Guia do fechamento contábil: entender esse processo é vital para qualquer organização, pois fornece informações financeiras precisas que embasam a tomada de decisões estratégicas. O fechamento contábil consiste em um conjunto de rotinas estruturadas que avaliam os ganhos ou perdas de uma atividade empresarial, oferecendo aos executivos dados estratégicos que têm influência direta nos rumos dos negócios.
Em sua essência, o fechamento contábil é um evento periódico que tem como objetivo registrar de forma precisa a origem e o destino dos recursos financeiros. Ele representa o resumo de tudo o que ocorreu com a empresa durante um determinado período de tempo, refletindo com fidelidade a mutação patrimonial de acordo com os fatos ocorridos na competência a que se refere.
Sua importância é indiscutível, pois garante a exatidão das informações financeiras e desempenha um papel fundamental na transparência das operações da empresa, fornecendo uma visão clara da saúde financeira para gestores, investidores e demais partes interessadas.
Neste guia do fechamento contábil, vamos explorar estratégias e práticas essenciais para garantir o sucesso desse processo crucial. Aproveite a leitura!
Guia do fechamento contábil: em qual período ele acontece?
O fechamento contábil é geralmente realizado anualmente, com a data-base em 31 de dezembro. No entanto, mensalmente são elaboradas prévias do fechamento para fins de controle financeiro e tributação, de acordo com a natureza do negócio.
Além disso, em alguns casos, é necessário realizar o fechamento contábil trimestral ou semestralmente. Essa necessidade pode surgir por determinação legal, como no caso de instituições financeiras, ou por demanda interna, visando propósitos gerenciais.
Qual a importância do fechamento contábil?
O fechamento contábil desempenha um papel crucial tanto para empresas quanto para organizações contábeis, pois além de ser um processo intensivo, ele também fornece indicadores estratégicos importantes para o negócio.
Por meio do fechamento contábil, é possível identificar todas as operações realizadas no período, bem como pagamentos, recebimentos e emissão de notas fiscais. Essa abrangência é essencial, uma vez que o fechamento contábil é uma demonstração de resultados em si.
Nesse sentido, torna-se uma ferramenta relevante para acompanhar metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs), oferecer suporte a auditorias contábeis ou financeiras e subsidiar a análise de possíveis cenários futuros para a empresa.
Apesar desses benefícios, o fechamento financeiro continua sendo uma fonte de preocupação para líderes de controladoria e organizações contábeis, pois enfrenta uma série de desafios. Esses desafios incluem a necessidade de coletar informações de diversas fontes e sistemas, bem como a demora inerente ao processo devido à sua complexidade.
É necessário superar esses obstáculos por meio de um planejamento cuidadoso, adoção de sistemas e ferramentas eficientes, bem como a otimização dos processos internos. Dessa forma, é possível tornar o fechamento contábil mais ágil, confiável e menos suscetível a erros, proporcionando informações precisas e oportunas para apoiar a tomada de decisões estratégicas.
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É uma obrigação prevista em lei?
É surpreendente, porém, alguns profissionais ainda encaram o fechamento contábil como uma tarefa puramente contábil, especialmente em empresas ou organizações de menor porte. No entanto, é importante ressaltar que o fechamento contábil é uma obrigação legal imposta a todas as organizações empresariais.
O fechamento contábil é uma parte essencial das responsabilidades de todas as organizações empresariais em geral. Além disso, a precisão do fechamento é exigida por lei. Vale destacar que existem várias demonstrações financeiras que devem ser incluídas nas rotinas de fechamento, especialmente no fechamento anual. Algumas delas são:
Guia do fechamento contábil: veja quais são as demonstrações financeiras exigidas pela legislação brasileira
Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados
Demonstração de fluxo de caixa
Demonstração de valor adicionado
Notas explicativas
Nesse contexto, é evidente que as demonstrações financeiras desempenham um papel crucial na análise adequada do fechamento anual, fornecendo informações essenciais para a tomada de decisões estratégicas, como o planejamento de negócios. Ao realizar análises abrangentes dessas demonstrações, é possível obter um entendimento profundo da situação patrimonial e econômica da empresa.
Portanto, dedicar tempo e atenção à análise criteriosa das demonstrações financeiras durante o processo de fechamento anual é fundamental para conhecer a realidade da empresa, embasar decisões estratégicas e garantir uma gestão financeira sólida e eficaz.
Qual a necessidade de precisão na entrega?
Além dos aspectos legais mencionados anteriormente neste guia do fechamento contábil, é crucial destacar a importância estratégica da precisão na entrega desse processo. Para tomar decisões informadas, os empresários precisam ter acesso detalhado a todas as informações relacionadas à situação patrimonial do negócio.
