O que é SPED, para que serve e como não errar ao transmitir?

Entenda o que é SPED e descubra como evitar os erros mais comuns ao transmitir a escrituração fiscal e contábil da sua empresa.
Mulher realizando um SPED Contábil e SPED Fiscal na sua empresa com as dicas da Dattos

Saber o que é SPED, ou Sistema Público de Escrituração Digital, é essencial para qualquer empresa no Brasil. Afinal, ele modernizou a entrega das informações fiscais e contábeis.

Assim, entender como ele funciona assegura a precisão e agilidade na transmissão dos dados.  Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é SPED, sua importância e como evitar erros ao utilizá-lo.

Acompanhe a leitura para garantir que sua empresa cumpra suas obrigações fiscais e contábeis corretamente e sem complicações.

O que é o SPED?

O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, é uma iniciativa do Governo Federal criada para modernizar o processo de envio de informações fiscais e contábeis pelas empresas. Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento e representa um avanço significativo na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

A proposta do SPED surgiu pela Lei 9.989/2000, com foco na modernização da gestão aduaneira e tributária, mas sua oficialização ocorreu apenas em 2007, juntamente ao PAC, por meio do mesmo Decreto.

Essencialmente, o SPED é um sistema que oficializa arquivos digitais de escriturações fiscal e contábil, dividindo-se em SEPD Fiscal e SPED Contábil. Isso substitui a necessidade de documentação em papel, reduzindo a burocracia e aumentando a eficiência e a transparência nas relações fiscais e contábeis das empresas com o governo.

Nos próximos tópicos, vamos detalhar melhor cada um deles, listando quais são as principais obrigações que devem ser enviadas.

Essa transformação digital dos departamentos fiscal e contábil se manifesta também diretamente no dia a dia dos profissionais que executam suas atividades. Confira este infográfico gratuito e entenda melhor como essa realidade vem sendo praticada no mercado.

O que é SPED Contábil?

O SPED Contábil, oficialmente conhecido como Escrituração Contábil Digital (ECD), é uma parte integrante do SPED. Especificamente, ele se refere à substituição da entrega dos livros de escrituração contábil em papel pela sua versão digital.

O ECD abrange os livros Diário, Razão, Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles registrados. A implementação do SPED Contábil permite um envio mais rápido e seguro das informações contábeis, contribuindo para a modernização e eficiência do sistema tributário.

Quer aprimorar seus processos de reconciliação e fechamento contábil? Assista ao vídeo abaixo e entenda como isso é possível.

O que é SPED Fiscal?

O SPED Fiscal, também conhecido como Escrituração Fiscal Digital (EFD), é outro componente vital do Sistema Público de Escrituração Digital. Ele foca especificamente na área fiscal, envolvendo a coleta de dados relacionados aos registros de apuração de impostos e às operações e prestações que influenciam a composição desses tributos.

A EFD substitui a documentação fiscal tradicional, como as declarações e registros em papel, por arquivos digitais. Isso inclui informações sobre ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

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Para que ele serve?

O SPED, como sistema integrado de escrituração digital, desempenha um papel crucial na modernização da gestão fiscal e contábil das empresas. Ele não apenas simplifica as obrigações tributárias, mas também oferece uma série de benefícios tangíveis para os contribuintes e para o governo. Os principais benefícios são:

  • Padronização e integração: facilita a padronização de informações fiscais e contábeis, integrando diferentes tipos de escriturações;

  • Redução de custos: diminui significativamente os custos com armazenamento e manutenção de documentos em papel;

  • Melhoria na fiscalização: aprimora a capacidade de fiscalização do governo, tornando o processo mais eficiente;

  • Transparência e confiabilidade: aumenta a transparência e confiabilidade dos dados reportados, ajudando a prevenir fraudes fiscais;

Otimização de processos: otimiza o processo de análise e cruzamento de informações pelas autoridades fiscais, agilizando verificações e auditorias.

Quais são as principais obrigações entregues no SPED?

Entender o que é SPED também envolve conhecer as diversas obrigações que ele abrange. Confira abaixo os detalhes sobre as obrigações do SPED Contábil e Fiscal.

SPED Contábil

As obrigações do SPED Contábil substituem os registros e relatórios contábeis tradicionais em papel, e cada uma tem uma função específica. As principais são:

 

  • ECD — Escrituração Contábil Digital: substitui a escrituração em papel pelo registro digital dos livros contábeis;

  • ECF — Escrituração Contábil Fiscal: relaciona-se com as informações contábeis e fiscais para fins tributários;

  • EFD-Contribuições: destinada à escrituração de operações que influenciam a apuração de contribuições sociais e de intervenção no domínio econômico.

  • EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais: complementa a EFD-Contribuições, focando em retenções na fonte, entre outras operações.

SPED Fiscal

As obrigações do SPED Fiscal são fundamentais para a correta apuração e declaração de impostos e contribuições. As principais incluem:

 

  • EFD ICMS/IPI — Escrituração Fiscal Digital: essencial para a escrituração de informações relacionadas ao ICMS e ao IPI;

  • EFD-Contribuições: focada na apuração de contribuições sociais como PIS/Pasep e COFINS;

  • NF-e — Nota Fiscal Eletrônica: digitalização das notas fiscais tradicionais, usada em operações e prestações;

  • NFC-e — Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica: substitui o cupom fiscal e é utilizada principalmente no varejo;

  • CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico: utilizado por empresas de transporte para registrar operações de serviço.

Como transmitir o SPED?

