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SPED

O SPED e a transformação digital no ambiente fiscal

O que, afinal, é o SPED? Qual a sua importância para as empresas? Que impactos a transformação digital do ambiente fiscal traz para seu negócio?

  Qualquer empreendedor ou gestor de negócios do Brasil sabe o quanto é complexo nosso sistema fiscal e tributário. Entretanto, é importante ressaltar que algumas iniciativas foram realizadas nos últimos anos com o intuito de tornar mais dinâmico e ágil o ambiente de envio de informações contábeis e fiscais e as relações entre as empresas e o Fisco. Além disso, esse processo de informatização da Receita tem transformado os processos de fiscalização do país, tornando-os mais rigorosos, sofisticados, e exigindo de organizações de todos os portes atenção e suporte na hora de entregar dados fiscais e contábeis para o Leão. Dentro deste movimento de modernização do Fisco, a criação do SPED foi um dos passos decisivos, gerando impactos em todo o meio empresarial brasileiro. Apesar disso, muitos empreendedores – sobretudo aqueles que não lidam diretamente com as questões contábeis de suas companhias – ainda possuem dúvidas sobre este sistema. Se este é seu caso, não se preocupe. Acompanhe conosco este post e tire todas as suas dúvidas em um guia exclusivo sobre o SPED.  

O que é o SPED?

Vamos começar pelo básico. SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, instituído em 2007 por meio do Decreto 6.022, publicado no Diário Oficial da União. Este sistema nada mais é do que uma ferramenta utilizada pela RFB (Receita Federal do Brasil) para unificar o processo de recepção e validação de todos os documentos relacionados a escrituração contábil de uma empresa (Livros fiscais, contábeis, demonstrações, informações previdenciárias, etc.). Por meio do SPED, tais informações de ordem contábil e fiscal passam a ser enviados de modo informatizado, por meio de fluxo único, sendo o Sistema responsável pela oficialização dos arquivos digitais das escriturações contábeis. Para tanto, os empresários precisam assinar eletronicamente tais arquivos, por meio de Certificado Digital no padrão ICP-Brasil (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). A implantação do SPED, em linhas gerais, torna muito mais otimizado o processo de envio de informações para a Receita e, por sua vez, aumenta o poder fiscalizatório do Leão, além de se adequar a ideia “paperless”, ou seja, reduzindo o uso de papel nas empresas, fator que contribui para a redução de custos tanto em impressões, quanto na manutenção de arquivos para a guarda dos livros contábeis.  

Como ele surgiu?

Os passos iniciais do SPED datam ainda do governo FHC, por meio de lei que buscava modernizar o ambiente fiscal brasileiro, e passou a ser desenvolvido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO). Após a publicação da Medida Provisória Medida Provisória 2.200-2, de 17/08/2001, que instituiu o Certificado Digital (que oferece autenticidade jurídica para documentos informatizados), o projeto ganhou ainda mais força e veio, por fim, a ser implementado para algumas companhias a partir de 2008.  

As divisões do SPED

Atualmente, o SPED conta com 7 módulos centrais, cada qual abrangendo determinados documentos:
  • ECD – Escrituração Contábil Digital

Este subprojeto, também conhecido como SPED Contábil, surgiu para substituir os livros contábeis diário, razão, além do livro balancetes. Desde 2016, a ECD é transmitida anualmente até o último dia do mês de maio.
  • ECF – Escrituração Contábil Fiscal

A ECF foi criada como substituição da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Sua entrega é realizada até o último dia útil de julho do ano seguinte ao da escrituração.
  • EFD-ICMS-IPI – Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI

Obrigatória para todos os contribuintes do ICMS e/ou do IPI, a EFD-ICMS-IPI substituiu uma série de livros contábeis. São os seguintes: – Registro de entradas; – Registro de saídas; – Registro de Inventário; – Apuração do IPI e/ou ICMS; – CIAP (Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente); – Registro de Controle da Produção e do Estoque. Cada unidade federativa tem prazos distintos para a entrega da EFD-ICMS-IPI.
  • EFD-Contribuições – Escrituração Fiscal Digital das Contribuições

A EFD-Contribuições abrange os documentos referentes a escrituração do PIS/Pasep e da Cofins, envolvendo tanto o regime tributário cumulativo como o não-cumulativo, e contempla ainda contribuições previdenciárias incidentes nos setores de serviços, comércio e indústria. Seu prazo de entrega é até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao da escrituração.
  • eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Trabalhistas e Previdenciárias

Um dos módulos mais comentados do SPED nos últimos meses, o eSocial envolve a entrega por vias eletrônicas de todas as informações previdenciárias e trabalhistas dos colaboradores de uma empresa, alterando, significativamente, a rotina dos departamentos pessoais e de recursos humanos. A partir de 1º de julho deste ano, a obrigatoriedade do eSocial passa a valer para empresas de todos os portes.
  • EFD-Reinf – Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações sobre as Contribuições Previdenciárias Substitutivas

Envolve a escrituração de todos os rendimentos pagos e retenções do Imposto de Renda e Contribuição Social, com exceção daquelas relacionadas ao trabalho que já estão dispostas no eSocial. Desde o início de maio deste ano a EFD-Reinf é obrigatória para companhias que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016. Para as demais empresas, a obrigatoriedade passa a valer a partir de 1º de novembro de 2018.
  • e-Financeira

Por fim, a e-Financeira envolve a obrigatoriedade de que instituições financeiras declarem suas movimentações, em substituição à DIMOF (Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira). A entrega da e-Financeira, para movimentações do segundo semestre de 2017, deve ser realizada até o último dia útil de julho.  

Os principais impactos do SPED e como se adequar

A partir da instauração do SPED, uma série de transformações passou a ser exigida das empresas, seus departamentos contábeis e contribuintes que precisam entregar escriturações para o Fisco. Antes de tudo, há a necessidade de informatização e implementação de sistemas que otimizem as relações com o SPED, além de ser indispensável acompanhar questões como a mudança de layouts e softwares utilizados para a comunicação com o sistema. Outro ponto importante consiste no acompanhamento de eventuais mudanças, seja nos prazos ou em especificações de cada um dos módulos do SPED, por profissionais habilitados. Afinal de contas, sabemos que o sistema tributário brasileiro é bastante complexo e sofre com alterações em suas normas com frequência. Finalmente, é necessário se atentar a questões técnicas e de mudança organizacional que vão desde a necessidade dos Certificados Digitais até a implementação de políticas contábeis voltadas para o atendimento das necessidades do SPED.  

Transformação digital no ambiente fiscal e a postura corporativa frente à mudança

Com o processo de sofisticação e transformação digital da Receita, é essencial que as empresas acompanhem este movimento de mudança, de modo a garantir a segurança de seus departamentos contábeis, fiscais e financeiros. Dentro deste contexto, a Dattos contribui no ganho de eficiência e assertividade na entrega de demonstrações por meio da automação processos de conciliações. Além de reduzir em até 70% o tempo gasto com processos manuais, ajudamos às empresas a garantir um alto grau de conformidade ao permitir que seus colaboradores invistam seu tempo em análises que agregam valor aos negócios. Agora que você já tirou todas as suas dúvidas sobre o SPED, que tal ir mais além e conhecer um pouco mais sobre os benefícios da transformação digital para conciliação contábil?

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