornar indispensável aos clientes mesmo com essa automatização?

Todo negócio existe principalmente para que os seus proprietários, sócios e acionistas obtenham retorno sobre seus investimentos. 

Portanto, para que os clientes enxerguem o trabalho de um profissional de contabilidade como indispensável e de grande valor, o contador precisa oferecer serviços que atendam a esse objetivo, ou seja, em poucas palavras, ajudar seus clientes a obterem mais dinheiro.

Qual será o futuro da contabilidade, afinal?

O futuro da contabilidade está cada vez mais voltado para o auxílio à administração das empresas e a entrega de resultados, impulsionado pelo uso massivo de tecnologias, incluindo a automação na contabilidade. Essa abordagem vai além das tarefas tradicionais, como o estudo e registro das variações patrimoniais, a conformidade legal e o controle das obrigações fiscais.

A automação na contabilidade torna-se indispensável para todas as empresas, tanto para escritórios contábeis quanto para os departamentos contábeis internos, pois permite a adequação dos recursos pessoais e tecnológicos a essa nova era do trabalho. Ela capacita os profissionais a se concentrarem em atividades estratégicas e de maior valor agregado, enquanto as tarefas rotineiras e repetitivas são executadas de maneira automatizada e precisa.

Embora a automação desempenhe um papel significativo na otimização dos processos contábeis, o contador continua sendo um protagonista fundamental para o sucesso das empresas. Com o apoio da tecnologia, o contador pode se tornar um consultor estratégico, fornecendo insights valiosos e orientando a tomada de decisões com base em análises mais aprofundadas. Ele passa a contribuir diretamente para o alcance de melhores resultados e o crescimento das organizações.

Portanto, é evidente que a automação na contabilidade não substitui o papel do contador, mas o transforma, capacitando-o a desempenhar um papel ainda mais relevante e estratégico. Ao aproveitar as tecnologias disponíveis, os profissionais contábeis podem se posicionar como parceiros de negócios essenciais, contribuindo para impulsionar a eficiência, a produtividade e o sucesso das empresas em um cenário cada vez mais digital e competitivo.

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Felipe Laneri

Especialista Dattos em tecnologia e automação de preparação e análise de dados financeiros.

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