Conciliação financeira: o que é, como fazer e qual sua importância

Conciliação financeira: o que é e como ela deve ser aplicada nas grandes empresas? Saiba mais sobre o assunto neste artigo!
Time contábil/fiscal/financeiro reunido para fazer a conciliação financeira.

A conciliação financeira desempenha um papel fundamental nos processos de gestão, sendo essencial para o sucesso de um negócio. Gerenciar as finanças de forma estratégica é um pilar básico para quem deseja se destacar em seu mercado.

Além de equilibrar as contas empresariais, uma boa gestão financeira permite identificar oportunidades de investimento. Principalmente, os erros e gargalos que exigem ação imediata por parte dos gestores.

Nesse contexto, a conciliação financeira se mostra crucial para as empresas. Ela proporciona clareza e precisão aos registros contábeis, garantindo a integridade das transações. Para compreender melhor a importância da conciliação financeira, é válido analisar dados sobre o empreendedorismo no Brasil.

No ano de 2021, houve um recorde de mais de 4 milhões de novas empresas registradas. No entanto, nesse mesmo período, 1,4 milhão de negócios fecharam suas portas, especialmente entre as pequenas empresas.

Segundo o IBGE, apenas 20% das micro e pequenas empresas conseguem completar o primeiro ano de atividade. Desse grupo, 60% fecham antes de atingir cinco anos. Falhas na gestão e conciliação financeira são identificadas como fatores críticos e causas do fechamento prematuro.

Diante desse cenário, fica evidente que a conciliação financeira demanda atenção, eficiência e estratégias direcionadas. No decorrer deste artigo, exploraremos com detalhes a importância desse processo, abordando suas etapas principais e os erros mais comuns.

Acompanhe a leitura para adquirir conhecimentos sobre as melhores práticas de conciliação financeira e veja como a tecnologia pode ser sua grande aliada!

Conciliação financeira: o que é?

A conciliação financeira desempenha um papel essencial no gerenciamento das transações comerciais de uma empresa. Seu objetivo principal é registrar e acompanhar detalhadamente as movimentações financeiras, proporcionando uma visão abrangente das finanças da empresa.

Além de garantir o equilíbrio financeiro, essa conciliação evita transtornos com clientes e stakeholder. Assim, prevenindo desde cobranças indevidas até inadimplência com fornecedores e funcionários.

Um dos benefícios mais significativos da conciliação financeira é a obtenção de informações valiosas para tomada de decisões. Ao analisar as entradas e saídas financeiras, a empresa pode comparar seus dados.

Assim, embasando suas escolhas estratégicas com base em uma compreensão mais precisa do mercado. Além disso, a conciliação financeira desempenha um papel fundamental no planejamento de futuro do negócio.

Ao fornecer dados consistentes e confiáveis, ela serve como base para previsões de Demonstração de Fluxo de Caixa e planejamento orçamentário. Dessa maneira, auxiliando a empresa na definição de metas e na identificação de oportunidades de crescimento.

A análise do fluxo de caixa e custos é uma ferramenta essencial na gestão financeira de um negócio. Inclusive, temos um material interessante sobre o assunto. Confira logo abaixo!

Qual a importância da conciliação financeira para grandes empresas?

Imagine fazer uma viagem sem avaliar os custos e sem ter um mapa ou GPS para te guiar até o seu destino. Essa analogia ilustra o papel essencial da conciliação financeira no sucesso de um negócio.

A conciliação financeira vai além de fornecer um retrato preciso da situação financeira da empresa. Ela permite que os gestores aprimorem o processo de tomada de decisões. Assim, utilizando estratégias como a análise contínua dos fluxos de capital da empresa.

Além disso, uma conciliação eficiente traz transparência para a organização. Além de reduzir riscos em processos de auditoria financeira, identificando processos ineficientes que estão gerando perdas para a empresa.

Um ponto crucial é o ganho em governança e compliance. A conciliação financeira adequada contribui para eliminar autuações, melhorando o relacionamento com o Fisco, garantindo conformidade com as normas.