Transmitir o SPED corretamente é fundamental para a conformidade fiscal e contábil de sua empresa. Seguir um processo claro e estruturado é a chave para uma transmissão sem erros. Confira um passo a passo para facilitar esse processo:

  1. Organize os documentos necessários: reúna todas as informações e documentos relevantes, como notas fiscais, registros contábeis e fiscais;

  2. Use um software específico: utilize o software fornecido pela Receita Federal ou um software de mercado compatível com o SPED para a geração dos arquivos;

  3. Verifique a consistência dos dados: antes de transmitir, verifique a precisão e a consistência dos dados inseridos, evitando erros e inconsistências;

  4. Assine digitalmente: utilize um certificado digital válido para assinar os arquivos do SPED, garantindo a autenticidade e a integridade das informações;

  5. Transmita via programa validador: utilize o programa validador da Receita Federal para transmitir os arquivos do SPED;

  6. Guarde os recibos de entrega: após a transmissão, guarde os recibos de entrega, pois eles são a prova da efetivação da operação.

  7. Acompanhe o processamento: monitore o processamento dos arquivos no sistema da Receita Federal para verificar se há pendências ou inconsistências a serem corrigidas.

Para otimizar esse processo, baixe nossa planilha de fechamento contábil e simplifique a transmissão do SPED em sua empresa.

Quais os principais erros na transmissão do SPED?

A transmissão do SPED pode ser desafiadora, e erros comuns podem levar a complicações fiscais e multas. Por isso, é crucial estar ciente desses equívocos para evitá-los e garantir uma entrega precisa e conforme. A seguir, saiba quais são eles.

Erros de preenchimento

Um dos erros mais comuns na transmissão do SPED é o preenchimento incorreto ou dados inconsistentes. Isso inclui divergências em valores, informações desatualizadas ou incompletas. Esses erros podem resultar em análises fiscais equivocadas, exigindo correções que demandam tempo e podem gerar penalidades. Então, é preciso conferir e validar todos os dados antes da transmissão.

No vídeo abaixo, você pode conferir a importância da conciliação dos dados para garantir essa validação!

Erros na classificação fiscal de produtos

Uma classificação incorreta pode resultar em aplicação errada de alíquotas de impostos, como ICMS e IPI. Isso não só afeta a precisão dos cálculos tributários, mas também pode provocar multas e outras penalidades fiscais. Portanto, é essencial garantir que cada produto esteja corretamente classificado conforme a tabela de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

Divergências entre os valores declarados e os documentos fiscais

Diferenças entre os valores declarados no SPED e os presentes nos documentos fiscais são críticos, levando a questionamentos e problemas em auditorias fiscais. Tais divergências geralmente surgem de falhas no registro de transações ou na consolidação de dados fiscais. Por isso, precisam de atenção especial para assegurar precisão e evitar complicações.

Sendo assim, é vital que todos os valores declarados correspondam exatamente aos detalhados em notas fiscais, recibos e outros documentos contábeis, para evitar incongruências que possam levantar dúvidas sobre a integridade e a precisão das informações fiscais da empresa.

Ao utilizar um sistema de conciliação é possível minimizar essas inconsistências. Quer saber como? Entre em contato com nosso time de especialistas e agende uma demonstração!

Falhas no registro de operações

Essas falhas podem causar sérios problemas tributários. Isso inclui omissão ou registro incorreto de transações que afetam a apuração de tributos como ICMS, IPI, PIS e COFINS. Tais erros podem resultar em pagamento insuficiente de impostos e, consequentemente, em multas e juros.

 

Sendo assim, uma atenção meticulosa na documentação e registro de todas as operações fiscais é essencial para evitar essas falhas e garantir a exatidão na apuração dos tributos.

Erros na escrituração de notas fiscais

Erros na escrituração de notas fiscais podem ser desde datas de emissão ou entrada equivocadas, até valores de operações registrados incorretamente. Eles comprometem a integridade dos dados fiscais e contábeis, podendo resultar em cálculos errôneos de impostos e potenciais penalidades fiscais.

Assista ao vídeo abaixo e entenda a importância da atenção às normas durante a conciliação de dados.

Como evitar erros ao transmitir o SPED?

Evitar erros na transmissão do SPED é crucial, e um sistema de gestão contábil eficiente é a chave para isso. Esse tipo de sistema automatiza e valida processos, minimizando a possibilidade de erros humanos.

Soluções como as oferecidas pela Dattos se destacam neste contexto. Elas proporcionam ferramentas para uma gestão contábil precisa, integrando dados fiscais e contábeis e assegurando a conformidade com as normas do SPED.

Com a nossa plataforma, você tem a garantia de uma transmissão de dados segura, precisa e eficiente, reduzindo o risco de erros e otimizando todo o processo de gestão fiscal e contábil da sua empresa.

 

Quer saber como podemos ajudar sua empresa? Então, entre em contato com nossa equipe e agende um diagnóstico!

Saber o que é SPED é um passo fundamental para o sucesso fiscal e contábil de qualquer empresa. E, com as informações e dicas apresentadas neste material, você está preparado para enfrentar esse desafio. Lembre-se: a precisão e a eficiência na transmissão do SPED não apenas evitam penalidades, mas também contribuem para uma gestão empresarial mais eficaz.

Para ir além no aprimoramento dos seus processos contábeis e fiscais, agende um diagnóstico com a Dattos. Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudá-lo a identificar oportunidades de otimização e implementar estratégias eficazes.

Felipe Laneri

Felipe Laneri

Especialista Dattos em tecnologia e automação de preparação e análise de dados financeiros.

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