O dobro de reconciliações, a mesma equipe: como a Omnicom escalou seu CSC com a Dattos

Sobre a Omnicom

A Omnicom é um dos maiores grupos globais de comunicação, publicidade e marketing, com diversas agências e operações ao redor do mundo. No Brasil, o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) concentra processos financeiros de diferentes empresas do grupo, contribuindo para a padronização, o controle e a eficiência operacional.

Contexto e objetivo

Com a expansão do CSC, novas agências passaram a integrar a operação e o volume mensal saiu de aproximadamente 500–600 para 1.200–1.300 reconciliações contábeis.

Ao mesmo tempo, a operação ficou mais complexa, porque passou a reunir diferentes ERPs, planos de contas e formatos de documentação dentro de uma estrutura que precisava manter os mesmos níveis de controle e governança.

O objetivo era absorver esse crescimento sem ampliar a equipe responsável pelas reconciliações e sem perder precisão, rastreabilidade ou segurança.

Desafíos

Reunir reconciliações de agências com diferentes ERPs e planos de contas

Padronizar processos realizados em Excel, PDF e outros formatos de documentação

Manter as evidências acessíveis para auditorias trimestrais

Segregar os acessos entre as diferentes empresas do grupo

Absorver a entrada de novas agências e o aumento do volume sem ampliar o headcount

Controlar três níveis de revisão e aprovação nas reconciliações

Atender às exigências de SOX, compliance e segurança

La solución

Com a Dattos, a Omnicom reuniu as reconciliações das diferentes agências em uma única ferramenta, mesmo com a presença de múltiplos ERPs, planos de contas e formatos de documentação.

A centralização permitiu harmonizar o processo e manter os mesmos critérios de controle e precisão entre as empresas do grupo. Dessa forma, o CSC passou a atender um volume mensal de até 1.300 reconciliações sem aumentar a equipe.

A gestão também ganhou visibilidade sobre o andamento do processo. Atualmente, de três a quatro dias antes do último dia útil, já é possível ter uma boa visão das reconciliações concluídas.

Auditoria, compliance e segurança

Antes da Dattos, parte das reconciliações era salva em PDF e assinada manualmente. Nesse modelo, uma reconciliação podia ser realizada sem que sua aprovação ficasse devidamente registrada ou pudesse ser localizada posteriormente.

Com a Dattos, a Omnicom passou a acompanhar todo o processo de aprovação, centralizar a documentação e acessar as evidências durante as auditorias.

A solução passou pelos crivos da auditoria interna da Omnicom e de uma Big Four, atendendo aos requisitos de controle, compliance e segurança da operação.

A estrutura de permissões também permite segregar os acessos por empresa, perfil e responsabilidade. Assim, uma agência não visualiza os dados de outra, enquanto os auditores recebem acesso somente à empresa que estão analisando.

“Eu consigo segregar por empresa, por perfil, quem é aprovador, quem não é. Uma agência não pode enxergar os dados de outra e eu tenho que liberar acesso de consulta até para auditor. A gente consegue fazer isso muito bem na ferramenta.”

Ângela Di Tomaso
Gerente de Projetos de TI na Omnicom

Resultados

Además de las mejoras operativas, se produjo un avance estructural en gobernanza:

Cerca de 117% de aumento no volume mensal de reconciliações, considerando o recorte de 600 para 1.300, com a mesma equipe responsável

De três a quatro dias antes do último dia útil, a gestão já consegue ter uma boa visão das reconciliações concluídas

Apenas dois ou três casos relacionados à composição de saldos em um universo de aproximadamente 1.200 reconciliações

A solução passou pelos crivos da auditoria interna da Omnicom e de uma Big Four, atendendo aos requisitos de controle, compliance e segurança

Conclusión

A Omnicom conseguiu absorver o crescimento do CSC sem ampliar a equipe responsável pela operação, mesmo com a entrada de novas agências, sistemas e processos.

O resultado foi uma operação preparada para crescer sem perder eficiência, controle e governança.

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“Estamos muito seguros da decisão que tomamos ao escolher a Dattos. Hoje, a plataforma se tornou indispensável para nossa operação. Sem ela, provavelmente precisaríamos ampliar a equipe para manter o mesmo nível de eficiência e controle.”