Além disso, uma empresa financeiramente bem estruturada aumenta sua capacidade competitiva. Ela tem recursos para investir em inovação e projetos que impulsionam o crescimento.

Em outras palavras, os processos de conciliação são cruciais para a gestão financeira. Eles garantem a solidez e proporcionam um crescimento sustentável para o negócio.

Assim como uma viagem bem planejada e orientada por um mapa, a conciliação financeira fornece as direções corretas no negócio. Assim, permitindo que ela se mantenha no caminho certo e evite desvios prejudiciais.

Para garantir uma conciliação financeira eficiente você precisa ter uma boa gestão de dados. Se você deseja fazer isso de forma eficiente precisa contar com as soluções Dattos. Clique a seguir e faça um diagnóstico gratuito!

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Quais as principais etapas da conciliação financeira?

Como podemos perceber, a conciliação financeira é um processo de extrema importância para a saúde financeira do negócio. Por isso, é necessário conhecermos bem suas etapas.

Dito isso, é possível separar esse grupo de rotinas na conciliação de recebíveis, bancária, de cartões, de vendas e de pagamentos. Veremos detalhadamente cada um desses itens. Continue lendo!

Conciliação de recebíveis

A conciliação de recebíveis desempenha um papel fundamental no gerenciamento do lucro do negócio. Assim, constituindo o registro e acompanhamento de todas as contas a receber. Para tanto, é essencial comparar os dados de vendas com as informações de recebimentos.

Esse processo permite que a empresa assegure que seus clientes realizem os pagamentos nos prazos estabelecidos. Ou seja, evitando qualquer impacto negativo no fluxo de caixa.

Uma conciliação de recebíveis eficiente requer organização e planejamento cuidadosos. Dessa forma, erros simples, como cobranças indevidas a um cliente, podem ser evitados. Adicionalmente, a empresa deve realizar a reconciliação dos extratos bancários.

Mantendo registros precisos das datas de pagamento para cada meio de recebimento disponibilizado. Temos um material completo sobre a reconciliação de dados que você precisa verificar. Confira!

Ao implementar uma conciliação de recebíveis bem estruturada, a empresa garante um fluxo de caixa saudável. Assim, evita problemas de inadimplência e mantém uma visão clara de seus recebimentos futuros.

Isso contribui para a tomada de decisões financeiras mais informadas. Bem como, para a manutenção de uma base sólida para o crescimento e sucesso do negócio.

Conciliação bancária

Nesta etapa, o empreendedor precisa analisar as entradas e saídas em extratos bancários, verificando se os valores esperados foram movimentados corretamente.

Acompanhar estas transações é indispensável para a conciliação financeira geral do negócio. Ela mantém o fluxo de caixa atualizado, e a empresa tem noção ampla do seu saldo.

A conciliação bancária permite ainda que o gestor veja as tarifas cobradas pelos bancos para cada operação. Além disso, permite ter acesso aos extratos de pagamento guardados para futuras consultas e comprovações.

Outro ponto neste processo é o acompanhamento das cobranças creditadas nas contas bancárias.

Conciliação de cartões

As transações feitas por cartões dependem de uma cadeia. Como se trata de um procedimento mais complexo, ele é faseado para facilitar a sua execução. Desse modo, é necessário que o empreendedor acompanhe de perto as operações para não sofrer prejuízos.

O objetivo aqui na conciliação de cartão de crédito e débito é garantir que as operadoras efetuem os pagamentos corretamente, evitando surpresas como os chargebacks, por exemplo. Afinal, é possível ocorrer falhas operacionais, erro no valor da taxa cobrada ou até mesmo fraudes. 

Assim, acompanhe as vendas feitas nos cartões, separe por bandeiras, operadoras, e analise se há inconsistências nos dados.

Conciliação de vendas

Outra etapa importante é a conciliação de vendas, atividade em que o empreendedor acompanhará o processamento das vendas efetuadas.