Durante o fechamento do exercício, é fundamental manter uma atenção especial para identificar a necessidade de eventuais ajustes na escrituração contábil. A seguir, apresentaremos os pontos fundamentais que devem ser considerados para garantir a realização correta do fechamento contábil das organizações empresariais. Esses pontos incluem:
Reconciliação de contas: verificar e conciliar todas as contas contábeis para garantir que os saldos estejam corretos e que não haja erros ou omissões;
Ajustes e provisionamentos: identificar e contabilizar ajustes necessários, como correção de erros, registro de despesas e receitas no período correto, além de realizar provisionamentos para custos e obrigações futuras;
Depreciação e amortização: calcular e contabilizar a depreciação de ativos fixos e a amortização de ativos intangíveis de acordo com as políticas contábeis adequadas;
Análise de estoques: avaliar o valor dos estoques, verificando se estão corretamente avaliados e se há necessidade de ajustes de acordo com os métodos contábeis adotados;
Controle de receitas e despesas: garantir que todas as receitas e despesas estejam corretamente registradas, verificando a integridade e a precisão das informações;
Provisões trabalhistas e fiscais: verificar e contabilizar corretamente as provisões relacionadas a obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, de acordo com a legislação vigente;
Demonstrações financeiras: elaborar as demonstrações financeiras obrigatórias, como o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração dos Fluxos de Caixa, seguindo as normas contábeis aplicáveis.
Ao considerar esses pontos durante o fechamento contábil, as organizações empresariais garantem a precisão das informações contábeis, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas e a análise adequada da situação financeira e patrimonial do negócio.
Qual a importância da conciliação contábil dentro do fechamento?
Neste guia do fechamento contábil, já entendemos que a contabilidade tem como principal função refletir a posição patrimonial da empresa. Para isso, é de extrema importância que os saldos contábeis estejam perfeitamente conciliados com as informações de origem externa que os sustentam.
A falta de conciliações adequadas pode resultar em informações imprecisas, o que traz riscos desnecessários para a operação. Esses erros podem levar a uma atuação equivocada da área fiscal da empresa, resultando em estimativas de lucros e apurações de impostos diretos com bases incorretas.
Para garantir a correção desses registros, é primordial realizar lançamentos precisos, embasados em rotinas de conciliação que reflitam verdadeiramente a realidade dos fatos no balancete da empresa. Portanto, é necessário ter muita cautela ao realizar o fechamento contábil.
A realização de conciliações adequadas garante a consistência e a confiabilidade dos dados contábeis. Isso permite que os gestores tomem decisões informadas, baseadas em informações precisas sobre a situação financeira e patrimonial da empresa. Além disso, facilita o cumprimento das obrigações fiscais, evitando problemas futuros com órgãos reguladores.
Durante o processo de fechamento contábil, é essencial dedicar tempo e atenção para realizar conciliações detalhadas, conferindo a exatidão dos saldos contábeis e garantindo que todas as transações estejam devidamente registradas. Essa prática assegura a integridade dos registros contábeis e fortalece a base para uma gestão financeira precisa e eficiente.
Com o guia do fechamento contábil, você já entendeu que ele é fundamental?
Apesar de ser comum que empresários enxerguem a contabilidade como uma obrigação que precisa ser cumprida, as informações provenientes do fechamento contábil e financeiro são extremamente valiosas para uma administração eficaz do negócio e para embasar decisões precisas, resultando em ganhos reais.
O processo de fechamento contábil envolve a coleta e a análise de informações provenientes de diversas fontes internas e externas à empresa. Essa tarefa requer uma coordenação cuidadosa e a compilação minuciosa de dados, com a participação de profissionais internos e externos à organização.
Muitas vezes, os contadores ainda precisam lidar com um grande volume de informações inseridas manualmente em planilhas ou sistemas, o que aumenta o risco de erros. Esses erros podem desencadear uma série de eventos que, por fim, resultam em atrasos nos prazos ou fechamentos incorretos.
Antes de adotar tecnologias ou ferramentas para o departamento contábil, fiscal ou financeiro, é essencial estabelecer boas práticas e metodologias/processos sólidos para padronizar as conciliações e o fechamento contábil.
Identificar os problemas e as áreas que precisam ser aprimoradas antes de implementar qualquer ferramenta é fundamental para monitorar o sucesso da implementação, como demonstrado no vídeo abaixo:
Como a tecnologia pode ser um recurso decisivo para o seu fechamento?
Com o avanço da tecnologia atual, é possível transformar os processos manuais em atividades totalmente mapeadas e gerenciadas, proporcionando um conhecimento prévio da cadeia de responsabilidades do fechamento, dos entregáveis envolvidos e dos prazos nos quais eles precisam ser concluídos para compor o fechamento como um todo.
A gestão contábil com o auxílio da tecnologia também contribui para a redução da burocracia e da morosidade dos processos, tornando o armazenamento e a troca de informações mais organizados. Dessa forma, as equipes envolvidas no fechamento contábil podem otimizar o tempo gasto em reuniões, busca por documentos, deslocamentos e outras atividades.
Para atender todas as demandas do fechamento contábil, a Dattos desenvolveu o Close™, uma plataforma que permite realizar o fechamento contábil de forma ágil e precisa. Por meio de um método simplificado de conciliação e composição de saldos, o Close™ oferece visibilidade a todos os stakeholders envolvidos no processo.
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