Controle contábil diz respeito às práticas que permitem a gestão, o controle e, acima de tudo, a previsibilidade dos resultados, sejam eles financeiros ou fiscais. Hoje, este tipo de tarefa está mais fácil por conta da tecnologia.
Antes, a contabilidade era vista como uma árdua tarefa. Isso acontece porque, entre os diferentes compromissos financeiros e fiscais, dificilmente uma pequena ou média empresa consegue conciliar todas as contas e, ao mesmo tempo, ter recursos operacionais de sobra para organizá-las e torná-las dados úteis para o futuro.
Felizmente, nos dias atuais, a tecnologia proporciona dados e indicadores chave (KPIs) de desempenho com mais facilidade. Se, antes, o contador deveria visitar diferentes punhados de páginas, hoje todo negócio encontra informações relevantes em poucos cliques.
Isso é possível porque o controle contábil, nos dias atuais, está associado às novas soluções do mundo digital. Para entender melhor e saber como fazê-lo com eficiência, a Dattos preparou este conteúdo e reuniu as boas práticas mais úteis a sua empresa!
Controle contábil: o que é?
O controle contábil pode ser entendido como a gestão de informações e entregas nas áreas contábil, tributária e financeira. Além dos envios a serem feitos, considera-se também a organização e a elaboração de relatórios que aumentem a previsibilidade dos resultados.
Nos dias atuais, o maior acerto na previsibilidade dos resultados se dá por conta da fácil consulta de meses ou períodos anteriores do seu negócio.
A exemplo, considere que você realiza a auditoria contábil a cada três meses e, ao chegar no último trimestre do ano, o seu negócio passa por uma fase ruim, sendo necessário muita mão de ferro para evitar gastos.
Neste sentido, a gestão contábil permite uma comparação fácil e rápida, caso bem feita. Assim, você realiza consultas e encontra padrões ou tendências do seu negócio. Ainda no exemplo acima, você pode entender os gastos em períodos anteriores e, deste modo, conseguir passar o último trimestre sem surpresas.
É importante ressaltar que isso só é possível ao adotar boas práticas de controle contábil, principalmente ao digitalizar e organizar entregas.
Pode parecer difícil, mas há formas fáceis de planejar e iniciar a administração das suas entregas sem demandar muito recurso operacional!
Como fazer um controle contábil eficiente?
Realizar um controle contábil certeiro é uma tarefa complexa, mas em alguns passos você pode alcançá-lo. Tudo começa com algumas dicas e boas práticas de gestão.
Com as mudanças colocadas em prática, o controle e a organização das entregas relacionadas às áreas financeiras e fiscais ficam mais fáceis. Isso se resulta por causa da padronização do ordenamento das tarefas mais importantes.
A partir deste primeiro momento, basta alguns dias para que você reúna informações importantes e consiga elaborar relatórios complexos, bem como o controle dos indicadores chave de desempenho mais importantes para o seu negócio.
Abaixo, você encontra as boas práticas necessárias para fazer um controle contábil eficiente que a Dattos, plataforma líder em conciliação contábil e fiscal, separou para você.
Mas antes, que tal ampliar o seu conhecimento em controle com esse ebook sobre o gerenciamento de tarefas do fechamento financeiro?
Faça a separação de entregas financeiras e contábeis
A gestão contábil é uma tarefa bastante ampla e você se depara com entregas voltadas às áreas financeiras ou contábeis. Embora correlacionados, o seu controle precisa ter uma distinção clara dessas duas frentes.
Feito isso, você começa a destrinchar a organização contábil e permite a organização das tarefas com base nas suas necessidades de consultas mais importantes.
Inicie a digitalização das entregas
Atualmente, há um esforço muito grande em digitalizar processos de diferentes indústrias. No caso da área contábil, não é diferente. Aqui, ao invés de realizar consultas em informações impressas do seu negócio, você deve digitalizar os dados.
Indo além da simples ideia de organizar entregas em um computador, utilize um servidor remoto para que toda a empresa faça consultas rápidas e aumente a segurança das informações já produzidas.
Você encontra diferentes servidores web gratuitos atualmente. Para começar, o plano gratuito Essential Starter do Google pode ser um ótimo passo!
Emita relatórios por períodos
Outra boa prática do controle contábil é a realização de relatórios definidos por períodos. No caso das entregas de processos contábeis, este tipo de conteúdo pode ser feito com prazos maiores, como a cada 6 meses ou pouco menos, enquanto as entregas financeiras são mais frequentes, com entregas a cada 3 meses, por exemplo.
Em todo caso, a definição de período fiscal do seu negócio está entre as principais práticas caso queira alcançar uma gestão eficiente. Sem ela, você não consegue comparar resultados e tão pouco saber onde ou quando tomou boas decisões.
Defina KPIs de acompanhamento no controle contábil
Especialmente em termos de desempenho contábil, vale a pena destacar a importância das Key Performance Indicator (KPI na sigla em inglês ou indicadores-chave de desempenho em português). Esses indicativos destacam os pontos positivos ou negativos do seu negócio, auxiliando a alcançar determinadas metas.
A exemplo, a lucratividade pode ser definida como uma KPI, assim como o lifetime value (LTV), custo de aquisição por cliente, capital de giro, entre outros exemplos. Entender e definir as melhores KPIs são fundamentais ao gerir as áreas contábeis.
Centralize informações contábeis
A centralização do controle contábil evita gastos operacionais desnecessários e torna toda a consulta mais fácil. Deste modo, os seus colaboradores deixam de gastar esforços em tarefas que não dão retorno e se dedicam aos compromissos que geram resultados.
Então, como centralizar informações da empresa? Felizmente, você pode contar com a plataforma de automação de análises financeiras Dattos. Com ela, você realiza consulta e emite relatórios personalizados em poucos cliques!
Confira esse vídeo para conhecer mais sobre nossa plataforma!