Dados como o registro de valor, modalidade de pagamento e data, são importantes para a organização do setor financeiro. Dessa forma, o vendedor consegue acompanhar clientes inadimplentes e/ou falhas em sistemas de processamento da compra, mitigando assim prejuízos.

Conciliação de pagamentos

A conciliação de pagamentos é um processo contábil que faz o levantamento dos valores que serão pagos pela empresa. Assim, podendo ser referentes aos pagamentos de funcionários e/ou fornecedores.

A execução eficiente dessa etapa gera bons frutos para as empresas. Ela garante uma boa relação com seus stakeholders e evita que as finanças fiquem no vermelho.

Além disso, ela possibilita a negociação de prazos, mover capital e administrar de forma preditiva o setor financeiro.

Conciliação contábil

A conciliação contábil envolve um grande grupo de atividades que objetivam chegar a um fechamento contábil eficiente. Tal processo é realizado dentro de ciclos que podem ser diários, semanais, mensais, semestrais. Bem como, a partir da necessidade específica da empresa.

Nessa conciliação, o balanço deve levar em consideração todas as contas contábeis da empresa. Desse modo, aumentando a transparência, visibilidade financeira e superando eventuais riscos em processos de auditoria.  

Quando estamos tratando de conciliação contábil é impossível não pensar em automatização. Inclusive, temos um material sobre esse assunto. Nele, mostramos 5 processos contábeis simples de automatizar. Confira!

Conciliação fiscal

Finalmente, a conciliação fiscal consiste na análise de informações tributárias do negócio. Seu objetivo é garantir que suas obrigações sejam entregues dentro dos prazos e sem erros.

Esse é um passo decisivo para que a empresa mantenha um bom relacionamento com o FISCO. Afinal, ela permite uma padronização e centralização das informações fiscais do negócio. Inclusive, temos um material interessante sobre esse assunto.

No webinar disponibilizado a seguir, mostramos como você pode evoluir a gestão da sua empresa padronizando seus dados. Confira!

Além disso, dentro da conciliação financeira, a conciliação fiscal é responsável por garantir a assertividade de dados escriturados. Tanto a conciliação fiscal quanto a contábil depende de uma análise de dados precisos e detalhados.

Para tanto, é preciso que os dados financeiros estejam íntegros e sejam obtidos por meio de processos automatizados. Então, faça um diagnóstico com a solução da Dattos e veja como nossas ferramentas podem ajudar nesse procedimento.

Quais são os erros mais comuns na conciliação financeira?

Como vimos, a conciliação financeira permite que a empresa tenha uma visão completa do fluxo de entradas e saídas, ou seja, o controle de contas. Assim, permitindo a correção e gestão de crises, incluindo fraudes e erros em pagamentos.

Entretanto, para promover esses efeitos, é preciso que este processo seja eficiente. Caso contrário, os resultados podem ser inversos e a empresa pode perder dinheiro e tempo. Dito isso, existem erros comuns relacionados ao processo de conciliação financeira. Para você ficar atento, em seguida listamos os mais recorrentes. Vamos lá?

Erro humano na conciliação financeira

Durante uma rotina empresarial, é comum ocorrerem imprevistos. Tais como a falta de uma vírgula, um erro na digitação ou até mesmo de cálculo, ou fórmula do Excel.

O erro humano é um dos mais comuns nos processos financeiros e contábeis de uma empresa. Por isso, uma conciliação financeira atenta e estratégica é fundamental. 

Ao acompanhar e comparar os dados diariamente, por meio do uso de soluções inteligentes, é possível minar a possibilidade de erros. Assim, aumentando a consistência das informações financeiras de uma empresa. 

Não registrar as atividades financeiras continuamente

Outro erro comum é a falta de continuidade na atualização das informações financeiras das empresas. O recomendado é que o registro das atividades seja diário. Afinal, a soma desses dados é utilizada para tomadas de decisões e melhoria do controle financeiro. 

Sem uma atualização contínua dos processos de conciliação, uma empresa pode perder uma oportunidade de negócio. Além de ter problemas em auditorias ou com o FISCO, gerando, consequentemente, prejuízos financeiros.

Deste modo, se atente a organização. Mantenha atualizada as informações relativas às vendas, recebimentos, balanços e saldos contábeis.

Falta de organização e especialização

Sabemos que o erro humano é uma variável comum no processo de conciliação financeira. Por isso, é importante contar com uma estrutura de rotinas organizadas para minimizar esse risco.

Além disso, contar com uma equipe especializada e inovação são ações que auxiliarão a mitigar estes erros. Uma boa dica, nesse sentido, é trabalhar com revisões antes de qualquer lançamento.

Processos manuais

Apostar em tecnologias robustas é uma ótima estratégia para evitar erros humanos e apoiar o time de especialistas do seu negócio.

A Dattos oferece ao mercado soluções para gestão de processos e análise de dados financeiros, automatizando rotinas contábeis e fiscais. Com a nossa plataforma de gestão e automação de conciliações, você consegue:

  • Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que transforma o processo de análises financeiras de grandes empresas;
  • Automatizar seus processos e ganhar agilidade e inteligência nos processos financeiros;
  • Analisar financeiramente de forma segura e estratégica suas informações financeiras;
  • Reduzir riscos tornando seu departamento financeiro estratégico e ágil. Tudo isso com segurança e qualidade dos dados desde a importação até a exportação dos relatórios. 

Então, venha fazer um diagnóstico para entender como nossas soluções funcionam.

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Quais são os desafios da conciliação financeira?

Infelizmente, ter um processo completo de conciliação financeira dentro da empresa pode não ser tão simples assim. Afinal, ainda encontramos muitas atividades manuais e com informações perdidas com frequência.

Tudo isso gera uma bola-de-neve cheia de equipes desmotivadas, análises incompletas e planejamentos imprecisos. Começar uma mudança e adotar um processo de conciliação financeira automatizada pode ser uma enorme ruptura nesse processo.

Mesmo com cenários desse tipo, fazer pequenas revoluções na forma de fazer conciliações só trará benefícios para a empresa. Nesse vídeo sobre a plataforma Dattos, você pode ver como é possível vencer os desafios da conciliação financeira por meio uma solução de automação!

Conciliação financeira assertiva: quais são os 4 passos essenciais?

Agora, vamos ver quais são os 4 principais passos para uma conciliação financeira completa. Confira nos próximos tópicos!

1. Mapear se há segurança em todas as transações financeiras

Um dos principais desafios das grandes empresas é conhecer toda a sua operação. Assim, a ponto de ter certeza que todos os seus dados financeiros estão corretos. Principalmente, aqueles que lidam com grandes volumes de transações financeiras. 

Portanto, é importante dar um passo atrás e entender se todas as transações financeiras estão corretamente mapeadas. Por meio da conciliação financeira é mais fácil assegurar que todos os processos financeiros estão sendo executados.

Até é possível até achar que é simples fazer pagamentos ou visualizar quanto dinheiro tem na conta. Mas, quando se trabalha com um grande volume de transações financeiras, a situação pode fugir do controle.

2. Garantir que “tudo que eu vendi caiu na minha conta”

Assim como é difícil ter segurança e transparência nas transações financeiras, também é muito complicado manter um controle efetivo de todos os lançamentos. 

Principalmente, os de cobranças e de todos os valores que devem ser creditados na conta bancária.  

Um dos maiores desafios dos times financeiros é acompanhar e garantir que toda e qualquer transação tenha sido feita de forma correta. Ou seja, receber de fato tudo que é de direito da empresa. 

E de fato não é uma tarefa simples, mas por meio da conciliação financeira automatizada, esse controle pode ser muito mais efetivo.

Neste conteúdo, saiba como o seu time pode evoluir o controle das contas!

3. Assegurar que todas as tarifas estão sendo cobradas corretamente

Depois que as movimentações bancárias estão acontecendo e é possível ver o saldo final na conta, vem a dúvida: “recebi x valor… o que compõe esse dinheiro?”

É muito comum encontrarmos nas empresas situações que não mostram uma visão completa e segura de todas as tarifas cobradas pelos serviços.

E isso significa que, se a organização não tem controle do que está sendo cobrado, existe um risco enorme de ela estar perdendo dinheiro. E o pior de tudo, sem ter conhecimento desse fato. 

Por isso, um controle de conciliação financeira é tão importante. Garantir que tudo está sendo cobrado corretamente ajuda na prevenção de erros e possíveis fraudes.

4. Tomar decisões baseadas em dados reais e assertivos da conciliação financeira

Tomar decisões faz parte da rotina de qualquer empresa. Entretanto, esse processo carrega uma responsabilidade muito grande, impactando diretamente no crescimento de qualquer organização. Por isso, a adoção da conciliação financeira é tão importante.

Porém, existe a possibilidade de o primeiro passo não ser bem executado. Além disso, temos os casos em que os processos não são mapeados corretamente. Nesses casos, as informações financeiras não trarão segurança para a tomada de decisões.

Ou seja, a conciliação financeira é a chave para que as empresas possam garantir informações completas e reais. Garantindo que o negócio possa crescer e se manter saudável.

Como otimizar a conciliação financeira?

Antes de concluirmos, mostraremos alguns pontos essenciais que você precisa saber para potencializar seus processos de conciliação financeira.

Invista em inovação para a conciliação financeira

A transformação digital não é mais uma questão de escolha. Trata-se de uma necessidade para as empresas que desejam crescer com solidez.

Como vimos, hoje já é possível contar com soluções eficientes como a Dattos. Essas ferramentas garantem que todos os seus processos de conciliação financeira sejam mais ágeis, eficientes e assertivos.

Nesse vídeo, entenda como a automação de processos pode auxiliar na inovação da sua empresa!

Melhore seus controles financeiros

Consequentemente, por meio da tecnologia e do trabalho especializado, será possível melhorar seus controles financeiros — do fluxo de caixa aos saldos contábeis.

Isso irá garantir mais previsibilidade e clareza em seus processos de gestão. Dessa forma, permitindo uma tomada de decisão baseada em dados concretos.

Fique de olho nas datas

Acompanhar as datas de pagamentos e entradas é fundamental para garantir uma relação sólida com os órgãos de fiscalização, clientes e fornecedores.

Qual a importância da automação na conciliação financeira assertiva?

A automação desempenha um papel fundamental na conciliação financeira assertiva, trazendo uma série de benefícios para as empresas. Ela é capaz de tornar esse processo mais eficiente por meio da:

  • Redução de erros e inconsistências;
  • Geração de agilidade e eficiência;
  • Integração de dados;
  • Rastreabilidade das informações etc.

Em resumo, a automação torna o processo de conciliação financeira mais ágil e confiável.

Assim, isso resulta em uma gestão financeira mais sólida. Permitindo uma visão mais clara do desempenho financeiro e sua capacidade de tomar decisões estratégicas com base em dados confiáveis.

A automação também oferece vantagens em termos de conformidade regulatória e auditoria. Assim, facilitando a trilha de auditoria e fornecendo documentação completa de todas as atividades de conciliação financeira.

Por fim, podemos concluir que a conciliação financeira proporciona vantagens interessantíssimas para um negócio. Mas, para que ela seja eficiente, é indispensável contar com ferramentas capazes de automatizar os processos. Principalmente, para tornar os procedimentos mais ágeis e eficientes.

Também é importante ter preocupação com os erros e inconsistências na conciliação financeira. Portanto, confira o material que preparamos para você. Nele, mostraremos um checklist para identificar esses problemas.

Felipe Laneri

Felipe Laneri

Especialista Dattos em tecnologia e automação de preparação e análise de dados financeiros.

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